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HR 規劃企業內訓好苦惱! 善用 JANDI 蒐集員工需求克服四大痛點

企業通訊協作軟體 JANDI 輔助人資:完整蒐集用人主管、員工的需求,讓培訓制度完整數位化

「員工,是公司的最大資產」,企業希望擁有強大戰力的員工,平時給予的培訓、進修絕對不可少!然而,HR 規劃培訓課程,最常面臨到四大痛點,究竟 JANDI 有哪些功能可以輔助人資,完整蒐集用人主管、員工的需求,讓培訓制度完整數位化。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智


許多企業對外總是會宣稱「員工,是公司的最大資產」。畢竟,扣除求學、退休時間,人生以活到八十歲來看,幾乎有二分之一的時間,是在職場當中度過。更重要的是,我們會從工作當中獲得財富、人脈、成就感,因此職涯發展是相當重要的人生意義。

投入工作三年、五年、十年,每到新的階段或環境,人都會有想持續成長的渴望,企業能否給予適合的舞台發揮,以及在工作過程,持續賦能員工,拓展其他專業技能、學習管理知識,如果能達到此目標,對企業、對員工,絕對是雙贏局面。

不過,要達到此目標,對企業而言,光想「免費」獲得好用的人才,絕對無法招募到有潛力的戰將,勢必要從培訓、晉升、留才等方面進行長期投資。這樣做,才能效仿全球一流企業,擁有持續交棒的人才庫;同時確保企業在市場具備競爭力,在龍頭地位永保不墜。


企業升遷人才、培養接班梯隊,還在「因人設事」?

許多企業在聘用/培訓人才、盤點人才晉升的任務,託付給人資部門。然而,台灣的職場大多是中小企業,尤其很多公司更是「家族企業」,所謂人資主管多由老闆娘身兼。若沒有建立賞罰分明的制度,就會造成要升遷誰、幫誰加薪,最後評比的依據是誰比較會拍馬屁、做表面功夫。

另外,有時在考核績效,計算年初制定的 KPI,有些企業還在用人工手動在考核,這種「因人設事」、「土法煉鋼」的管理制度,早就該淘汰。隨著數位科技的進展,企業更應該藉由數位工具,導入透明化、資訊化制度,進行留才、升遷、甚至培養接班梯隊人選。

尤其是上市櫃公司,針對人資角色重新賦予新職責,必須肩負起「企業知識長」任務,在數位 HR 概念之下,領航企業轉型、創新、以及再造商業流程。目前市面上不乏類似「人資管理平台」雲端工具讓人資可以跨地區,隨時掌握其他據點的用才情況;甚至在招募人才時候,每位候選人資料同步讓人資、用人主管掌握,面試後也能快速確認是否錄取,加速聘用流程。

更重要的是,當人才資料庫全面數位化之後,人資及各部門主管就能定期盤點企業人才庫,針對每位員工歷年職能表現,以數據圖表量化績效,進而從中挑選潛在優秀人才。後續透過激勵計畫、培訓課程,預先培育企業未來的接班團隊。

HR planning / training with JANDI
有些企業還在用人工手動在考核,這種「因人設事」、「土法煉鋼」的管理制度,早就該淘汰。(攝影師:Alex Green,連結:Pexels)

數位 HR 規劃培訓課程,最常面臨四大痛點

當公司的人才到位,下一步 HR 很重要的使命,就是每年針對不同部門、不同階層的員工,設計最適合他們發展的培訓課程或計畫。但是對許多人資來說,一來若沒有培養深厚的商業營運思維;二來與企業組織其他員工互動不足,往往在規劃內訓、領導課程的時候捉襟見肘。根據調查發現,企業人資在安排培訓內容,最常面臨的幾項核心挑戰:

一、培訓內容難因材施教

隨著公司規模化有不同部門、多階層人才,這時候要設計符合最多人需求的內訓課程,就越不容易。例如行銷部門要訓練團隊向心力,這類課程不一定適合單打獨鬥的工程師部門。尤其資源不足的企業,無法開設更多元教材的時候,往往人資只好挑選無傷大雅的「通識」課程,員工學習、進修也只流於表面功夫。

二、片段進修非線性成長

企業內訓第二個痛點,就是課程的編排沒有以「年」來考量,而是依據當下預算,快速找到講師到企業內部,展開為期半天或全天的訓練。講師有時為了將大量知識、技巧在有限時間內交授,許多更深入的知識勢必被壓縮,甚至有些課程必須定期回訓,員工才能真正把知識應用到工作。如果都只是片段式學習,對員工技能的實質幫助其實有限。

三、培訓課程未能持續調整

有些企業會把內訓課程轉變成線上教材,甚至打造網路學習平台,讓不同時期的員工,挑選適合進修的項目。這項立意良善的作法,容易衍生出有些領域的知識沒有因時調整。越來越多創新的商業模式、科技應用變化一日千里,如何持續優化企業內訓內容,也在考驗人資本身是否有持續進修。

四、缺乏衡量成效的機制/工具

培訓課程最後的難題,則是 HR 或用人主管沒有一套判斷標準,確定成員進修後是否真的強化實際能力,甚至有些跨領域綜合能力,可能需要一段時間發酵,才能在工作中展現進修的成果。因此追蹤學習成效是人資最不容易做到位,多半 HR 認為多一事不入少一事,連帶就難以優化組織的育才制度。


運用通訊協作軟體,雙向溝通蒐集員工需求

針對上述挑戰,HR 可透過 JANDI 企業通訊及協作軟體,適度解決相關問題,提供以下作法:

一、開設「企業內訓」專屬議題

人資長要規劃年度內訓課程,除了依循過去方法,如果也想知道各部門 C-level 主管期望培養員工該有的技能,就能先讓總經理、營運長下達此命令,由人資長在  JANDI開設「企業內訓」專屬議題,邀請各部門主管加入討論。

HR planning / training with JANDI
運用通訊協作軟體 JANDI,雙向溝通蒐集員工需求

二、議題內劃分不同主題區分討論項目

人資長可以在議題內針對企業培訓可能討論的項目,規劃出不同子群組,並邀請對應的成員加入。例如在考核內訓成效的群組,就只會有各部門 C-level 主管加入,若是想讓不同部門員工提議課程內容,就可以分別設立不同部門的子群組,邀請對應的部門員工加入。

三、善用投票功能掌握內訓主要問題/需求

在各自討論群組內,人資想進一步了解同仁對內訓課程的想法,或是對目前制度想改進地方,除了運用雲端免費問卷工具,也能搭配 JANDI 的投票功能,例如針對公司不同年資(例如 1~3年、3~10年、10 年以上)的員工,列出一系列不同課程讓他們投票,進而明確知道員工的實際需求,排出課程的優先順序。

四、雲端儲存資料表每年定期追蹤成效

針對內訓績效掌握的需求,人資可以設計各種績效追蹤雲端表單,除了可以與各部門主管共享統論;同時也能把相關表單放在 JANDI 的雲端儲存,定期每季、每半年、每年做各部門員工的學習成效追蹤,甚至排序出員工對哪些講師/課程的評分回饋,進而持續調整課程內容。

新的一年不妨好好善用 JANDI 的功能,優化企業內訓制度,真正實踐「員工,是公司的最大資產」口號!


* JANDI 是集合通訊、協作、雲端整合服務的企業通訊軟體。致力於解決群組混亂、檔案過期、任務指派等問題。至今,有超過 30 萬個企業團隊採用,客戶如大型集團 LG CNS、3M 等全球型百人企業,以及對跨地區、跨部門管理高度需求的在地知名中小企業 plain-me、捷思整合行銷等。歡迎你填寫下方諮詢表單,一起體驗更好的企業溝通協作。

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