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同樣都是協作軟體,Slack 和 JANDI 究竟有什麼差別?

從介面、群組管理、檔案管理來比較 Slack 與 JANDI;從團隊性質、過去經驗、軟體服務提供選擇的建議

文 / JANDI 特約編輯 林琬庭

在不與同事見面的情況下要順暢溝通,除了掌握訊息的情緒外,合適的團隊協作工具也是重要關鍵,全球疫情肆虐至今,許多人嘗試到人生首次的遠端辦公,團隊遠端工作已然成為顯學。

雖然台灣多數企業仍維持使用原本的私人通訊軟體工作,但也有許多公司嘗試使用如 Slack、JANDI、Teams 等團隊通訊軟體,若你至今仍猶豫不決要使用哪一款工具,這篇文章會先帶你了解 Slack 和 JANDI 的差別,初步了解其中差異做出合適的選擇。

開發背景:矽谷新創 v.s. 亞洲使用者體驗

Slack 2014 年發源自矽谷,以服務北美新創和開發者社群出發,能夠自由串接各項軟體且功能龐雜,過去維持著全英文的介面,在今年終於邁向中文化。

JANDI 由韓國開發,以研究亞洲使用者體驗出發,並以任務為導向,串接起軟體內的每一項討論。由於鎖定亞洲市場,甫推出便擁有繁體中文版本,並設立台灣分公司服務在地使用者。

由於開發背景不同,軟體的使用者輪廓也大不相同

起源於矽谷的 Slack ,為因應大量的工程與設計專案而時常需要使用各項軟體,於是發開了串連功能,從機器人、專案、文書、生產力、視訊工具等工具均能串進軟體內,是 Slack 最核心的特色。

企業通訊 Slack 和 JANDI
Slack 擁有各式各樣可串接的軟體

但若非工程背景新創團隊,大多數串接工具無用武之地;甚至直到今年以前,Slack 都還是全英文介面,對於一般中小企業來說,上手的學習成本過高:試想在一般傳產中,要請年長者使用全英文軟體非常困難,造成導入難度過高而失敗。

相反的, JANDI 擁有全中文介面以及台灣在地的企業教育訓練,能夠加速團隊上手的時間,而 JANDI 也擁有內部串連的功能,經由調查使用者習慣,精選如 Google 日曆、Trello、GitHub、RSS 等中小企業較常用到的軟體,切中使用目標,減少摸索時間。

企業通訊 Slack 和 JANDI
JANDI 精選中小企業必備軟體,讓使用者無縫接軌

簡單來說,Slack 是一個全新的團隊工作軟體,而 JANDI 更像是我們平常慣用的 LINE

也許你會疑問,我們不是在比較 slack 和 JANDI,為什麼又突然提到 LINE 呢?

如我們前面所説,企業要成功導入新的團隊工具,整個團隊的成員必須能在短時間快速熟悉介面,比起相對複雜的 Slack ,JANDI 的介面與台灣人最常使用的私人通訊軟體 LINE 十分相似,功能區也符合一般使用情境,團隊在已熟悉 LINE 的情況下,能夠更快上手 JANDI。

接下來我們將會一一介紹功能差別,好奇兩個軟體差異的朋友,跟著文章一起看下去吧!

1.介面

初看到 slack 介面的朋友,一定會疑惑:「看起來很簡單,說好的複雜功能呢?」

企業通訊 Slack 和 JANDI
Slack 的介面:畫面整潔

正由於 Slack 為了維持介面的整潔,將許多功能按鈕一層一層收攏,因此必須試著將所有收合的區域全部打開、或是嘗試按下右鍵,才能夠找到你要的功能。

企業通訊 Slack 和 JANDI
Slack 許多隱藏的功能,需要自己摸索開啟

另外,由於今年才逐漸中文化,有部分使用者仍會看到簡體字的畫面。

企業通訊 Slack 和 JANDI
Slack 於 2021 推出中文介面版本,仍有部分文字為簡體字

而 JANDI 則沒有語言上的困擾,是全繁體中文的介面,台灣的使用者可以無痛上手。

企業通訊 Slack 和 JANDI
JANDI 在台灣有專門的團隊,協助優化中文的介面

台灣使用者最熟悉的感覺

在聊天室中,JANDI 和 Slack 雖然同樣以時間順序排列,但 JANDI 的訊息顯示方式一則一則的方式更趨近於 LINE,同時幾乎將所有功能擺在介面上(如右側的功能列),沒有層層疊疊按鈕,讓人一目瞭然功能的位置,減少學習使用軟體的時間。我們前面提到 JANDI 深受中小企業喜愛,其中之一的原因便是「直覺」與「簡單」的介面設計


