遠距辦公比進辦公室更忙！快來檢測你是否已經「協作超載」了？

協作超載 Collaboration Overload，可說是疫情爆發後的職場「新常態」。當工作者花越來越多時間使用數位工具與同事進行協作，很可能衍生出負面影響。當工作協作已經是不可避免的趨勢，我們該如何主動反制，不被過度協作所綁架？

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

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疫情持續延燒的態勢，許多公司允許員工用「混合模式」工作，也就是可能一周有三天在家辦公、兩天進辦公室。也因為越來越多工作依賴數位工具進行協作、溝通，在職場上出現一個新名詞「協作超載 Collaboration Overload」。

何謂協作超載？

協作超載，根據其定義指的是：「協作超載可能來自多項因素交織而成，例如來自過多不必要的會議、信箱滿出來的 email 郵件、匆忙在不同數位工具之間切換、同一個專案過多人同時執行、以及不定時要回覆主管/同事的問題…等，導致工作者容易分散注意力、降低生產力/工作效率，甚至造成團隊的溝通、決策陷入停擺。」

協作超載從職場的單一個案，演變成普遍性的現象。美國著名商學院之一的巴布森學院（Babson College）教授 Rob Cross ，在 2021 年出版一本《Beyond Collaboration Overload》，這本被評為當年管理領域最佳商業書籍，即是 Rob 教授研究過去數十年來，人類投入工作「協作頻率/強度」增加 50%。

在 COVID-19 新冠疫情之後，員工每周平均花在協作上的時間更有顯著成長。以財富 500 強企業 General Mills（通用磨坊）為例，根據內部 Microsoft Workplace Analytics 的統計數據，2020 年 3 月整體協作 21.4  小時，到了 7 月底，數字上升到 25.7 小時，整體成長大約 20%。

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協作超載影響工作表現，甚至侵蝕你的幸福感

員工協作時間的增加，更應該探究的是，工作效率或績效也有連帶上升嗎？Rob 教授深入蒐集超過 100 多家大型企業，發現受研究的這群工作者，平均超過 85% 比例的時間，投入在協作有關的工作項目。其中有 3～5% 成員屬於「高度協作者」，這群人是創造公司營收價值達 20～35% 的貢獻者。

不過令人驚訝的是，Rob 教授的研究也發現，這群高度參與協作工作的人，他們長時間處於協作超載的狀態，他們發現自己逐漸沒有足夠的時間，來達到業績目標或工作任務。不過公司往往會認為背後原因是個人偷懶、工作不夠努力，卻沒有意識到，因為協作超載的本質問題，造成公司績效、個人生產力逐漸下降；甚至沒有察覺到，對員工身心狀態會造成什麼影響。

企業後續的因應措施，應該不難猜測，要不是公司解雇員工，就是員工主動辭職。這也不難解釋為什麼疫情緩和之後，全球紛紛出現大批的「離職潮」。

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當協作不可避免，如何主動反制不被協作綁架？

既然日常工作花太多時間在協作，Rob 教授在書中也揭露，透過以下練習，有些員工確實比同儕多獲得 18～24% 的工作效率。

•  調整個人工作優先順序，例如在上班前先把昨天沒回覆的電子郵件全部處理完，接著安排兩個小時進行需要思考的工作，將具備創造性的工作優先執行。
• 將一天工時拆成幾個部分，其中針對 email、通訊軟體的討論，分配 3 個 30 分鐘時段，盡可能在每個半小時內，依據重要/緊急類型內容，優先處理回覆。在非回覆的工作時段，就一律不開信件或看手機訊息，保持高度專注力。
• 組織的領導者，應該挑選一個例行的會議時段，在開會之前，團隊成員可以先在協作平台發佈問題或待討論議題，讓專案相關成員有充裕時間準備開會素材。在會議進行時可以輪流指派會議管理員，規範開會時間、避免不必要的話題。

除了這三項建議，其他管顧、職場教練也列出可以避免協作超載的幾項可行方案：

1、選擇適合企業、組織規模的協作工具

錯誤的工具，只會讓工作事倍功半。協作軟體除了email、通訊系統，挑選像 JANDI 專屬企業用的協作工具，可以讓員工不用在不同平台之間跳來跳去，而且讓討論話題分流，員工不用再分心看不屬於自己工作範疇的討論內容。

2、打造團隊明確、高效率的工作流程

有了好工具之後，該怎麼善加利用，則是減少不必要協作的第二個關鍵。身為團隊領導者，可以聆聽員工在哪些工作花最多時間，但卻最沒有效率，藉由集思廣益，找到實際的解法。接著設計出一套工作流程模板，讓團隊可以依循，降低協作過程不必要的等待空窗期。

3、建立核心資料庫，異地共享共用

有時員工浪費最多時間在找表格、數據、參考案例等資料，寶貴時間就是在這些小地方浪費。現在是雲端時代，每個部門可以將重要的檔案、紀錄放上雲端共享，而且在找資料過程，像 JANDI 的搜尋功能，就可針對檔案名稱、對話紀錄做分類搜尋，就能立刻回溯當時討論內容或找到關鍵的檔案。

「協作」在這幾年成為工作不可缺少的元素，《Beyond Collaboration Overload》點出大部分的人心中的盲點：「花越多時間在協作，代表自己工作越認真，感覺自己真的有投入在工作內。」

然而，當協作失調，不僅可能傷害身心健康，也會影響到長期的工作表現。學習如何用協作解決工作，而不是因協作增加工作負擔，將是現代工作者每個人都要學習的課題。

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JANDI 是集合通訊、協作、雲端整合服務的企業通訊軟體。致力於解決群組混亂、檔案過期、任務指派等問題。

至今，有超過 30 萬個企業團隊採用，客戶如大型集團 LG CNS、3M 等全球型百人企業，以及對跨地區、跨部門管理高度需求的在地知名中小企業 plain-me、捷思整合行銷等。

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