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醫院預約系統開發商,如何善用協作工具,提升客戶滿意度並解決結帳問題

醫院預約與掛號必備 APP - DDOCDOC,在評比後為什麼選擇 JANDI 作為主要的內部協作工具呢?

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JANDI 用戶案例:醫院預約與掛號必備 APP – DDOCDOC

大家好,我是韓國 BBROS Noh Yeongbin 研發組組長。BBROS 所開發的醫院預約/掛號必備 APP – DDOCDOC 是一款在手機上就能輕易使用的醫院指南應用程式。DDOCDOC 是韓國國內唯一與醫院 EMR (電子醫務紀錄:Electronic Medical Record) 系統連動,並提供醫院搜尋、掛號治療或是預約、候診人數確認等功能的應用程式。如此一來,使用者只須要在時間內到達現場即可接受治療,不需要在現場等待。除此之外,還提供事前問診的服務,透過問卷事先得知患者的狀態,藉此提高治療品質。

最近因新冠肺炎,在這個大家都擔心會在院內感染的情況下,DDOCDOC 提供的手機掛號與預約、院內自助服務機等,創造了不須面對面的醫療環境。在醫院與患者間大受好評。在這個提供更輕易使用醫院指南的 DDOCDOC 中,我負責開發與管理。目前全公司內部大約有 40 多名員工使用 JANDI,而公司成員以外的開發公司,或負責自助服務機營運的相關外部人員,也都在 JANDI 上進行協作。


JANDI 更勝 Slack、KAKAO TALK

以前,公司內部並沒有統一使用的溝通管道,都是按照各部門習慣的方式進行溝通。某些專案是利用 AGIT,檔案存在 Dropbox,訊息主要是透過 Slack 或是 KAKAO TALK (類似台灣的 LINE) 等這類方式進行。那時候開發團隊使用的是 Slack 免費版。但是因為使用這麼多種的管道,造成組織內部沒有辦法執行一貫的溝通,需要共享的資訊也常常因此被遺漏掉。

一直到了去年,透過改組並轉換成新系統時,一併仔細的檢視了我們的作業方式。為了達成一貫的溝通,選擇全公司適用的協作工具,並訂定一個統一的政策。起初我們考慮使用開發團隊使用的 Slack 付費版本,但礙於對開發團隊以外的成員使用上的不方便,以及為了上手而需要另外教學等,造成導入上的困難。然而大家都熟悉的個人通訊軟體 KAKAO TALK (類似台灣的 LINE) ,會有無法避免的訊息外流,因此不太適合。

當全公司正在為協作工具陷入苦惱時,最近加入我們團隊的成員表示,JANDI 是好用的協作工具,於是便將它列入考慮。在試用之後,我們確定專案管理、檔案管理、訊息、客服應對等所需的功能都可以在 JANDI 上執行。因此我們決定導入既能提供可專注於工作的服務,又可讓所有成員皆能輕易上手的 JANDI。

導入  JANDI後最明顯的差別在於,「公司訊息」概念產生了。以前,無論怎麼努力都無法整合的 KAKAO TALK、Slack、Groupware 訊息,如今皆被整合完成。「在 JANDI 上談公事」成為了大家的共識。如此一來,全公司的溝通上,少了複雜的介紹程序,轉變為一貫化、系統化的方式進行。


即使是臨時的居家辦公也不必擔心

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JANDI 為雲端軟體,能跨裝置使用,遠端協作非常容易

去年,韓國新冠肺炎第 3 次爆發時,臨時得決定要實施居家辦公。當時每日都有千人以上確診,在緊急會議結束之後,宣布隔天全公司人員實施居家辦公。多虧導入了JANDI,可以毫無顧慮的在家工作。

若要進行居家辦公,勢必要讓工作可以接續進行,若毫無準備可能會造成工作連續性中斷。若發生在還未導入 JANDI 前,公司內部溝通方式五花八門的情況,一定會造成工作進行緩慢。但多虧了 JANDI,居家辦公也能無縫接軌。

另外還有一點,執行居家辦公時,JANDI 提供的視訊會議功能,給予了很大的幫助。每天早上,開發團隊都會跟隊員們召開一個名為「Scrum」的簡短會議,用來報告各自的工作進度。Scrum 是令工作完整進行的必備條件,就算臨時需要居家辦公,也可以不用煩惱要在哪種平台、用何種方式進行,直接開啟 JANDI 的視訊會議就可以進行的這一點,非常的方便。我也聽說業務組在居家辦公這段時間,也進行過許多次的視訊會議。

