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創造 JANDI 貼圖「Frankie」的動畫公司 KEYRING,如何利用協作工具 JANDI 提升工作效率呢?

動畫公司需大量管理與分享檔案,同時快速地與成員討論;他們為什麼捨棄 email 與私人通訊軟體,而選擇 JANDI 呢?

JANDI 用戶故事:Spookies/Keyring
JANDI 用戶故事:Spookies (Keyring 動畫公司)

在國外更受歡迎的「Spookiz」團隊,KEYRING

大家好,我是KEYRING 營業支援組 Nam Dongmi 課長。KEYRING 是匯集了許多具有海外有名工作室工作經驗的專家們,從影像廣告、3D 動畫、新媒體等各式各樣文化內容的製作,到媒體代理,角色授權、MD 商品製作等執行的綜合娛樂公司。比起在傳統類別中尋找正確答案,我們更致力於挑戰新的發想與解釋觀點。而終於在 2014 年出版的 3D 動畫「Spookiz」,我們把它製作成漫畫、電影以及遊戲,並不僅是在韓國,也推向國際市場。在 YOUTUBE 的 Spookiz 頻道有 423 萬名訂閱人數,觀看次數達到 40 億次。我們正努力推動更進一步的成長。

Spookiz 與 JANDI 的相遇:公司規模成長需重新打造溝通文化

在引進 JANDI 之前是透過電子郵件和 KAKAO TALK (類似台灣的 LINE)進行溝通。當時成員只有 10~15  人,所以用既有的溝通方式,儘管有不便之處,但還在忍受範圍之內。但隨著公司的規模擴大,漸漸感受到既有溝通方式的卻點。因此決定在不佳的公司內部溝通方式變得更糟之前,引進新的協作工具,追求專屬於 KEYRING 的溝通文化。我們引進最適合用來快速共享的 JANDI 後,比起以往達到更高的工作效率,不久,隨著 Frankie 成為 JANDI 上所使用的貼圖,讓成員們的興趣及認同感更加的強烈。

「在 JANDI 上看到 Frankie 貼圖,就覺得 KEYRING 和 JANDI 的關係是命中注定。」

JANDI 用戶故事:Spookies/Keyring
Frankie 是動畫 Spookies 主角之一,也是協作軟體 JANDI 上大家最愛的貼圖之一

用 JANDI 能夠達到工作和私人生活區分

在引進 JANDI 之前,是使用個人通訊軟體 KAKAO TALK (類似台灣的 LINE) 來傳遞訊息。由於是使用熟悉的 UI(User Interface) 系統,因此好處是可以不需要花時間跟費用去適應,但不能明確的區分私人生活,以及亂七八糟的群組等凸顯出更多的缺點。在專注於業務時,須要承受收到 KAKAO TALK 訊息就要馬上回覆的壓力。除此之外,個人訊息常常與公司訊息混在一起,導致工作效率降低。如果在上班時間沒有快速確認並回訊息的話,就會產生一股好像「沒在做事」的愧疚感。而在 JANDI 引進之後,改變了這一切。我親身體驗到了何謂公私分明。透過離線設定尊重彼此的私生活,隨著減少開起個人通訊軟體,使得業務集中度上升,適當地利用主題及資料夾,建立了明確的業務管理與制度。

JANDI 用戶故事:Spookies/Keyring
企業協作軟體 JANDI 可以設定推播通知以及休假狀態

用 JANDI 能夠永久保存檔案

如果你工作時,是透過 KAKAO TALK (類似台灣的 LINE)傳收檔案的話,一定會有因為有效期限過期導致無法下載的檔案的經驗。而 KEYRING 在製作動畫時,因為須要經常傳收檔案,所以在引進 JANDI 之前,常常有這樣的情況發生。透過 JANDI 解決了過去向其他成員,或共享檔案的成員要求再次傳送檔案時,所產生看似不專業的表現及愧疚的心情。在永久保存檔案的功能中,可以將個人檔案傳到「JANDI(我的聊天室)」中保管。有時候在尋找最終版以前的 Draft 檔案時,比起從本機中尋找,從 JANDI 中尋找更快且更方便。在 KEYRING 中管理製作檔案是相當重要的,如今 JANDI 在我們團隊中是不可缺少的存在。

