香水品牌 Dani Mackenzie 如何利用企業通訊軟體，整合並管理設於百貨公司的 25 間分店
利用企業通訊協作軟體 JANDI，提升 25 間百貨分店的客戶滿意度，並優化內部溝通、員工訓練流程與效率
【 JANDI 是一個企業通訊協作軟體，致力於打造好上手的數位工具，來優化企業工作溝通、協作流程。目前已服務 超過 30 萬 企業團隊，歡迎點擊 預約 15 分鐘 線上諮詢，我們與你分享 JANDI 初學 5 要點。】
透過香氛傳播治癒的香水品牌 Dani Mackenzie
大家好，我是 YEDAM INC. 負責營運總管的 Lee Seogu 常務理事。YEDAM INC. 負責傳統香水品牌「Dani Mackenzie」在韓國的流通與銷售。目前在全國 25 間百貨公司設有專櫃，藉由香水、擴香瓶、蠟燭等商品，向顧客傳達香氛的價值。我們與全公司員工共同努力維持服務的一致性，使顧客們在所有專櫃都能獲得優質的購物經驗。
我們致力於使百貨公司的 25 間分店有相同的購物品質
企業協作軟體 JANDI 更勝 KAKAO TAlK、TEAMS
在引進 JANDI 前，我們使用私人通訊軟體 KAKAO TALK 作業（類似台灣常使用的 LINE)。我們公司有 80% 的員工須要在公司、物流中心、賣場之間移動，因為上班時間沒有辦法使用電腦傳送電子郵件，所以都藉由私人通訊軟體 KAKAO TALK 進行溝通。為了處理業務， 25 間賣場的團體群組從業務、部門別逐漸增加，新創的群組多達 70 多個。永無止盡的訊息讓業務無法確實掌握，常常錯過工作要求。此外，因為混雜著個人 KAKAO TALK 群組，使得工作效率降低，再加上資安、檔案搜尋、離職管理等有許多的問題，因此我認為有必要引進能進行系統性管理的協作工具。
而讓我最先想到的協作工具就是 JANDI。我第一次使用 JANDI，是我在擔任《我想成為被認同的領導者》這本書的合著者的時候。當時 9 位作者在 JANDI 上協作，順利完成出版。當時在任職公司中使用的是 TEAMS，但 JANDI 在使用上更加順暢。基於那次的使用經驗，我參加了 JANDI 主辦的研討會，了解了其他公司的使用方法，也諮詢 JANDI 的顧問。負責經理為我們設計並推薦符合公司性質的 JANDI 版本，於是我們決定引進 JANDI。
企業協作在 JANDI 上工作效果最好，能確實掌握工作上訊息的傳達
為企業內部溝通量身打造的協作工具 JANDI
在 JANDI 作業時，可以根據業務類別創建議題（主題式群組），並只討論相關的業務內容，因此可以感受到工作效率的提升。我們公司在 JANDI 中，設計利用字母與數字組合來規定議題的名稱。大寫的 A,B,C,E 根據相關部門分配，並在字母後面編號來創建議題。A 代表全公司共享的議題，B 代表只有總公司員工能加入的議題，C 是各賣場的議題，E 則是主管們進行討論的議題。A 議題是為以全公司職員為共享對象而創建的議題，用來針對韓國辦公室、美國辦公室與韓國國內 25 間賣場，傳達公司一致的業務標準及指南，並給予反饋。
C 群組為 Dani Mackenzie 的 25 個賣場組成的個別議題。其中依據各百貨品牌以資料夾分類，進行系統化的作業。C 群組的各議題室中，由在賣場工作的員工與總公司職員共同參與，可以不用擔心資安問題，也能有效進行每日回報業績。使用個人通訊軟體 KAKAO TALK 作業時，存在著公司情報外流的風險；除此之外，容易混淆曾在哪個群組上傳資料，因此必須從一堆的群組中一一尋找。自從引進 JANDI 後，很方便的藉由搜尋功能，只需要輸入關鍵字，一下子就可以找到檔案了。
品質一致性高、客訴處理速度快，提升顧客滿意度
為了給予顧客高品質及一致性的應對，我們經營「商品瑕疵 / 顧客心聲」的議題。所有成員們在議題中分享著各賣場所發生的商品瑕疵、客訴、顧客建議、事故案例等。總公司在確認後，快速籌備應對方案，並同時在議題中給予該賣場反饋，在顧客離開賣場前完成應答。由於是在議題中進行即時溝通，因此可以同時向其他分店、總公司、物流中心分享哪間店面發生了什麼問題。藉此可以快速解決問題，長期來看，便可以了解需要投入精力的業務優先順序。若因工廠或物流造成的商品瑕疵，總公司會縝密的檢視該商品後，將現況及改善目標分享在議題中進行品質管理。