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JANDI 提供內建的視訊會議,以能串接 Zoom 或是 Google Meet 方便線上討論

3 天完成口罩地圖專案的秘訣:JANDI 議題群組

多虧了 JANDI,得以快速推廣新的專案。2020 年,新冠肺炎剛開始爆發,掀起「口罩之亂」時,我們緊急決定要在 DDOCDOC 上提供口罩地圖的服務。週六收集口罩相關問題後,週日新創一個叫做「新冠肺炎 TF」的議題群組,並將邀請相關人員後,開始了這個專案。

在短時間內推出這項服務時,QA(品質工程師)、活動、廣告負責人需要視情況,必要時緊急開啟新的議題群組進行溝通,因為是在 JANDI 上進行,沒有任何的困難。新加入的人員可藉由留在 JANDI 上的紀錄,輕鬆理解所有的專案歷程,光靠這點,在議題中,從開發和設計的相關討論,到活動策畫、彈出視窗通知及通訊應對範本的撰寫、準備新聞稿等,專案中需要的一切都可以流暢的進行。

假設是透過 Email 溝通的話,這種緊急情況發發生時,一定會發生許多互相溝通矛盾、無法反映意見的情況發生。但由於在可以即時溝通的 JANDI 上進行這個專案,使得在開啟議題群組 3 天後的週三,成功的開通了這項服務,並隨即在 Apple APP Store 中,進入人氣排行的第 2 名。

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透過 JANDI 開設專屬討論議題,DDOCDOC 在短時間內協作開發出口罩地圖

透過 JANDI Connect 聰明的確認所有訊息

透過口罩地圖專案這個例子,可以看出 DDOCDOC 在 JANDI 上進行快速且有效率的協作。其中不可或缺的就是「JANDI Connect」這個功能。在 DDOCDOC 中,雖然開發團隊與營運組用各自的方式使用 JANDI Connect,但兩組人員都善用這項功能,即時接收公司的重要消息。工作相關的最新內容不光靠 RSS 訂閱,也藉由將各種工作工具與 JANDI 連動,確認不漏接重要訊息。

JANDI Connect 的優點不只有能夠即時更新訊息,一般公司中的開發團隊,往往為了掌握內部統計或計算錯誤情況,需要製作內部使用的營運工具或指示版。這時候只要善用 JANDI Connect,無須花費太多的開發資源,只需要從主機進行簡單的開發與串接,所有消息便可一目了然,進而進行配置。對於節省開發資源有很大的幫助。

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DDOCDOC 利用 JANDI Connect 將不同的工具整合在 JANDI 上,避免忽略重要資訊

開發團隊:在 JANDI 上檢查程式編碼

DDOCDOC 開發團隊使用的是 JIRA 和 GITHUB 這兩個系統。以開發系統來說,資源編碼並不是由一個人編寫,而是多人一起創建的,因此將各自的編碼確認之後進行討論是必經過程。而透過善用 JIRA 和 GITHUB,可一起審查編碼並給予回饋,之後再反映給編寫者,這個過程稱為「檢查編碼」。我們將這些工具和 JANDI 進行連動,追求更有效的審查系統。

若是沒有導入這類的協作工具,進行編碼檢查時就必須一邊看著各自的螢幕,一邊討論錯誤的部分,直接進行修正。不過,現在只要在編碼完成後,透過 GITHUB 中「Pull Request」的功能,便能上傳自己的編碼,並且傳訊息要求確認。然後,就會收到從議題群組傳來例如「Connection to Github – iOS」的訊息。根據內部規定,兩位編碼確認員在確認後,會在 GITHUB 上留下紀錄,而這些訊息可以直接在 JANDI 上查看。

開發團隊就是這樣透過 GITHUB 和 JANDI,即時交換意見,負責人修正編碼後,將結果反應在產品結構上。因為有這樣能即時上傳編碼或接收、送紀錄的系統,對於公司內開發領域的成長及技術分享給予莫大的幫助,進而奠定檢查編碼的流程與文化。不僅如此,在 JANDI 上可即時確認產品配置的相關內容,所以開發團隊可以專心於開發工作,不用特別花心思在產品現況紀錄或歷程記錄上。

