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別用「LOL、嗯嗯」!想用 Line 群組 討論公事,沒有訂好規則是不可能的

好的溝通,是團隊合作不可忽視的基礎;懂得使用比 Line 群組更好的方法,更是商務人士的成功基石

用 Line 群組討論公事已成普遍趨勢,然而你了解什麼才是「好的傳訊習慣」嗎?從 BBC 的角度來看,有制度工作溝通的第一課,要問自己三件事情:什麼時候用訊息溝通?溝通的內容、格式是什麼?以及頻率為何?好的溝通,是團隊合作不可忽視的基礎;懂得使用企業的溝通方法,更是商務人士的成功基石。


使用即時通訊的文字訊息溝通,已成為商務環境中最受歡迎的方式之一,且已不再被認為是不合宜的工具。

美國加州眾議員 Dan Logue 每一天幾乎都是從讀取訊息開始。文字訊息,是他和助理通知行程的方式,助理每一天都會更新接下來的行程。

等等!你以為 Logue 是行動裝置世代的「科技達人」,所以才會頻繁使用即時通訊?其實,Logue 已經 62 歲了,生活在不太科技的北加州,幾乎所有人都認為 Logue 是位比較老派的人。

使用即時通訊不分年齡、族群或性別。圖片來源:stocksnap.io
使用即時通訊不分年齡、族群或性別。圖片來源:stocksnap.io

Logue 在接受訪問時提到:「即時通訊不是我原本常使用的溝通方式。通常,我會用握手、面對面談話。」然而在2008年,也就是 Logue 首次被選為州議員後。他發現,執行團隊中多數年輕成員們,使用即時通訊向自己聯繫。雖然一開始難免感到排斥,但是比電話通話簡單、比電子郵件快速的特性,使 Logue 喜歡上利用訊息溝通。「這是同時進行多重工作時,很好用的工具。」 Logue 補充說明。

文字即時通訊的演變

文字訊息約十年前興起於歐洲。比起美國,當時歐洲手機通話的費用較高,所以文字訊息很快成為商務與政治環境中的常用溝通工具。

像是德國總理 Angela Merkel 常被記者拍到正在傳訊息, Merkel 也曾在電視受訪中,說她不用語音信箱,因為聽取語音留言太耗時間。Merkel 相信,文字訊息是與工作團隊溝通最有效率的方式。

前歐盟競爭事務執行委員 Joaquin Almunia 在紐約時報的訪問中也表示:文字訊息是持續保持暢通的溝通管道。深愛訊息溝通的企業家,還包含了 Google 執行長 Eric Schmidt 等等。

鏡頭轉到美國。

作為專業上的溝通工具,美國使用文字訊息的起步較歐洲晚。不過在很短時間內,即時通訊就成為商務環境中最受歡迎的方式之一,而且被廣泛認為是適合辦公的工具。根據美國無線產業協會 2012 年的統計,光在美國境內傳送與接收的簡訊就高達 2.19 兆則。同年,時代雜誌的問卷調查也發現:高達三分之一的美國人偏好使用文字訊息,而非使用手機通話。

Line 群組 很多人用,然後呢?

不過,使用即時通訊也產生一些新問題,包含溝通缺乏持久性和使用規範。

辦公室專家 Sennings 說:文字訊息在工作場合中越來越被接受,企業需要開始制訂某些規範,例如:如何傳訊息、何時傳訊息。

許多企業不喜歡員工在工作時,傳送私人訊息;或禁止員工開車時傳訊息。除了基本的規則之外,鮮少有公司制訂訊息中於該有什麼的規範。

普遍來說,台灣企業很少制定詳細的規則,因此在工作中使用 Line 群組,難免造成許多管理漏洞。

即時訊息夾雜工作與私事,管理防不勝防

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每個人對於訊息的要求不同,難以放諸四海皆準。但我們建議可以從以下幾點開始:

1. 時間

比方說,剛剛那位美國眾議員 Logue ,他禁止團隊在會議中傳送訊息。同時也提醒團隊,在專心投入工作時,不要被訊息打擾分心。看來古板的規則,似乎不適用於快速通訊的現代商務環境。

但辦公室專家 Sennings表示:專心面對目前手上的工作,比馬上回應訊息還要重要!

2.內容

使用訊息時必須注意用字遣詞,像是縮寫簡稱和缺乏標點,在溝通上就顯得不夠專業。

辦公室專家 Sennings 建議:傳訊息給同事、客戶時,必須像書信一般要求文句、盡量避免縮寫簡稱、使用完整語句與標點,以及不能節省基本禮儀

即使在新的世代,雖然文法使用上較為省略,但是「有標準規範仍然重要,適度程度的規範仍是專業的表現。」Sennings 說。

3.頻率

人力資源顧問 Susan Heathfield 表示:訊息的擾人程度,比 email、電話造成的干擾還高。你需要防止訊息的干擾危害!比方說,直接告訴對方,必須特定時間才能傳送訊息。

又或者,企業通訊軟體可以幫你解決問題…

錯誤使用群組,害你丟了工作

一位電腦軟體公司的中階主管,取得員工的私人手機號碼。從此以後,這位主管開始傳訊息給員工,工作時傳、早上傳、晚上傳,周末也傳。兩週後, Heathfield 就開除這位主管。( 在台灣有可能發生嗎?)

Heathfield 還提到:當新政策或規範確定之後,必須配合教學或訓練。如果你的辦公室允許以文字訊息溝通工作,但是沒有使用規範,考慮制定一套自己的文字訊息使用規則吧,這樣才不會被討厭喔!


本文部分編譯自 Eric Barton 在 BBC 發表的文章:When texting goes corporate, skip the ‘LOL’。內文援引之其他參考資料或研究來源可點閱超連結

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