打造雲端辦公室，三個秘訣讓團隊一飛衝天

如果說科技是改善溝通效率的良方，那麼享受雲端便利之餘也要小心可能發生的副作用，捨棄一般社群軟體，選擇專門為團隊工作設計的通訊軟體才是「對症下藥」解決資安與公私混亂的問題。在雲端工具的輔助下，雲端辦公事能提升工作效率，甚至擴大事業版圖，但想達到此效果並不是放上雲端後就一勞永逸，還需透過持續的溝通與調整，不斷的進步、創新才能讓企業真的一飛衝天。

社群和即時通訊是入門，雲端辦公室沒那簡單

搭捷運上下班時常看見身旁的人 LINE 、 WeChat 、 FB Messager 等通訊軟體不停切換，通訊軟體已成為現代生活中不可或缺的溝通利器，連台北市政府都用來處理公事，任何突發狀況都用 LINE 掌握立即消息，科技的導入讓團隊工作更具時效性，爭取在最短時間內做好危機處理，然而，當雲端技術應用在工作上時，真的一切搞定嗎？

科技改變人的生活，當然也有嶄新的工作型態，當資料從厚重的資料夾 「搬家」 到雲端上，可以降低人員流動時銜接上的困難。若是能線上即時討論專案，就不必擔心電子郵件的一來一往讓你錯失向客戶提案的最佳時機。

不論是行之有年的 FB 、 Twitter 或是近年興起的募資平台一再讓人見識到社群的力量，網路的快速傳播讓不同的聲音被聽見。透過雲端辦公工具，企業也能 「社群化」 ，資訊透明的協作平台能讓公司上下更了解營運方向，有助於貫徹企業理念與方針，提供員工暢所欲言的管道，充分的溝通能激盪更多火花，為企業注入更多創新活力。

1. 資訊安全

當雲端辦公室更進一步取代實體辦公室，員工可以在更適合自己的時間與地點工作，如此一來，也更能同時兼顧家庭與工作，讓員工選擇最有效率的工作方式，比起將所有人侷限在辦公室裡，又何嘗不是個好的選擇？

然而，伴隨著科技所帶來的便利，問題不免浮現，資安疑慮一直是使企業卻步的原因，拿前述提到的用 LINE 辦公的案例來看，若是行政首長或相關官員的帳號被盜用，重要資料遭竊取恐造成難以估計的損失。

2. 群組公私不分

平常用來和朋友互動的通訊軟體現在總是冷不防冒出老闆的訊息， 下班後和朋友聊天聊得正開心卻得中止趕緊回覆主管的問題，「公私不分」反而干擾了生活品質。另外，當團隊四散各地，少了主管監督，會不會有偷懶的狀況發生呢？減少彼此的互動會不會造成人際關係的疏離？

如果說科技是改善溝通效率的良方，那麼享受雲端便利之餘也要小心可能發生的副作用，捨棄一般社群軟體，選擇專門為團隊工作設計的通訊軟體才是「對症下藥」解決資安與公私混亂的問題。

3. 雲端辦公室不單是硬體設施，還有新的管理方式

避免雜訊干擾、專注眼前的事物，在「自己的」工作時間內有效率的完成任務，才能經營更有品質的生活，彈性需要高度的個人紀律配合；定期的會議檢視團隊進度，除了透過績效成果觀察員工的工作狀態，形成一股約束力，也能增加彼此互動。

科技帶來突破與創新，不論是對外的聯絡工作、供應鏈、顧客管理，還是內部的「產、銷、人、發、財」與愈來愈受重視的知識管理，在雲端工具的輔助下，企業能提升工作效率，甚至擴大事業版圖，但想達到此效果並不是放上雲端後就一勞永逸，還需透過持續的溝通與調整，不斷的進步、創新才能讓企業真的一飛衝天。