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沒想到教育訓練可以這樣做!企業即時通訊的進階應用

意想不到的企業即時通訊應用,打造雲端教育訓練系統,新人快速上手的通訊整合 app

每次加入即時通訊群組,都不知道之前討論什麼,真是麻煩! 企業即時通訊 JANDI 具備永久保存與回溯的特質,可以成為公司的 教育訓練系統 ,只要將新人需要知道的教材存放起來,從此再也不用傳遞重複訊息!企業內部溝通不只是 「 傳訊息 」、 「傳檔案 」這麼簡單!如何不同功能的結合,打造出專屬的工作流程和更快的工作效率,是 JANDI 正在做的事情!


公司招募新人的第一天,通常是一連串的教育訓練,大至公司價值觀與章程,小至廁所在哪、去哪裡吃飯最便宜等。

不只新人第一天就被超量的資訊弄得暈頭轉向,公司裡的各部門主管也何嘗不是如此!如何趕快讓新進人員進入狀況?如何最短時間內學習、熟悉部門運作和業務,真的是一大難題。雖然應該沒有人說過: 「 好的教育訓練帶你上天堂 」這種風涼話,但千萬不可忽視,教育訓練對公司帶來的影響。

每一封郵件看起來都好重要,究竟該看什麼?該先填寫什麼?

最常用的教育訓練方式,就是不停地開會、上課、丟資料、丟訊息。曾經看過有公司,第一天幫新進員工開通電子郵箱帳號後,短短五分鐘內,近五十封郵件如排山倒海般塞進信箱裡,而且每一封看起來都好重要,有行政的基本資料表單、有總經理開給新進員工的會議、有直屬主管的業務簡報… 究竟該看什麼?該先填寫什麼?都是一團混亂。


現在很多企業、部門等利用私人通訊作為工作工具,自然許多資訊、檔案存留在上頭,如果裡面有什麼訊息是應該讓新進人員知道的話,直接將他加入群組就好了。

不!等等,新加入群組的成員竟然看不到過去的訊息?加入群組後竟空空如也!

如此,每一次有新成員就要把過去的訊息重發,過去有的檔案重寄。這些重複的動作難道真的無解?

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JANDI 作為企業內部溝通工具,一開始就體認到資訊存留與可回溯的重要性。不論你是何時加入,一旦加入任何議題,都可以無限追溯所有歷史訊息和檔案。

好的教育訓練群組,應該要能被回溯

新進人員可以被加入特定議題裡,自己去閱讀相關訊息與檔案,從此各部門主管不用重複寄發一樣的訊息、一樣的檔案給新人。更甚而有之,新進人員可以透過回溯訊息,了解公司與部門間的溝通方式和工作方式,這些藏在言語文字之間的訊息,能讓新人更容易進入狀況。

有永久保存,才有回溯;能回溯,才能管理

今天就讓我們瞧瞧 JANDI 如何化身成教育訓練系統,補充私人即時通訊的不足,改善大量電子郵件的騷擾,成為新人有架構學習的管道。


一個新的教育訓練系統概念

首先,你需要幫新人開一個 JANDI 帳號,點擊這裡去 JANDI 官網免費註冊一個來試用看看 ( 別擔心!基本上通常是企業或是大型用戶,為了升級更多功能才會收費 )

想像一下你是負責人資或是任一部門的主管,一旦有新進人員就有好多事情等著待辦,有時一下子近來十幾個人,怎麼樣才能一次向他們說明作業流程呢?

在 JANDI 平台上,你可以先建立幾個特定議題,裡面裝載教育訓練的教材,包含簡報檔、文字檔、影片檔等等。比方說:全部的新進人員都被拉進 「 公司簡介與導覽 」 的議題裡,裡面有公司整體的介紹、目標願景、組織架構圖,甚至是全公司分機號碼等。

除此之外,各部門主管可以另開議題,例如 業務部門歡迎你 」,將分屬不同部門的新進人員加入到該議題,進行個別的指導與訓練。

只需要不定期更新議題內的檔案即可,無須每次傳一樣的訊息和檔案給新進人員。

JANDI 資料永久保留且可以回溯
▲資料匯入就永久保留且回溯,不必重複傳送相同訊息給新人

人資或行政主管於新進人員報到之前,只要先幫他們設立帳號,就可以傳訊給新進人員,即使他們還沒有真正報到!效果就是:一旦啟用 JANDI 帳號進入議題後,就會看到自己已經被通知、被提及的訊息,甚至未來的同事、主管已經透過私訊,跟新人打招呼了!

JANDI 並非只是單純的通訊工具,企業內部溝通不只是 「 傳訊息 」、 「傳檔案 」這麼簡單!如何透過一個又一個的功能,以及不同功能的結合,打造出專屬的工作流程和更快的工作效率,是 JANDI 正在做的事情!沒想過企業溝通協作工具,可以成為客服系統、知識管理、教育訓練系統吧!

JANDI 議題設計
▲議題分類,做好分層管理。
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