JANDI 用戶故事:Spookies/Keyring
JANDI 所有檔案接永久且安全的儲存在 AWS 的雲端上,只要登入即能確認資料

在 JANDI 可以獲得快速又完整的反饋

隨著 KEYRING 工作室的規模逐漸擴大,須要進行協作的業務便多,完整的溝通就變得更加重要。過去是透過電子郵件來傳收業務檔案,並接收反饋。當成員須要接收大量反饋,使用電子郵件或是 KAKAO TALK 時,可能會錯過其他成員的反饋、要找出過去信件也要花上許多時間且覺得壓力很大。自從引進 JANDI 後,改善了這個部分,也使得業務效率提升了。從作業中期開始到最後階段,與所有成員快速共享檔案,不僅能透過搜尋功能可以快速找到需要的檔案,還可以藉由在共享的檔案下方留言,進而在短時間內取得大量的反饋,在相同時間內的作業品質因此變得更好了。KEYRING 的所有成員都一致認同可以在 JANDI 上進行協作。

 JANDI 用戶故事:Spookies/Keyring
JANDI 可以直接針對訊息或檔案回覆,讓成員快速了解反饋,並減少洗版。

JANDI 協助 KEYRING 有效與海外工作者溝通、協作

國際化溝通如此簡單

在引進 JANDI 後,KEYRING 工作室與外部團隊的溝通變得更完整方便了。就像前面提過的,Spookiz 在海外市場快速發展,國際組須要分享每周現況監控報告。在引進 JANDI 以前,透過電子郵件只傳送給特定成員,如今透過共享在 JANDI 主題,所有 KEYRING 成員都開始了解國際市場現況,似乎間接產生了協同效應。不僅如此,少了複雜的溝通管道,透過邀請外部協力廠商成為準會員,使他們能在 JANDI 中進行溝通,提高了業務效率。

愛上 JANDI Connect 讓行程管理更方便

由於 KEYRING 產品的特徵,是須要透過多次會議進行視覺上的細節討論。視情況會以實體會議或是透過 JANDI CONNECT 進行線上會議。因為要開的會很多,所以透過連動 Google 月曆和 JANDI Connect 來接收行程提醒。我認為能良好的行程管理,就是成為優秀團隊的秘訣。KEYRING 愛上能讓行程管理變得簡單又方便的 JANDI Connect,而我們將會計劃更積極地使用 JANDI CONNECT。

JANDI 用戶故事:Spookies/Keyring
利用準成員的功能,可以利用比較低的權限與內部團隊合作;JANDI Connect 則可以串接第三方軟體,整合所有通知

我推薦 JANDI 給還在使用 email 和個人通訊軟體的企業

我想推薦 JANDI 給還在使用電子郵件及個人通訊軟體進行溝通的所有企業。可以透過 JANDI 的「搜尋」功能解決過去找歷史郵件的不方便,中期加入的成員也可以觀看所有的對話紀錄,不需要特別交接。讓工作效率確實提高。先試著使用看看吧!你將會對於工作環境與效率的改變感到大吃一驚!

「在 JANDI 上工作,就能了解 JANDI 的真正魅力。」

對我而言,JANDI 是陪伴企業成長的夥伴

透過 JANDI 更尊重 work-life balance,也能提升工作效率,業務技巧也更加熟練,如今已無法想像沒有 JANDI 的工作生活。我認為多虧了在 JANDI 上努力協作,KEYRING 今天才能穩定成長。

「無法想像沒有使用 JANDI 工作…」


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