2.群組管理

Slack 與 JANDI 都能夠開設不同的聊天群組,在 Slack 稱為「頻道」、JANDI 裡則稱為「議題」,兩者的概念相同,位置都在介面左邊的區域,能將所有事情細分在不同的群組裡討論。

Slack 左側頻道介面:
企業通訊 Slack 和 JANDI

JANDI 左側的議題:

企業通訊 Slack 和 JANDI
JANDI 左側的議題群組,可以協助依照部門、地區、專案等類別,進行分流討論

 

在團隊通訊軟體中,通常所有成員都能隨意進出不同群組(依開群組者的隱私設定而異),解決在私人通訊軟體裡所有事情在同一個群組裡討論、或是同一個專案開了不同群組而造成訊息不流通。

整理你的群組

我們將許多事情分開討論後,同時也產生大量的群組,能夠再進一步整理這些群組,就是團隊協作軟體的厲害之處了。

Slack 能使用「自訂區域」來整理頻道,舉例來說,若一次加入了「網路媒體組」、「行銷創意組」、「廣告投放組」等群組,便可以自訂一個區域叫做「行銷部門」,將群組都收納進自訂區裡。

企業通訊 Slack 和 JANDI
Slack 可以透過自訂區來收納不同頻道

但目前「自訂區域」的功能僅限於付費版,免費版則無法使用。

而 JANDI 在免費版就能使用此功能。JANDI 能夠自由增加「議題資料夾」,把群組拖曳至資料夾裡,就像我們在電腦上增加資料夾整理檔案一樣簡單。

企業通訊 Slack 和 JANDI
JANDI 在面費版就能建立「議題資料夾」,就像我們在電腦上增加資料夾整理檔案一樣簡單

以剛剛 Slack 的例子為例:「網路媒體組」、「行銷創意組」、「廣告投放組」,通通能歸類在「行銷宣傳」的資料夾裡,根據自己的喜好分類,還可以按照部門類別、專案類別、人員分類、或是對自己重要或不重要的群組都能分類收納,讓自己擁有乾淨直覺、且適合自己的工作版面。


3.檔案管理

同時傳送多種檔案

團隊在專案執行的過程中,一定會有大量檔案來回傳送確認。一般私人通訊軟體一則訊息僅能傳一種檔案,而團隊通訊軟體則能一次大量傳送不同檔案,以文件來說,便能同時傳送 word 檔與 PDF 檔,十分方便。

Slack 並排顯示所有檔案:

企業通訊 Slack 和 JANDI
Slack 可以一次批量上傳檔案

 

JANDI 垂直排列所有檔案:

企業通訊 Slack 和 JANDI
JANDI 可以一次批量上傳檔案

然而,花最多時間的其實是「找到檔案」

一次能傳送多種檔案,意味著在群組中會出現各式各樣的檔案,隨著時間拉長、訊息變多,如果沒有好的檔案管理方式,之後若要回頭找尋,檔案找不到、過期的慘案層出不窮,還要請對方再傳一次,非常浪費時間。

Slack 的搜尋方式是利用上方的搜尋 bar,藉由輸入一些指示,如「訊息」、「檔案」等關鍵字,來篩選與尋找資訊。或是你也可以點進「檔案瀏覽器」來進行篩選。

企業通訊 Slack 和 JANDI
可以利用搜尋 bar,在 Slack 中快速找到檔案

JANDI :讓你 10 秒找到三年前的檔案

JANDI 的檔案搜尋則更為直觀。以「快速尋找」為出發點設計, 內建多個篩選器,能夠精準地從「上傳者」、「檔案類型」、「上傳時間」等進行篩選篩選器篩選條件,比起按照時間順序拚命往下滑來尋找, JANDI 提供了最有效率的做法。

企業通訊 Slack 和 JANDI
JANDI 能夠透過不同篩選器搜尋檔案,精準高效

需要找到三年前簽下的合約?沒問題, 只要記得「是誰傳的」或是「上傳時間」其中一個要素,篩選器就能幫你快速篩選出符合的檔案,檔案管理快速又輕鬆!


