>

如何改善冗長的每日例行會議?改良版的站立會議,讓開會有效又快速!

看了很多會議技巧,卻還是對例行會議抱著恐懼?提供我們公司的每日 15 分鐘的匯報會議技巧與方法給你!

前言

閱讀時間:150-200 秒

那些有說跟沒有說的會議技巧?

過去看了網路上很多「會議技巧」的文章,但發現真正能運用上的沒幾篇,大多數都會跟你講:

「防止主席先發表意見,以免大家不敢講只會點頭。」
「不要找不適合的人來開會。」
「避免會議時間冗長。」

如果你看完這三項的反應是,點點頭認同。那我真的會晃晃頭喊著:「天啊,這些不是廢話嗎?」

*廢話不是指「本來就這樣」,而是「沒有前提條件下」,這些根本不能成立。

  1. 其實是公司沒給員工足夠安全感發言,問題不是誰先發言
  2. 那是會議目標沒訂清楚,所以不知道該找誰,那開幹嘛
  3. 端看「會議類型」。

其實這就跟「簡報上的文字就要少」一樣荒謬,或者「簡報就是要說故事」一樣扯蛋。有些簡報上的字就是不能少,例如法規、專利、重要資訊;有些簡報要再短時間內呈現重點,說故事是一種情況,而非一個定律。


回到「會議」,大致上分成三種:

  1. 發想點子的規劃型會議
  2. 進行決策的評估型會議
  3. 頻繁例行的匯報型會議

前兩種的會議時間一定會長,但第三種「匯報型」會議,因為是最為頻繁的會議,如果沒有好的方法,很容易成為公司團隊中最消耗精力,最浪費時間的例行公事。

因此,這次來跟大家聊聊我們公司的「十五分鐘匯報型會議」的進行方式。


情境故事:我的匯報會議如何 15 分鐘內結束?

還記得有一次再跟朋友聚餐,大家聊的正起勁時,我的手錶突然震動起來,提醒我現在 20:50 了。恩,是個每日會議的時間了。

「抱歉,我們公司要開個每日匯報會議,晚點回來!」—我跟朋友們說聲,然後走到一旁拿著手機帶起耳機

先打開手機,用 Airtable 查看今天公司同事的任務執行狀況,對於大家撰寫的任務,補上自己的看法或建議。

21:00 群組語音撥來

每個人針對今天自己執行的任務,用簡短的方式陳述,「與他人相關的事情」,並回應其他人的文字留言(也與他人相關)。

一輪結束後,老闆會依序問大家是否有任何要補充或者臨時動議?若沒有今天的匯報會議就此結束,想留下來聊天的可以留著,其他人則去修改自己的任務紀錄,讓後續方便追蹤,每日的匯報會議就此結束,會議時間大約是 10 — 15分鐘。

「哦嗨!我結束了」
「天阿,你們公司的開會也開太快,是怎麼開的!」— 結果朋友們反而對我們公司的會議好奇起來了。


改良版的站立會議(Stand-Up Meeting)

每日站立會議是指每天早上舉行的短期會議。該活動起源於 1990 年代興起的敏捷開發(Agile Development)。站立會議一般用時五到十五分鐘,有時候也稱為站立的早晨點名或每日例會。

在會議上,每個團隊成員需要回答三個問題:今天你完成了那些工作?明天你打算做什麼?你的任務有遇到什麼困難嗎?

密蘇里大學商學院的研究指出,坐著開會雖然舒適,但也可能讓與會者忽略時間的流逝、拖慢會議效率,平均比站著開會多用上 34% 的時間;而且,坐著開會所得到的決策品質,和站著開會相差無幾。

搭配 Airtable 作為會議記錄

會議之前,我們會用文字描述今天自己做了哪些事情,記錄在 Airtable 上(一個極其智慧的試算表):

如果說 Google Sheet 是試算表中的 Nokia,Airtable 就是試算表中的 iPhone。
如果說 Google Sheet 是試算表中的 Nokia,Airtable 就是試算表中的 iPhone。

Q:「為什麼要有文字紀錄?」

第一是練習寫出任務,用簡短的方式陳述,並讓其他成員能在會議前「先行閱讀」,才不會會議當下第一次聽到,還來不及反應與思考,只能猛點頭,後來發現不對又要重開會議?(瘋了不成,時間很寶貴的。)

另外,會議當下講的都是要「與他人有關」的事,這才是「會議」的本質,其他與他人無關的任務,請大家自行閱讀即可。(如果其他同仁在你的任務卡內有回應,就表示這任務「與他人有關」,那麼你在會議時就能回應一下)

會議當下切換檢視:日曆檢視

一目瞭然今天,昨天,與這週發生了什麼事情,讓我們能了解任務與工作的進展與發展。除了明顯改善了一篇一篇冗長的會議記錄(Word 或者雲端文件的會議紀錄)之外,更重要的是,讓我們以時間軸的方式,去了解任務的進展與變化。

這是電腦版的 Airtable,它也有手機版的 APP。
這是電腦版的 Airtable,它也有手機版的 APP。

【祕技】改良版的匯報會議流程與技巧

我認為站立不是重點,如何讓「匯報有效」、快速,讓參與人員認為「跟我有關」,甚至能「有效追蹤」才是匯報會議的重點。

我們公司的匯報會議是「週間的 21:00」
因為是我們有遠距員工,就像筆者;第二是這時間大家通常已經把今日任務告一段落,再以匯報會議作為收尾,沒做完的就明天繼續,遇到困難也能在會議上尋求協助。相對於早上開會,任務都還沒執行,所以比起討論昨天的任務,我們更傾向去檢視今日執行的任務。(語音會議完後,如果有空的人還能繼續閒聊個,因為深夜適合談心嘛!)
  1. 執行任務當下就先撰寫任務卡(以免忘記寫,會議前才在趕),會議前 10 分鐘,上 Airtable 查看大家的任務,有問題或不懂的就留言。
  2. 21:00:進入群組語音通話,記得沒發言的人要關麥克風,給講話的人良好的發言環境。每人依序回報,記得「講與他人相關的事」,只跟自己有關的事情,留給他人自行閱讀,無須多講。
  3. 匯報完畢,主持人(通常是老闆,或者也能輪替)依序詢問是否有臨時動議,沒有的話就散會。會後,修改自己的任務卡(如果有需要增添什麼的話)

平均會議時間:10–15分鐘


後記:站立的本質是什麼?

由於我們有部分員工是遠距離,無法站立面對面,所以讓我重新思考「站立會議」的本質是什麼?

我認為是「專注」。

所以我提議使用 Airtable 而不是用一般的雲端文件工具(Google Doc、 Dropbox Paper,別談 Word 了…無法即時同步又有版本控制問題),運用它「卡片」「日曆檢視」特性,提升了事前閱讀與會議紀錄與追蹤的效能,因此達到「站立」的效果——因為大家能在會議前先行閱讀過,了解今日的任務狀況,以及自己能提供什麼協助。

專注,不光光只是「站立」這個動作,而是用良好的流程,提昇大家的速度感、事前準備與事後追蹤效率。

You might also like

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More

%d bloggers like this: