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數位工作生活是什麼?工具階段、 思考脈絡、種類分享,三大特性帶你進入雲端工具的數位時代

如何藉由雲端敏捷特性,開啟數位工作生活

從三大特性認識雲端工作

這幾個月來陸陸續續在不同的場合分享生產力工作術,很多人都想藉此了解雲端工具,到底該如何落實於自己的生活與工作。

在回答這個問題之前,你可以想想自己在工作上,曾遇過什麼樣的情境問題,舉例而言:常常在跟同事溝通工作時,找不到適當的平台?整理各種筆記的同時,不太清楚何種處理方式會更適當?或是找不到工具彙整思考的脈絡?

不管是工作與生活,你會需要處理各種不同的流程問題,雲端工具的特性便能以三大特色:「協作工具性」、「跨裝置性」和「同步處理性」,幫助你在數位應用的時代,找到一個屬於自己最有效率與效能的工作習慣。

文 / 榮譽成員 鐘于誠


協作工具性

很多工作的情境,都有協作上的需求,就譬如:業務開發名單需要多位業務進行查看,這時共享模式便能幫助你處理協作問題。

跨裝置性

你可能在不同的情境下,使用不同的裝置處理工作事務, Web 與 APP 版的跨裝置特性,可以在移動的過程也能辦公。

同步處理性

工具上的資料隨時同步更新,可讓團隊成員了解更進一步的團隊現況。

三大雲端工具特色,只是揭開你數位雲端辦公的面紗。接下來你可以在本篇文章中了解三大主題:「工具應用三階段」、「工具思考脈絡」和「主題類工具介紹」。


一、使用階段不同,思維邏輯也不同

很多人使用雲端工具的時候,都會想深入了解不同面向的使用形式,不過有些解決方案並不見得適合自己,工具的使用三階段,除了讓你更加掌握應用的歷程以外,還可以藉此找到屬於自己的解決方案,其中分為「使用」、「應用」和「活用」,從這些概念中,來去發想使用形式。

Google Sheet 與 LINE 不同階段的思維

使用階段:運用初始功能完成基礎目的

如果是運用 Google Sheet 這項工具 key 上數字報表,抑或是把 LINE 當作一般性的聊天工具,那也算是初階的使用。

應用階段:運用進階功能達到多項整合

如果能藉由 Google Sheet 的函式功能串連多張表單,抑或是將 LINE 的記事本與投票交互應用解決問題,這就算是中階的應用。

活用階段:運用舊有功能創造創新應用

如果能藉由 Google Sheet 的功能來解決一個新的問題,譬如用 Sheet 來做像素圖案,抑或是透過 LINE 來解決手機照片上傳的問題,這類就算是屬於活用階段。

 

Google Sheet & LINE 應用
藉由 Google Sheet 格點做圖 & 藉由 LINE 下載圖檔至電腦

工具永遠會推陳出新,走在科技的浪潮之中,了解一項工具該怎麼應用,不如隨時具備應用工具的思考模式,檢視工具的使用階段,你也可以得心應手的將小工具發揮大影響。

二、從思考架構出發導入雲端工作

不同的雲端工具,可以解決不同的問題,設計屬於自己的雲端工作術,讓雲端工具不只成為一項工具,而是幫助你加速步調的管理方法,多產業的問題該如何透過多項工具解決呢?從「提出產業問題」、「對應相對工具」、「設計處理流程」和「輔導組織習慣」四項流程開始。

以導入 airtable 做為門市人員排班工具為例。

提出產業問題

羅列一個問題清單,這些問題包含在工作流程上的任何問題。
e.g. 需要一個可以同時紀錄日期、門市人員時薪與排班的工具。

對應相對工具

藉由清單中的問題,找到相對應的工具。
e.g. airtable 同時具備日曆、表格與串連等功能。

Airtable 五種模式應用
Airtable 五種模式應用

設計處理流程

藉由工具當中的功能,設計解決方案。
e.g. 藉由日曆工具鑲嵌門市人員名單,透過函數自動計算薪資與匯款紀錄。

 

藉由卡片記錄排班人員(Airtable 為例)
藉由卡片記錄排班人員

輔導組織習慣

建立組織類型的獎勵制度,輔導組織建立習慣。
e.g. 製作教育訓練手冊養成門市人員值班習慣。

藉由這四項流程,你可以掌握如何將雲端工具應用於工作生活,接下來我們要分享雲端工具的總類有哪些類別,大架構下可分為「企業類的 SaaS 服務」或是「個人用的網路服務」,兩項工具的應用情境截然不同,你可以選擇適合的工具,來處理你認為現在急需解決的問題。


三、企業類工具介紹

課堂上常分享雲端工具的種類,其實就包含了企業在運營項目所需要的功能一樣,共包含了五大階段的工作,從「創意發想、企業協作、文字共筆」、「看板管理、親合圖、甘特圖」、「問卷應用、行銷應用、顧客關係應用、供應鏈應用」、「人資應用、客戶服務、試算表、會計金融」、「雲端儲存硬碟」等,這五類型的工具項目對應了企業營運的各種階段,以下將羅列對應的工具名稱。

通則類工具

Google 系列:Google Form、Doc、Slide、Sheet
看板工具:Trello、Asana
顧客旅程地圖工具:UXPressia
親合圖:Miro
甘特圖:TeamGantt
筆記類:Evernote、Notion、Onenote

管理類工具

會計工具:NexTrek
行銷工具:Mailchimp
人資工具:Mayo
客服工具:intercom、Zendesk
協作類工具:JANDI

個人類工具介紹

財務工具:麻布記帳
Podcast:Soundon、SounndCloud
GTD 工具:Todoist
課程學習:Udemy、Coursera、Hahow、Yotta
蕃茄鐘:瘋狂番茄
圖片管理:Eagle

雲端工具的應用已經開始改變大多數人的工作與生活習慣,你不見得需要全數導入所有工具來影響你的生活,但可以從必須被解決的工作生活問題,一步一步的透過數位工具解決你的不便。

JANDI,我們是誰
JANDI 是一套集合通訊、協作、雲端整合服務的企業通訊軟體,致力於解決訊息群組混亂、檔案過期、任務指派問題。
喜愛分享雲端工作帶來的效益,希望能和大家一同打造輕鬆合作、快樂工作的團隊氛圍。
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