「翻群機器人」變成員工怒懟公司手法？原來群組有「管理員」這麼重要！

文/  JANDI 特約編輯陳薪智

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你我可能都遇過這樣的經驗，剛入職第一天跟人資處理完報到手續，接著跟同事、主管交換通訊軟體帳號，不到半天時間，已經被加進十幾個工作群組。也就是說，不管那個群組是什麼用途、以前討論過什麼，總之先把新人加入再說！

又或者有一天，你覺得自己的通訊軟體為什麼有上百個群組，有些群組根本已經好幾年沒有訊息跳出。當你一個一個查看群組裡到底有誰、以前在討論什麼，才發現啊！原來這麼多群組早已「人去樓空」。同事、工作夥伴大家默默退出也沒告知，只剩自己「苦守寒窯」真是有夠浪費手機的記憶體。

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工作群組被惡搞的2種情況

上述情況還是大家和平理性分手，但有時候也會發生員工離職時對公司充滿怨氣的報復，以下是兩種過去曾發生的案例。

情況一：翻群機器人解散所有成員

近年就有新聞是補習班老師創立教學群組，讓家長學生與老師交流，結果有心人士利用高科技的「翻群機器人」加入群組。結果不到一秒時間，機器人運用新技術把所有人踢出群組，產生所謂「翻群」狀況。

若換做是工作群組遇到這個情況，對於公司的專案負責人，相關資料沒有在其他空間備份，等於工作內容一夕之間「被消失」。更不用說過去的對話紀錄，包含各種討論的細節、關鍵數據，一旦不見不知道該怎麼補救！

情況二：離職員工在記事本留罪狀

另一種是屬於平常隱忍不做聲，等到離職前拋下一個震撼彈的狀況。例如員工用文字寫下公司苛刻員工各種事件，或是圖文搭配記錄公司制度問題，等到他們要離職前，在通訊軟體的記事本放上這些內容，然後自己再默默退出群組。

由於記事本的內容若要刪除，必須由留言人的帳號才能刪掉。除非這個群組整個解散，砍掉重練另成立新的群組，但這對公司來說，等於耗費時間成本去處理離職員工的報復行為。

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議題管理員的重要性， JANDI 議題原來有此好處！

上述情況凸顯工作的群組，其實是很需要管理員的角色。 JANDI 深知公司組織會面臨人員的流動，加上主管跟一般員工在管理上，也應該擁有不同等級的權限，藉此提升公司討論群組管理機制。

在 JANDI 的環境內，必須是議題管理員的身分，才有以下的設定權力：

• 可以更改議題名稱與相關描述
• 刪除/解散議題
• 把離職或與專案無關的成員退出相對應的議題
• 編輯/暫停/刪除 JANDI Connect

由此可見，如果一般員工在 JANDI 的議題內是「正成員」身分，他就沒辦法去更改議題的名字或刪除議題，以及隨意把其他成員踢出議題。這對組織有何好處？

• 組織的運作更有效率。例如議題管理員可根據專案進度，一旦該專案在當年度結束，管理員可以告知後將員工退出，對員工來說不會參與過多與工作無關的議題。
• 既有資料完整保存。有些專案可能每年會在特定檔期/時段執行，例如行銷快閃活動，隔年要重啟時，議題管理員就能把該年度會參加的正成員加入。這些成員加入議題後，又能看到往年的對話紀錄、檔案內容完整保留，不用從零開始執行

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JANDI 更新功能：一個議題可以有多位議題管理員

過往一個議題只允許有「一位」議題管理員，聽到多數用戶的需求之後， JANDI 讓議題內可以設定「多位」的議題管理員角色。

JANDI 觀察到用戶可能會遇到2種情況，第一是身為議題管理員的員工離職，若沒有把議題管理員身分移交給其他在議題內的成員，後續就要花時間再設定。

第二是議題在「唯讀模式下」，過去只允許團隊所有者、團隊管理員可以發文。現在功能優化之後，可以設定正成員為議題管理員，而且能同時擁有多位議題管理員，議題管理員就可以發佈訊息或上傳檔案。

於是， JANDI 優化功能推出「議題可設定多位管理員」的機制，讓團隊所有者、團隊管理員、以及正成員身分的帳號，可以被指定為議題管理員，且議題管理員無數量上限。如果想知道議題內有哪些成員是議題管理員，也可以直接點選人頭圖示，列表會以「議題管理員 > 團隊所有者 > 團隊管理員 > 正成員 > 準成員」的規則排序。

不論是企業老闆、主管、乃至一般員工，每天都有各種訊息需要跟同事、外部廠商討論，很多時候更需要「回溯」過往的對話紀錄或回去找檔案。因此群組/議題的重要性，絕對不能隨意被翻群或輕易踢出成員，才能確保工作的進步不受干擾。現在就開始嘗試使用 JANDI ，升級版本設定多位議題管理員，實現工作交棒無縫接軌！

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