每次開會過程就像鬼擋牆！ 9 項祕技讓你勇闖會議效率之門

過於頻繁與冗長的會議 ，除了是組織效率的殺手，更是企業把錢灑向空氣的元兇。想要開會更有效率，往往靠得是主持人與參與者共同努力的結果。現在就把這 9 項開會技巧貼在會議室前，進去開會時每人心中默念三遍，保佑你平安。

文／ JANDI 特約編輯陳薪智

每次會議過程，就像鬼擋牆！

也許你我都曾遇過以下情形，中午吃飯時跟同事抱怨，每天的冗長會議，總是在報告個人工作進度，但主管卻永遠沒有聚焦工作狀況出了哪些問題！

又或者，每次會議，提出至少三個方案，當一進入討論過程，大家你一句我一句，最後主管一聲令下「把剛剛討論的加進去，明天再提案」，讓員工的白眼總是翻到天庭蓋。

工作效率是所有組織追求的終極目標，但你知道有多少成本，浪費在沒有價值的會議嗎？根據英國媒體 CT BusinessTravel 整理的研究報告，我們來瞧瞧一組驚人數字：

• 每位員工，平均一個月要參加 62 個會議
  謎之音：員工一天有 3 個會，你覺得還有時間做事嗎？
• 每個月參加的會議，有 1/2 被認為是浪費的
  謎之音：親愛的，不要問同事開完會為什麼臉都這麼臭…
• 每個月有 31 個小時，被視為浪費在沒有效率的會議
  謎之音：慣老闆放一天颱風假就在哀哀叫，卻願意浪費時間在…
• 在美國，無效率的會議一年損失 370 億美元產值（約 1 兆 1,900 億新台幣）
  謎之音：哎喔老闆，你的新台幣在哀嚎啊…

不論你是員工覺得開會根本在浪費你的青春（同時還多了好幾條細紋），或是老闆覺得員工根本無心準備會議，讓你的企業每天都在賠錢。以下整理出 9 項有效率開會祕技，請務必貼在會議室門前，踏入會議間前每人心中默念三遍。

一、跟著排程走，參與者事前做足功課

當會議被預訂，所有人心中就要有一把尺，開會討論不是同樂會，沒有姍姍來遲，或是僥倖心態有即興發揮這回事。設定明確時程表，就像大型論壇，每個人只有幾分鐘，時間到叫人鈴一響就得下台。請勿跟台灣立委一樣，霸佔主席台！

二、挑選獨當一面的會議主持人

沈默，是效率不彰的最大殺手。

主管不妨選一位能信任的成員主持會議。會議主持人不僅擅長掌握會議流程，同時讓討論聚焦在主題上。

三、開會時3C科技OUT！

這場景你一定不陌生，你在台上講，主管在下面划手機，好像沒認真聽簡報。又或是大家正在討論時，手機的 e-mail、通訊軟體的訊息響不停，客戶在另一頭發瘋似追殺討資料，讓你一個頭兩個大。請放下你的科技產品，開會就好好專心，不要讓「科技，始終來自於人性」變成噩夢。

四、開會中，閒雜人等請離開

俗話說三人成虎，一場有效率會議絕對要限縮在 4~7 人。

有意義的組織運作，應該是找對的人參與產出貢獻，再把結論傳遞給其他人執行，不是把所有人拉到會議間，就一定會有好共識。

五、火車準時開，你的會議為什麼無法準時？

公車晚到一分鐘，你都不開心了！為什麼你容許公司這樣？

「明天會議大概10點好了」相信我，明天大家絕對不會10點準時進會議室。有個小方法，告知開會時間是早上 9:23 或是 9:44 這類非整點時間，讓與會者好奇為何時間會選擇在這麼精準的時刻，因而準時到達！

六、報告進度用其他方式取代

有時只是為了報告專案的新進度，就要預約會議室、帶筆電投影、安裝PPT…時間就是這樣被浪費。善用公司的通訊軟體或 e-mail 報告新進度，是聰明的選擇。

七、不妨去辦公室外走走吧

誰說開會一定要在會議室？如果開會不需要文件或簡報，何不去戶外走走，甚至若是一對一會議，去公司附近咖啡廳聊聊，心情一放鬆，說不定創意點子就產生。

八、開會時間越短越好

當開會有時間的限制時，大家傾向更專注在討論上，也避免不必要的閒談。整個討論節奏會更敏捷，同時成員不會發問無意義的問題，所以務必把開會時間濃縮在一小時內！

九、最後10分鐘，重述開會結論

為了確保每一位成員了解會議結論，同時知道自己必須扮演的角色，會議主持人最好在最後10分鐘，摘要說明專案要完成的時間，以及剛剛討論的運作方式，每一位與會者離開會議時，是完全清楚討論結果。

會議有效率與否，靠的是每位參與者的配合，而非靠主持人登高一呼。把這 9 項方法應用到會議中，經過幾個月測試，再看看你的團隊開會情況，是不是真的提升了效率。

本文部分翻譯自 CT BusinessTravel 中所發表的文章：9 Ways to Make Sure You Have Effective Meetings