在非面對面工作環境中，協作工具有用的 5 個理由

自 2021 年 5月開始台灣因 COVID-19 升級三級警戒，而工作環境也隨之有所變化。為了應付這種多樣化的環境，許多企業開始執行符合自己的非面對面上班制度。所謂的「非面對面上班」是指在辦公室以外的場所辦公的工作型態。透過數位轉換，讓許多企業們努力打造出，可以隨時隨地進行有效率工作的環境。

商務用協作工具、視訊會議等解決方案，是企業能成功創造非面對面辦公環境的重要推手。除此之外，這些提供解決方案的廠商們，提供免費使用容量或使用期限等優惠，幫助企業們創建更快速且簡單的非面對面辦公環境。儘管如此，為了成功完成非面對面辦公，必須重新改變「工作方式」。換句話說，需要一個能夠創造出比以前更有效率的新的方法。

為了掌握在非面對面環境中創造出來的「工作方式」，Toss Lab 針對使用 JANDI 的 20~60 歲上班族男女，進行了個人及企業的應對現況、協作工具的利用與現況以及滿足度，還有今後工作方式等問卷調查。而根據結果，我們確認到大約有 1,780 位的受訪者的非面對面辦公多樣化的經驗與意見。

---

在這個 COVID-19 時代，各位的作業方式有什麼樣的轉變呢？我們該怎麼為明天做準備呢？我們以實證分析了個人通訊軟體、商務用協作工具、實用性、持續使用的意願之間的關聯性。這個結果以統計有意義的分析結果為基礎，列出非面對面環境中，使用協作工具有用的 5 個理由。

第一， 區分辦公空間與個人空間，尊重員工個人通訊軟體

上班族的回答中，贊同「協作工具將辦公空間與個人空間區分」的價值，認為協作工具在非面對面辦公中很有用。尤其是，個人通訊軟體的辦公空間與私人空間界線不明，因此使用者對於「協作工具將辦公空間與私人空間區分」的價值表示強烈的認同。這證實了協作工具解決了個人訊息，與公事訊息混雜的個人通訊軟體的問題。

協作工具 JANDI 透過主題別對話群組，根據組織結構、企業文化、及業務型態創建群組，進行更有效率的溝通。將群組依照主題類別細分，保管符合主題的訊息、檔案、資料。

第二， 工作資料的永久保存，能將經驗轉為公司資產

上班族的回答中，贊同「協作工具將工作資料永久保存」的價值，認為協作工具在非面對面辦公中很有用。使用個人通訊軟體進行專案時，須要確認的訊息與檔案容易混雜，不但資料管理不易，因資料保存期限有限制，使得無法將資料資產化。協作工具有效解決工作者在檔案儲存及回溯的限制。

透過協作工具 JANDI 提供的雲端功能，能夠將主要文件及檔案安全的保管。在雲端中新增資料夾來安全的保管，而在雲端中的資料可以輕易地分享在群組中、即時進行討論。除此之外，管理者可以確認哪位成員、在特定時段的下載紀錄，或是透過下載限制功能，安全的管理檔案。

第三， 快速搜尋需要的情報，減少專注度流失

上班族的回答中，贊同「利用協作工具可以快速搜尋需要的情報」的價值，認為協作工具在非面對面辦公中很有用。身為上班族，在辦公時一定會有需要找尋零散文件的時候，此時可能會使業務中斷，或是浪費不必要精神的情況發生。不過自從引進協作工具之後，透過搜尋可以快速找到需要的檔案、訊息、資料等，使業務能更快的進行。

透過協作工具 JANDI 的智能搜尋功能，可以在 3 秒內找到文件或是對話內容。可根據參與的群組別、成員別、時間別進行細部篩選，輕鬆快速搜尋需要的資料。

第四， 掌握工作歷程，回溯、交接方便

上班族的回答中，贊同「可以利用協作工具掌握工作歷程」的價值，認為協作工具在非面對面辦公中很有用。和分散保管訊息的個人通訊軟體不同，透過協作工具，可以在同一主題中，以訊息或是檔案共享進行溝通。因此，在協作工具中留下的所有工作資料，皆可作為工作歷程參考，讓工作交接變得成有效率。

協作工具 JANDI 永久保存訊息。在 JANDI 共享的所有訊息及檔案都會儲存於加密伺服器中，除非自行刪除，否則將永久被保存。透過永久保存的訊息，可以查看過去對話內容，更容易掌握業務歷程和進行交接。

第五， 和電子郵件相比節省溝通時間

上班族的回答中，贊同「協作工具比電子郵件節省很多時間」的價值，認為協作工具在非面對面辦公中很有用。電子郵件需要填寫表格，並花時間等待回信，因此難以做到即時溝通。再加上，因為接收到的垃圾信件、參考郵件等，與工作關聯性低的情報都在同一個位置，因此難以掌握重要性，導致溝通效率降低。為了強化公司的內部溝通與協作，許多企業因此轉而選擇協作工具作為溝通管道。

協作工具 JANDI 因為沒有像電子郵件有不必要的問候語、結束語等形式，因此可以快速地確認語進行協作。再加上，在電子郵件中，無法輕易在來回的信件中找到並管理想要的資料，而協作工具 JANDI，可透過主題群組，找尋並管理所有相關對話、檔案，以及情報脈絡。

---

為因應漸漸變成日常生活的非面對面辦公，企業努力建構成員間快速溝通的管道，於是協作工具就成為非面對面辦公的核心。協作工具解決了，個人對話與工作對話混雜，無法管理重要文件的 LINE 等這類的個人用通訊軟體的不便之處。尤其在引進協作工具「JANDI」，可於短時間內（一個星期）熟悉並善用。與多數上班族們使用電子郵件的使用時間相比，節省了 315 分鐘，等於大約節省了 5 個小時 15 分的溝通時間。

憑藉著這些優勢，93.4% 的上班族們表示，即使在後疫情時代，仍有意願繼續使用協作工具。這樣的混合型辦公的型態，也就是身處無論何地，皆能靈活工作的成員，都意識到協作工具對於個人工作創新的重要性。

---

歡迎你填寫下列表單，免費試用 JANDI、以及申請顧問諮詢、導入服務，協助你提升非面對面溝通協作效率。