藉由 JANDI 與全體員工分享賣場中的顧客建議並快速應對，才能維持顧客滿意度
開始用 JANDI 進行數據化人力資源、財務管理
JANDI 將人力資源與財務管理系統化。我們公司在引進 JANDI 後，開始數據化員工們的年資及福利制度。在「休假申請清單」的議題中，員工們的年假自動連結到 Google 表單進行管理。申請休年假時，透過與負責人 1:1 交談後分享審核結果，累積申請清單數據，來衡量員工們的年假、以及年假津貼。
在「申請產品贈品 & 產品折扣室」中，提供員工們可以親自使用商品的福利制度，並透過連結 Google 表單進行管理。透過數據整理員工收到自家贈品或折扣的時間、數量，使福利管理更加透明。（在引進 JANDI 前，數據保管及管理並不容易，只能依靠信任制度進行經營，而因為過多的群組，就算接收到訊息也很難一一找出來去做整理。）
透過 JANDI 串連 Google 表單，能更加數據化、透明地管理人力資源與財務
成員依照職位區分為不同權限，即便離職也能完整保存資料
決策會根據業務相關程度的不同，分成兩個議題進行系統化的管理。一個是全公司員工共同參與的議題，進行關於消耗品採購、教育申請等一般決策業務。另一個則是以非公開的方式管理，只邀請相關成員，進行成本、人力資源、引進系統等其他需要保密的決策業務。對所有的審批上報，透過使用表情貼圖、同意按鈕確認，完成內部審批並執行資金。
管理者可以透過成員管理的功能，在 JANDI 上讓離職員工離開群組，但保留離職員工的傳送的訊息或檔案，以確保業務可以接續進行。在使用個人通訊軟體 KAKAO TALK 作業時，因無法管理成員的加入及退出，所以曾發生因離職員工沒有離開群組，造成資安出現問題，所以只好再新創一個沒有離職員工的群組；或是捨棄所有的對話內容及檔案，直接關閉既有群組，導致業務被迫中斷進行。
透過非公開議題的創建、離職員工管理功能，不必擔心情報外流進行協作
JANDI 實現了 SMART WORK 高效工作
不久前，全公司變更了 ERP 專案，造成在引進初期，負責人為了接賣場打來詢問的各式問題，無法處理原本業務的情況產生。為了避免重複回答問題降低效率，我們在 JANDI 中創建了「ERP Q&A」的議題。在開設初期有數十個問題發生，但過了 3 個月後，新的提問大概 1 星期只會有 2~3 個，因為議題中都保有紀錄，因此在提問前可以透過搜尋功能，避免重複的問題發生。ERP系統的引進也能快速的穩定下來。
JANDI 能幫助新進員工確認業務內容及公司歷程，來幫助快速適應業務。除此之外，透過共享 PPT、影片、錄音檔等員工教育資料，也是幫助提升業務能力的重要媒介。藉由透過連動 Google 月曆與 JANDI，分享賣場活動的日期。與負責人討論活動規模後，估算需投入的人力、賣場結構、庫存等，進行業務協作。
JANDI 是提升員工們業務能力的重要媒介、也協助公司加速教育訓練的進行
你會推薦 JANDI 給哪些企業呢？
我推薦 JANDI 給像 YEDAM INC. 一樣，公司與辦公地點不同、多處經營賣場的企業、以及還未能將業務系統化的新創公司。我目前在中小企業廳中擔任經營指導師，當我看到還在使用個人通訊軟體 KAKAO TALK 辦公的企業，就覺得好可惜。我認為只要引進 JANDI 後，再稍微系統化業務處理的話，一定能提升工作的效率。
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對我而言，JANDI 是 串連 25 個賣場的心臟
我認為 JANDI 是讓 25 個 Dani Mackenzie 賣場一心齊力的心臟。若每個賣場間溝通不良，造成每個賣場都有自己的意見的話，一定會造成顧客服務品質降低。就好像心臟要保持一致一樣，我們公司總是在 JANDI 上秉持一貫的作業標準與方針，管理服務以及產品的品質。
JANDI 是串聯 25 個賣場一心齊力的心臟，讓我們能持續提供高品質的服務
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