如何改善冗長的每日例行會議？改良版的站立會議，讓開會有效又快速！

前言

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那些有說跟沒有說的會議技巧？

過去看了網路上很多「會議技巧」的文章，但發現真正能運用上的沒幾篇，大多數都會跟你講：

「防止主席先發表意見，以免大家不敢講只會點頭。」
「不要找不適合的人來開會。」
「避免會議時間冗長。」

如果你看完這三項的反應是，點點頭認同。那我真的會晃晃頭喊著：「天啊，這些不是廢話嗎？」

*廢話不是指「本來就這樣」，而是「沒有前提條件下」，這些根本不能成立。

1. 其實是公司沒給員工足夠安全感發言，問題不是誰先發言
2. 那是會議目標沒訂清楚，所以不知道該找誰，那開幹嘛
3. 端看「會議類型」。

其實這就跟「簡報上的文字就要少」一樣荒謬，或者「簡報就是要說故事」一樣扯蛋。有些簡報上的字就是不能少，例如法規、專利、重要資訊；有些簡報要再短時間內呈現重點，說故事是一種情況，而非一個定律。

回到「會議」，大致上分成三種：

1. 發想點子的規劃型會議
2. 進行決策的評估型會議
3. 頻繁例行的匯報型會議

前兩種的會議時間一定會長，但第三種「匯報型」會議，因為是最為頻繁的會議，如果沒有好的方法，很容易成為公司團隊中最消耗精力，最浪費時間的例行公事。

因此，這次來跟大家聊聊我們公司的「十五分鐘匯報型會議」的進行方式。

情境故事：我的匯報會議如何 15 分鐘內結束？

還記得有一次再跟朋友聚餐，大家聊的正起勁時，我的手錶突然震動起來，提醒我現在 20:50 了。恩，是個每日會議的時間了。

「抱歉，我們公司要開個每日匯報會議，晚點回來！」—我跟朋友們說聲，然後走到一旁拿著手機帶起耳機

先打開手機，用 Airtable 查看今天公司同事的任務執行狀況，對於大家撰寫的任務，補上自己的看法或建議。

21:00 群組語音撥來

每個人針對今天自己執行的任務，用簡短的方式陳述，「與他人相關的事情」，並回應其他人的文字留言（也與他人相關）。

一輪結束後，老闆會依序問大家是否有任何要補充或者臨時動議？若沒有今天的匯報會議就此結束，想留下來聊天的可以留著，其他人則去修改自己的任務紀錄，讓後續方便追蹤，每日的匯報會議就此結束，會議時間大約是 10 — 15分鐘。

「哦嗨！我結束了」
「天阿，你們公司的開會也開太快，是怎麼開的！」— 結果朋友們反而對我們公司的會議好奇起來了。

改良版的站立會議（Stand-Up Meeting）

每日站立會議是指每天早上舉行的短期會議。該活動起源於 1990 年代興起的敏捷開發（Agile Development）。站立會議一般用時五到十五分鐘，有時候也稱為站立的早晨點名或每日例會。

在會議上，每個團隊成員需要回答三個問題：今天你完成了那些工作？明天你打算做什麼？你的任務有遇到什麼困難嗎？

密蘇里大學商學院的研究指出，坐著開會雖然舒適，但也可能讓與會者忽略時間的流逝、拖慢會議效率，平均比站著開會多用上 34% 的時間
；而且，坐著開會所得到的決策品質，和站著開會相差無幾。

搭配 Airtable 作為會議記錄

會議之前，我們會用文字描述今天自己做了哪些事情，記錄在 Airtable 上（一個極其智慧的試算表）：

Ｑ：「為什麼要有文字紀錄？」

第一是練習寫出任務，用簡短的方式陳述，並讓其他成員能在會議前「先行閱讀」，才不會會議當下第一次聽到，還來不及反應與思考，只能猛點頭，後來發現不對又要重開會議？（瘋了不成，時間很寶貴的。）

另外，會議當下講的都是要「與他人有關」的事，這才是「會議」的本質，其他與他人無關的任務，請大家自行閱讀即可。（如果其他同仁在你的任務卡內有回應，就表示這任務「與他人有關」，那麼你在會議時就能回應一下）

會議當下切換檢視：日曆檢視

一目瞭然今天，昨天，與這週發生了什麼事情，讓我們能了解任務與工作的進展與發展。除了明顯改善了一篇一篇冗長的會議記錄（Word 或者雲端文件的會議紀錄）之外，更重要的是，讓我們以時間軸的方式，去了解任務的進展與變化。

【祕技】改良版的匯報會議流程與技巧

我認為站立不是重點，如何讓「匯報有效」、快速，讓參與人員認為「跟我有關」，甚至能「有效追蹤」才是匯報會議的重點。

我們公司的匯報會議是「週間的 21:00」
因為是我們有遠距員工，就像筆者；第二是這時間大家通常已經把今日任務告一段落，再以匯報會議作為收尾，沒做完的就明天繼續，遇到困難也能在會議上尋求協助。相對於早上開會，任務都還沒執行，所以比起討論昨天的任務，我們更傾向去檢視今日執行的任務。（語音會議完後，如果有空的人還能繼續閒聊個，因為深夜適合談心嘛！）

1. 執行任務當下就先撰寫任務卡（以免忘記寫，會議前才在趕），會議前 10 分鐘，上 Airtable 查看大家的任務，有問題或不懂的就留言。
2. 21:00：進入群組語音通話，記得沒發言的人要關麥克風，給講話的人良好的發言環境。每人依序回報，記得「講與他人相關的事」，只跟自己有關的事情，留給他人自行閱讀，無須多講。
3. 匯報完畢，主持人（通常是老闆，或者也能輪替）依序詢問是否有臨時動議，沒有的話就散會。會後，修改自己的任務卡（如果有需要增添什麼的話）

平均會議時間：10–15分鐘

後記：站立的本質是什麼？

由於我們有部分員工是遠距離，無法站立面對面，所以讓我重新思考「站立會議」的本質是什麼？

我認為是「專注」。

所以我提議使用 Airtable 而不是用一般的雲端文件工具（Google Doc、 Dropbox Paper，別談 Word 了…無法即時同步又有版本控制問題），運用它「卡片」與「日曆檢視」特性，提升了事前閱讀與會議紀錄與追蹤的效能，因此達到「站立」的效果——因為大家能在會議前先行閱讀過，了解今日的任務狀況，以及自己能提供什麼協助。

專注，不光光只是「站立」這個動作，而是用良好的流程，提昇大家的速度感、事前準備與事後追蹤效率。