4. 訊息串:聚焦討論的幫手

而在訊息回覆的部分,Slack 和 JANDI 都能在一則訊息下面開啟討論串,如同自成一篇 Facebook 貼文,大家能夠在下面隨意留言。

企業通訊 Slack 和 JANDI
Slack 的討論串

而 JANDI 除了能在訊息底下開啟討論串,也能針對單一檔案討論,例如要討論修改合約內容,比起你一言我一語,容易造成聊天室單一事情的訊息大量洗版,JANDI 能讓針對合約的留言全部收攏在「合約檔案」底下,幫助聚焦討論。

企業通訊 Slack 和 JANDI
JANDI 的討論串

5. 其他 JANDI 專為亞洲設計的功能

待辦清單 (免費版本功能)

比起只能用文字指派任務,常常造成資訊不完成(例如忘記說明到期日)。JANDI 為用戶設計簡易的待辦清單,可以快速的設定任務最重要的三元素「任務內容、負責人、到期日」,也會自動地進行未完成與完成提醒。讓專案的負責人以及主管,可以快速的掌握任務的進度。

企業通訊 Slack 和 JANDI
JANDI 的待辦清單:可以清楚看任務的內容、負責人與時間;另外,還能利用日曆方式檢視(如右圖)

JANDI Drive (免費版本功能)

JANDI 本身還內建雲端硬碟,也就是說你不需要再額外添購雲端硬碟,就可以在 JANDI 中進行檔案的存放。需要討論時,還可以直接將檔案連至討論議題,不需額外再從其他地方匯入。

企業通訊 Slack 和 JANDI
JANDI Drive 為 JANDI 內建的雲端硬碟,可以協助企業直接在協作軟體中存放檔案

已讀未讀管理 (付費版本功能)

針對訊息管理的部分,LINE 的「已讀」是台灣使用者最熟悉的場景,而 JANDI 除了也擁有已讀功能外,還多加了「未讀」選項,並且能夠顯示哪位成員已讀或未讀(此功能僅限於付費版),清楚掌握了解團隊成員對資訊掌握的狀況。

企業通訊 Slack 和 JANDI
JANDI 同樣設有已讀功能,付費版更能了解成員讀取訊息的狀況

記事板功能(付費版本功能)

除了如同 LINE 的討論形式外,JANDI 還有一個「記事板」的功能,方便企業進行重要事項的佈達、以及搜集各部門的回報。記事板的介面如同大家所熟知的「Facebook 貼文」,較沒有訊息洗版的問題,可以清楚的進行公告、也能快速搜集回報、有些用戶甚至拿來紀錄客服常見問題。

企業通訊 Slack 和 JANDI
JANDI 記事板:途中示範兩種用法,左側為公告;右側為回收各部門意見

最後來看看 Slack 和 JANDI 的比較吧!

企業通訊 Slack 和 JANDI
企業通訊 Slack 和 JANDI 的比較表格

總結來説,Slack 與 JANDI 均是團隊協作工具的翹楚,若真的無法抉擇自己的團隊該使用哪個軟體,這邊也提供幾個面向供參考:

一、團隊的性質

你是需要串連大量工具軟體的工程團隊嗎?或是只需要簡單文書、雲端軟體的一般企業呢?若是前者,也許可以嘗試使用 Slack;若是後者,JANDI 絕對綽綽有餘、甚至超乎你的期待。

二、團隊成員過去的背景經驗

團隊成員過去是來自網路新創、能夠隨時接受變化、還是中規中距的一般公司行號呢?這個軟體對成員們來說,學習成本是否過高,也是考量的重點。

三、若使用上遇到問題,有客服可以協助嗎?

從未用過的軟體,剛開始使用時一定會遇到問題,在這個情況下,有官方人員可以即時協助處理嗎?
Slack 目前在台灣尚無即時客服人員,僅能透過官網的幫助中心詢問問題。

企業通訊 Slack 和 JANDI
Slack 官網幫助中心的「聯絡我們」畫面

JANDI 則從 2014 年起設立台灣分公司,加深 JANDI 融入在地,無論企業需要教育訓練,或是使用者遇到操作問題,均有專業人員能協助處理。打開 JANDI 的介面,就能傳送訊息給客服,得到客服人員即時的回覆。

企業通訊 Slack 和 JANDI
從 JANDI 軟體內,就能開啟與客服人員的對話

選擇合適的工具,為你的團隊更上一層樓

「如果可以簡單,誰想要複雜?」

這句話大家都懂,卻有許多人在抉擇時,走向了複雜的選擇。

團隊改用企業通訊軟體,必然使成員們過往熟悉的模式重新來過,在這個情形下,如何用相對簡單的方式,以最低成本促成煥然一新的團隊溝通,需要更謹慎的評估抉擇。

無論如何,下定決心捨棄掉 LINE ,開始考慮使用 Slack 或 JANDI,都為團隊高效合作邁出重要的一步,一起享受輕鬆合作,快樂工作的生活吧!


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