數位工作生活是什麼？工具階段、 思考脈絡、種類分享，三大特性帶你進入雲端工具的數位時代

從三大特性認識雲端工作

這幾個月來陸陸續續在不同的場合分享生產力工作術，很多人都想藉此了解雲端工具，到底該如何落實於自己的生活與工作。

在回答這個問題之前，你可以想想自己在工作上，曾遇過什麼樣的情境問題，舉例而言：常常在跟同事溝通工作時，找不到適當的平台？整理各種筆記的同時，不太清楚何種處理方式會更適當？或是找不到工具彙整思考的脈絡？

不管是工作與生活，你會需要處理各種不同的流程問題，雲端工具的特性便能以三大特色：「協作工具性」、「跨裝置性」和「同步處理性」，幫助你在數位應用的時代，找到一個屬於自己最有效率與效能的工作習慣。

文 / 榮譽成員 鐘于誠

協作工具性

很多工作的情境，都有協作上的需求，就譬如：業務開發名單需要多位業務進行查看，這時共享模式便能幫助你處理協作問題。

跨裝置性

你可能在不同的情境下，使用不同的裝置處理工作事務， Web 與 APP 版的跨裝置特性，可以在移動的過程也能辦公。

同步處理性

工具上的資料隨時同步更新，可讓團隊成員了解更進一步的團隊現況。

三大雲端工具特色，只是揭開你數位雲端辦公的面紗。接下來你可以在本篇文章中了解三大主題：「工具應用三階段」、「工具思考脈絡」和「主題類工具介紹」。

一、使用階段不同，思維邏輯也不同

很多人使用雲端工具的時候，都會想深入了解不同面向的使用形式，不過有些解決方案並不見得適合自己，工具的使用三階段，除了讓你更加掌握應用的歷程以外，還可以藉此找到屬於自己的解決方案，其中分為「使用」、「應用」和「活用」，從這些概念中，來去發想使用形式。

使用階段：運用初始功能完成基礎目的

如果是運用 Google Sheet 這項工具 key 上數字報表，抑或是把 LINE 當作一般性的聊天工具，那也算是初階的使用。

應用階段：運用進階功能達到多項整合

如果能藉由 Google Sheet 的函式功能串連多張表單，抑或是將 LINE 的記事本與投票交互應用解決問題，這就算是中階的應用。

活用階段：運用舊有功能創造創新應用

如果能藉由 Google Sheet 的功能來解決一個新的問題，譬如用 Sheet 來做像素圖案，抑或是透過 LINE 來解決手機照片上傳的問題，這類就算是屬於活用階段。

二、從思考架構出發導入雲端工作

不同的雲端工具，可以解決不同的問題，設計屬於自己的雲端工作術，讓雲端工具不只成為一項工具，而是幫助你加速步調的管理方法，多產業的問題該如何透過多項工具解決呢？從「提出產業問題」、「對應相對工具」、「設計處理流程」和「輔導組織習慣」四項流程開始。

以導入 airtable 做為門市人員排班工具為例。

提出產業問題

羅列一個問題清單，這些問題包含在工作流程上的任何問題。
e.g. 需要一個可以同時紀錄日期、門市人員時薪與排班的工具。

對應相對工具

藉由清單中的問題，找到相對應的工具。
e.g. airtable 同時具備日曆、表格與串連等功能。

設計處理流程

藉由工具當中的功能，設計解決方案。
e.g. 藉由日曆工具鑲嵌門市人員名單，透過函數自動計算薪資與匯款紀錄。

輔導組織習慣

建立組織類型的獎勵制度，輔導組織建立習慣。
e.g. 製作教育訓練手冊養成門市人員值班習慣。

藉由這四項流程，你可以掌握如何將雲端工具應用於工作生活，接下來我們要分享雲端工具的總類有哪些類別，大架構下可分為「企業類的 SaaS 服務」或是「個人用的網路服務」，兩項工具的應用情境截然不同，你可以選擇適合的工具，來處理你認為現在急需解決的問題。

三、企業類工具介紹

課堂上常分享雲端工具的種類，其實就包含了企業在運營項目所需要的功能一樣，共包含了五大階段的工作，從「創意發想、企業協作、文字共筆」、「看板管理、親合圖、甘特圖」、「問卷應用、行銷應用、顧客關係應用、供應鏈應用」、「人資應用、客戶服務、試算表、會計金融」、「雲端儲存硬碟」等，這五類型的工具項目對應了企業營運的各種階段，以下將羅列對應的工具名稱。

通則類工具

Google 系列：Google Form、Doc、Slide、Sheet
看板工具：Trello、Asana
顧客旅程地圖工具：UXPressia
親合圖：Miro
甘特圖：TeamGantt
筆記類：Evernote、Notion、Onenote

管理類工具

會計工具：NexTrek
行銷工具：Mailchimp
人資工具：Mayo
客服工具：intercom、Zendesk
協作類工具：JANDI

個人類工具介紹

財務工具：麻布記帳
Podcast：Soundon、SounndCloud
GTD 工具：Todoist
課程學習：Udemy、Coursera、Hahow、Yotta
蕃茄鐘：瘋狂番茄
圖片管理：Eagle

雲端工具的應用已經開始改變大多數人的工作與生活習慣，你不見得需要全數導入所有工具來影響你的生活，但可以從必須被解決的工作生活問題，一步一步的透過數位工具解決你的不便。

【 JANDI，我們是誰 】
JANDI 是一套集合通訊、協作、雲端整合服務的企業通訊軟體，致力於解決訊息群組混亂、檔案過期、任務指派問題。
喜愛分享雲端工作帶來的效益，希望能和大家一同打造輕鬆合作、快樂工作的團隊氛圍。