iGoods 愛物資導入 JANDI 落實內部明確分工，整體溝通效率優化 60% 以上

採訪撰稿/JANDI 特約編輯 陳薪智

因為參加志工服務，發現物資捐贈「捐錯」、「過剩」問題，陳家銓、邱珮瑜聯手創業 2014 年推動 iGoods 愛物資平台上線，打造華人區第一個運用電商概念建立捐物媒合服務，後續又成立 Yimai 翌賣所，致力將企業次級品重回市場販售。艾谷思享創（以下簡稱 iGoods）共同創辦人暨營運長陳家銓分享 iGoods 的營運模式，就是以愛物資平台為核心，串聯捐贈者及社福機溝，藉由媒合物資數量正確性、品項達交率，翻轉物資捐贈長期遭遇的困境。

他表示：「iGoods 品牌願景是『用物連結彼此，讓愛真實傳遞』，以物爲出發點，進一步打造物品循環生態圈，因此今年我們進行品牌重塑工程、重新定位服務內向，捐物的服務將延伸到物品的改造、交換、以及共享。」伴隨企業規模從兩位成長到現在近十位，以及各種專案同時間執行，iGoods 從兩年前導入 JANDI 大幅改善內部溝通情境。

「創業初期大家習慣用 LINE 溝通，但團隊人數成長到五、六位之後，就發現有企業專用通訊軟體的使用急迫性，導入 JANDI 後對我們在執行、溝通專案，提升非常多效率。我看待 JANDI 不把它視為單純的通訊軟體，而是當成內部管理工具，並且升級 Premium 版本享有更多功能，我們換算投入的預算與獲得的成效，覺得有其付費的價值而且是划算的。」—iGoods 共同創辦人暨營運長 陳家銓

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挑戰及決策

iGoods 提供物資媒合服務，可想而知，光是與社福單位的群組就高達上百個，過去內部夥伴也使用 LINE 討論，卻發現溝通效率亟需改善。陳家銓解釋：「不同業務同仁都在同一個群組，討論過程許多訊息被淹沒，不知道要先回覆哪一位或忘記回覆，甚至在溝通過程，訊息容易彼此『打架』，夥伴常常得不到回應，又要額外私訊一對一詢問，這種狀況越來越嚴重。」

邱珮瑜從網路尋找企業通訊及協作軟體，發現 JANDI 介面清楚、好操作，同時議題功能可明確區分不同業務的討論內容。更重要是，JANDI 解決 iGoods 另一痛點，陳家銓回應，「以前為了讓同仁下班不被干擾，我們額外幫同仁設定另一組 LINE 帳號，用來專門處理公事，但只要有人離開或加入，處理帳號問題反而更麻煩。」看準 JANDI 可快速設定、開通個人帳號，加上多項實用功能，讓 iGoods 決定移轉內部溝通陣地，將工作流程全部移到 JANDI。

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導入過程

iGoods 分享接觸 JANDI 的過程，僅用 1 小時就教完所有操作功能，因為直覺的介面設計，同仁沒有經歷新舊系統轉換的陣痛期，陳家銓說：「當時大家都覺得，哇，原來透過議題區分工作性質，這樣方式輕鬆又好用，而且學習速度非常快。」iGoods 由各部門主管設立議題，藉由分組、分工，邀請同仁加入與自身工作有關的議題；同時額外設定「茶水間」議題，提供大家在工作之餘有一個隨性聊天、關心彼此的園地。

除了根據部門、專案主題設定議題，iGoods 團隊使用 JANDI 還延伸出特別的形式。陳家銓解釋，「如果是大方向討論，我們會在議題上討論，讓大家都能看到溝通的內容、進度，當工作分配後若需要再討論細節，我們會使用私訊功能，集結少數執行者做進一步確認。」代表 iGoods 在 JANDI 落實溝通分層化，運用大議題、子議題、私訊群聊，解決過去在 LINE 各種訊息混雜情況。

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實施成效

團隊整體溝通效率提升 60%，導入 JANDI 不再遺漏任何訊息

過去龐雜訊息全部擠在同一個群組，重要討論事項容易被洗版，不自覺延宕專案進度，陳家銓分享實際情境，「例如討論一張圖片設計，同時有其他話題也在進行，主管很難分類問題，以前可能要花一天時間，才能決定這某事情，但自從用 JANDI 用議題區分專案，訊息不再被淹沒，對我們的整體溝通成效提升 60% 以上，而且再也不會遺漏任何夥伴丟出的訊息。」

管理層清楚掌握每項專案進度，不在辦公室也能做到遠端管理

經常需要在外接洽業務的陳家銓，許多時間不在辦公室，但發現使用 JANDI 後，還是能即時掌握辦公室的狀態，實現遠距管理目標。他解釋，「作為管理者身分，JANDI 可以明確區分我與珮瑜（另一共同創辦人）的分工，具體追蹤各項專案執行到哪個流程，即使不在辦公室，他們只要在議題內提出問題，我在外面一樣能參與討論。導入 JANDI 後很明顯幫助我們，提升各項任務的落實完成度，包含工作進度、同事工作狀況，都能完整掌握。」

設定 JANDI 雲端為臨時資料存放處，運用搜索功快速追溯紀錄

JANDI 完整保留所有對話、檔案，在搜尋欄位輸入關鍵字，還能設定針對訊息、檔案、待辦清單、投票等項目進行搜尋，快速回溯公司發展歷程的重要紀錄。另外 iGoods 把 JANDI 雲端作為執行中專案的臨時存放處。陳家銓解釋，「例如還在設計的圖片，設計師傳到 JANDI 讓大家提出意見討論，等活動或專案結束，我們會把最終檔案移到別的雲端，等於運用兩個雲端分別存取執行中與結案兩種資料。」

發揮「專案管理」思維，工作更專注、思緒不受臨時訊息干擾

工作效率低落的元凶，往往來自過多與自身不相關的訊息轟炸，導致專注度下降、思緒受到干擾。陳家銓藉由 JANDI 培養專案管理思維，上班時先檢查待辦清單，確認那些工作項目屬於緊急且重要，必須優先處理。並且在特定時段查看 JANDI 有哪些議題，自己有被夥伴＠指派，再逐一回覆、解答。也因為工作流程排定優先順序，他回應：「我們再也沒發生，同事有急事卻不敢問的狀況，若想提醒特定夥伴事情，也能私訊對方，讓其他人可以專心在重要的工作。」

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未來計畫

經歷品牌重塑，iGoods 將規劃新的平台、新的服務陸續上線，並且擴大團隊規模，當其他平台正式營運，iGoods 可透過 JANDI區分不同平台的討論空間，如果需要跨部門合作，又能集結特定成員在新議題討論。陳家銓表示：「JANDI 提供我們更好的溝通方式、管理流程，而且大家很願意使用，我們會持續攜手 JANDI，一起傳遞『找回人與物的美好關係』這份信念。」

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