營運組:連動 Redmine 即時共享客戶服務問題及應答

DDOCDOC 營運組每天確認申請數量,從 JANDI 上接收訊息作為服務指標,用來了解增減的原因。其中,在使用 Slack 時就開發的服務指標自動化訊息,不需經過特別修正或增減資源,就直接轉移到 JANDI 上使用了。

對營運組而言,在使用 JANDI Connect 時最有用的部分,就是能將 JANDI 與作為 CRM 工具的 Redmine 進行連動了。原先,技術支援組有使用的 CRM 工具,不過它不是雲端系統,而是必須安裝在電腦的軟體。因此每次都必須透過各負責人,利用 KAKAO TALK 以個人訊息或是創新群組來傳遞重要訊息,造成許多溝通管道不一致的情況發生。

但在導入 JANDI 後,應該可以透過其中 Webhook 的功能,直接傳送通知。於是,為了能在 JANDI 中掌握客戶歷程,在導入 Redmine 後,便將其與 JANDI 連動。果然透過 JANDI Connect 的 Webhook 功能,不但開發容易(只花了 2~3 天便完成連動),透過它便能即時在 JANDI 上確認客戶服務問題並給予應對進行溝通。

另外,最近 DDOCDOC 的手機結帳服務開通後,JANDI Connect 也是幫了許多忙。我認為無論如何都必須把排除結帳問題作為優先順位。因此我們沒有透過其他系統,而是透過連動 JANDI 以接收即時通知。因此在結帳失敗時,馬上可以收到 JANDI 議題群組傳來的訊息,得知結帳失敗的醫院及原因,而營業組在收到結帳失敗的訊息時可以立即掌握原因並排除。


在 JANDI 上輕易又快速的和外部廠商協作

以 DDOCDOC 來說,工作特性上有許多需要與各種開發公司協作的情況,在現場也有經營互動式資訊服務站(Kiosk)。因此迅速地與外部人員溝通也是很重要的一環。目前我們組織成員有 40 人,而被邀請到 JANDI 的準成員有 17 人之多。準成員是指其它開發公司的開發人員,或是協助互動式資訊服務站的協作公司的人員。

外部人員在 JANDI 最活躍的地方,就是經營互動式資訊服務站的公告欄了。互動式資訊服務站設置於各醫院中,而當互動式資訊服務站發生故障時,需要在現場確認狀況,而此時經營互動式資訊服務站的協力廠商人員們,會將當時的問題公開在公告欄(記事板)中,那麼技術支援組就會即時溝通解決問題。

互動式資訊服務站出現故障也表示我們的產品產生了問題,需要將一眼可見的問題排除,才能使顧客滿意地使用它,透過 JANDI 的準成員功能也能使顧客滿意度提高。

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外部合作的人員,可以利用準成員的身份,和團隊成員合作,以即時處理問題

推薦 JANDI 給重視共享及溝通的企業

做為全公司使用的協作工具,我推薦選擇可以「輕易上手」、並能逐步使用至「較進階、較複雜」功能的工具。降低進入門檻,但也能利用多元的功能能滿足未來需求。

使用 JANDI 以來,最有感的優點在於,任何人都可以輕易上手這一點。因為是可以從最簡單到最困難的功能,逐步使用的型態與系統,因此我認為不論任何工作領域使用起來都會相當不錯。另一點是它具有工作上最需要的,強大的搜尋功能,即使是中間加入的人員也可以掌握工作歷程,這是個很大的優點。

因此不僅僅是開發團隊,我推薦 JANDI 給所有重視部門間共享或溝通的企業。特別是在短時間內需要提供服務的新創公司,或是追求這種型態服務開發方法,希望改革工作方法的中型企業,導入 JANDI 會得到許多幫助。


對我而言,JANDI 是?

「讓工作變輕鬆的工作必備 APP」

就如同讓「健康變得簡單」的 DDOCDOC,JANDI 是讓「協作變得簡單」的必備 APP。DDOCDOC 多虧了有提供分享及記錄所有工作過程的 JANDI,不僅僅是內部協作,在外部協作上也變得更簡單。因此也使的職員間的關係變得更好了。

因為直覺 JANDI 是工作用協力工具,因此當收到 JANDI 訊息通知,我也準備好談論工作問題以及公司相關的訊息。再加上,內建一些可以和工作夥伴產生共鳴的貼圖,在 JANDI 上對話時,即使是稍微尷尬的成員,好像也可以輕鬆的交談。若是想要心無旁鶩集中在公事上,推薦您一定要試試 JANDI!

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