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Live or Die!你不得不知的雲端應用知識管理

利用 Evernote 作為雲端知識管理工具,或用 JANDI 企業通訊軟體打造雲端辦公室,企業如何更有效率使用雲端應用成為未來重點

知識管理是將企業的經驗、研究保存,透過整理、分享給其他人看見並應用,做出最有效的配置。有人使用 Evernote 作為個人雲端知識管理工具,也有 JANDI 企業通訊軟體打造雲端辦公室;未來,企業如何在雲端上更有效率地使用資訊成為未來的發展重點。


Survive competition ,誰能生存下來

知識經濟當道,你準備好了嗎?

網路自 1990 年代發展至今早已不是新聞,社群媒體的興起改變了人們的生活模式,資料大量地分享,串聯了無數個獨立個體,任何一個創新的點子都可能成真、影響無數人,潛藏了無數商機。

告別了農業甚至是工業時代,社會走向以知識為基礎的發展脈絡。知識成為了經濟成長的內生變數,掌握愈多知識代表著公司擁有愈強大的競爭力。

資產最大化─知識管理

知識管理的概念就像是把 「 知識 」 當作存貨,將企業的過往經驗、分析研究用具體化的方式保存,以供日後使用,透過整理、分享、討論,讓訊息不受限於經手該業務的人員,而有機會能讓其他人看見並應用,做出最有效的配置。

舉例來說,透過長期建立的知識庫,公司在推動新專案之初就能有完整的背景知識,少走許多冤枉路,經驗的傳承也不會因為人力的流動而中斷,不但讓固有的知識加值也為企業創造更多利潤。

SAP 是歐洲最大商用軟體公司,西班牙的服飾品牌 ZARA 是其顧客之一, ZARA 運用其雲端化軟體每天蒐集全球超過 2000 間分店的銷售數據,平均每 3 週就能推出迎合消費者喜愛的新品,也成功將 ZARA 推向服飾界龍頭地位,這是雲端帶來的迅速決策能力。

打造雲端辦公室,共享創新服務與資源。
打造雲端辦公室,共享創新服務與資源,麻煩事不用自己來。 圖片來源: StockSnap.io

雲端其實就是網際網路,由各地的伺服器利用超高速網路連結成一個巨大網路,因此能容納無數筆資料,網路的普及性讓世界各地的用戶都有機會共享這龐大的資源。傳統上,企業會建立一個 server 作為知識管理的平台,但員工必須在特定的網域內登入才能進入資料庫,若企業將往年的客戶名單、專案討論上傳至 Google Drive 或 Dropbox ,一樣能達到儲存的功能,不同的是,不論是身處 A 地還是 B 地的員工只要上網就能使用所需的資料。

現今,不少人使用 Evernote 、 Pastewall 作為個人雲端知識管理工具,也有 JANDI 、 Slack 等企業通訊軟體打造雲端辦公室;未來,企業如何在雲端上更有效率地使用資訊成為各家商用軟體廠商未來的發展重點。


當雲端應用遇上知識管理

雲端全面提升了知識管理的效益,而維基百科某個程度上可以被視為是一個基本雲端知識管理的例子,因為它兼具了以下要素:

  1. 大容量:成千上萬筆的資料都可在此找到。
  2. 方便搜尋:分類索引頁面一目瞭然,只要鍵入關鍵字快速找到答案。
  3. 共同協作:藉由共同編輯的過程持續的更新、優化資料庫。

企業在建立雲端知識管理系統時,不妨以上述三個要素為基本評估依據,另外,安全性與穩定性也是十分重要的指標,選出最適合的平台,建立專屬於企業的知識百科,在未來愈發激烈的商業競爭中脫穎而出。


資訊委外─輕鬆享受雲端知識管理的好處

當企業建立自身的知識管理系統時,隨著業務的拓展,必須升級軟、硬體來應付愈來愈龐大的資料量,除此還需降低資安風險,所以需要專業的資訊人才來維護伺服器的速度與穩定性,資金與人力的支出對於中小企業或是初踏入市場的新創公司來說是一個相當大的負擔。

若是企業將這些繁複的管理系統建立讓外部公司已經建立好的專業系統取而代之,就像將知識這筆資產從自家金庫存放到外部體質健全的金融體系,並由專業的人員把關,任何擁有權限的人也可以在有網路的地方隨時提領,提高資產的流動性,如此一來,任何規模的企業就能以較低的成本享有知識管理所帶來的助益。

 JANDI,我們是誰 】
JANDI 是一套集合通訊、協作、雲端整合服務的企業通訊軟體,致力於解決訊息群組混亂、檔案過期、任務指派問題。
喜愛分享雲端工作帶來的效益,希望能和大家一同打造輕鬆合作、快樂工作的團隊氛圍。
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