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戒掉 「沒事就開會議 」的壞習慣

每次會議前問自己三個問題:可以取消這場會議嗎?可以縮短會議時間嗎?以及事前做了哪些準備?

沒事就開會 ?企業無效率的關鍵就在太多、太長的會議 (幾乎是團隊溝通的毒瘤),每次開始會議前問自己三個問題:可以取消這場會議嗎?可以縮短會議時間嗎?以及事前做了哪些準備?唯有如此會議才有意義,否則都只是浪費時間。計算一下,你今天又浪費多少時間了?


Manager,經理,英文名詞。

教科書的翻譯指:一個負責特定團隊或部分公司組成的職務,經理通常會有一個以上的成員向自己報告。

然而這樣的定義已經過時,特別是在資訊科技發達的今日,經理的角色逐漸轉向:一個穿梭於各個會議的職務,同時可能利用行動裝置回覆電子郵件。儘管有部分的人表示不以為意,並堅持過去的定義。但現實是經理視 「 有時間管理成員」 為一種奢侈,或者根本沒有足夠的時間進行管理。


無止盡的一對一討論、缺乏或沒辦法授權、離團隊成員越來越遠等等的惡性循環,在組織內部絕對不是一兩天的事情。今天與各位介紹幾種方法,讓經理、主管可以更有效率地領導團隊 — 當然,利用更短的時間。

進入會議前,務必清楚且確定會議目的為何。

就像是你無法給別人你沒有的東西,如果身為經理的你都沒有釐清會議目的與重點,團隊成員勢必如此。有一個具體明確的會議方向,當然會需要花時間在事前的準備、會議重點討論順序、以及後續的追蹤管理,但其成效就是大大減少不必要的會議浪費,讓你有更多時間去進行策略性思考。

越多會議代表自己越重要?

首先,大膽減少 / 取消會議數量!捫心自問是否陷入 「越多會議代表自己越重要 」 或「越多會議代表做越多事情 」 的陷阱?參與很多的會議固然會讓你覺得自己很重要,但對於時間分配一點幫助也沒有。

按下參與會議按鈕之前,問自己一個問題:我真的應該加入會議嗎?如果答案是不會,你應該選擇拒絕或者採取以下作為:

  1. 會議之前先了解議程,並且分享你的看法。( 同時要求做出每一場會議的議程,如果議程沒有什麼內容,那代表會議根本也不用開了!)
  2. 將想法寄給每一個與會的成員,並溝通在團隊中扮演的角色。
  3. 事後要求會議記錄,以方便追蹤管理。

假設今天生病,請問需要重新安排會議嗎?

如果你對於「拒絕會議 」感到罪惡或歉疚,不妨換個問題問自己:假設今天生病無法會議,請問需要因此延期或重新排程嗎?如果答案是 「否 」的話,代表你沒有必要浪費時間在上面。

有些情況你必須參與會議,但僅需提供策略上的建議,而非實務上的細節討論。你可以大膽地要求將你的部分,提前至會議前半部進行,並跳過與你不相關的討論。


  1. 你是否發現會議大部分時間是在更新大家的進度?而老實說,這些東西早就讓所有人知道了。
  2. 你是否已經習慣會議須時一小時或以上?舉例來說,我們來預訂明天的會議,就設定 10點到 11 點吧!

 

能不能把會議再簡短一點,然後再簡短一點。 圖片來源: StockSnap.io

在競爭激烈與大環境欠佳的現在,經理主管不能只是想著完成最終目標,同時要思考如何在最少時間投入下完成一樣的成效。能用電話解決的絕不開會,能用電子郵件解決的絕不打電話。

如果真的需要一場會議,請不斷挑戰自己能不能更精簡、更快完成。

假設你有所疑慮,從那些耗時三十分鐘的小會議嘗試起,能不能在時間內完成,甚至更短時間完成!當一個經理人慢慢掌握其中訣竅後,要慢慢擴展到其他更大更冗長的會議,效果絕對讓任何人都驚艷。

  1. 能夠用電子郵件或訊息解決的事情,就不要帶進會議室。會議僅用於重要議題的討論以及決策。除此之外,不需要再另開會議。
  2. 在會議開始之前 ( 絕不是前半小時而已 ),讓每個團隊成員知道開會目的與議程,其主要功用並不是讓成員了解情況,而是讓團隊成員知道自己是否需要參加。不需要就不用參與會議。
  3. 指定一個人將討論的過程、決定以及背後的原則,詳述記錄下來。確實讓所有經理主管傳閱,特別是那些可能與此會議有關,但不須參與會議的成員。

最後,學習將你的行事曆淨空,並把握住隨時可能消失的工作時間。從時間的被動者轉為主動者,一開始一定會有所不習慣,但切記你需要的是工作,而不是忙碌!選擇正確的使用電子郵件、會議排程等,自然可以專注在真正重要的事情上,才有所謂的策略性思考。

藉由減少會議的次數,讓團隊成員知道你要的不是泛泛空談,而是實際的成效和效率。經理主管可以擁有更多時間在策略、在設定清晰的優先順序上,團隊自然往好的方向持續前進,成為越來越好的良性循環。

 

本文部分編譯自 Harvard Business Review 文章 Break Your Addiction to Meetings。內文援引之其他參考資料或研究來源可點閱超連結。

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