LINE 的工作管理技巧(三)：用記事本把 Google Drive 雲端硬碟的檔案，整合到 LINE 中專注討論

On Jun 2, 2022

文／JANDI 榮譽成員侯智薰

本期生產力專題的第一篇，我分享了如何用 LINE Keep 來指派任務、微型的專案管理，以及製作個人備忘錄：

然而，LINE Keep 的最大缺點就是 1GB 的容量，基本上放些文件與圖片就滿了。所以這第二篇，要來跟大家分享，如何透過「創建個人群組」來避免容量滿出的困擾。

如果我們公司習慣把檔案共享在雲端硬碟？

前面兩篇主要是提，到將繁雜的訊息與檔案，以「眾人皆醉我獨醒」的方式做個人任務與專案管理，但到底 LINE 有沒有「團隊協作管理」方式？

「可以算有，但是很麻煩。」

因此，這第三篇 LINE 工作管理技巧文章，就要談談「Google 雲端硬碟」與「LINE 記事本」的整合應用，讓團隊成員可以針對檔案進行討論。

這樣一來，我們就能「針對」個別檔案進行專注的討論，而不會被外頭的其他訊息給干擾，這一套的工作流程，我稱為「針對檔案討論」。

透過「記事本」以「檔案」（任務、計畫、企劃）為主的專注行討論，避免其他的雜訊與干擾。

新的留言必須在記事本內才看得到
必須常常去點開記事本，才能得知新的討論內容；然而，當你負責的討論與檔案量一多的時候，超級焦慮的阿。一直去點開每一個記事本察看有沒有新的討論與留言，真的會把自己逼死。
記事本內容無法被搜尋
這點玩詮釋致命傷害。意思是無法快速找到想要的檔案，而要用滑來滑去不斷地去找到檔案

另外，如果要從 Google 雲端硬碟分享連結，要記得去打開共用設定，其他人才能檢視 or 編輯。

如果是使用專門為企業協作設計的工具 JANDI 的話，只要簡單三步驟，能直接避免上述提到的 LINE 缺陷，讓工作流程更簡易、更快速。

點擊對畫框左邊的（＋），選擇「檔案」，挑選手機（電腦）內的雲端硬碟（手機上要裝 Google Drive APP；電腦則是會跳出帳號登入授權的視窗）
選擇檔案上傳，可以重新編輯檔名，讓未來在 JANDI 搜尋更為方便（JANDI 內的進階搜尋可以依照「檔案名稱關鍵字搜尋」、「檔案類型」、「上傳者」、「上傳日期」，多樣的條件篩選不怕我們找不到檔案）
當然，也有「針對檔案討論」的功能，不過這些針對特定檔案的討論，會直接在議題（群組）內的畫面中顯示，不需要再多一個步驟點到檔案（LINE 為記事本）內，更加一目瞭然，又不會被其他訊息給干擾。
甚至能在程式內「直接預覽檔案」，不必點擊又醜又長的連結跑回 Google Drive！

這次的分享就到這邊，篇幅不長，但希望能直接打中要點、對你有所幫助。

所以，如果真的想要整個團隊更好？
你們值得更好的工作協作工具與流程。