廠商合作第一次邀約就上手！SOP 遵循 6 大流程讓每次邀請成功又高效

「邀約合作」是許多企業會面臨的業務，例如邀請講師到企業提供內訓服務；找外部Freelancer協助架設網站、產製內容；又或是找部落客、KOL 協助做產品置入、開箱。每次合作成功與否，背後因素其實有一部分來自「溝通」的眉角，這篇文章解析如何撰寫合作邀請信的 SOP 流程，避免企業不知不覺成為別人眼中的「黑名單」。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

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近期有則新聞是某位網紅收到某家廠商邀請，為動畫電影配音，結果雙方因某些原因讓合作破局，後續網紅在個人頻道中，指控這家企業在合作過程感受到不夠專業。姑且不論當初是什麼原因，導致廠商選擇換角，但從這位網紅公開的影片當中，我們可以發現，讓整件合作案的溝通產生落差，甚至資訊不透明的現象，問題主因就是沒有善加使用「專業通訊工具」，導致整件合作案發生羅生門狀況。

使用專業通訊工具的意識缺乏，造就合作溝通低效率

從影片中，可以看到最初廠商是由「e-mail」提出邀請，後續確認合作細節，雙方的溝通形式沒有特別說明，僅知道廠商內部的成員（應是本次合作案對外接洽的窗口），透過 LINE 文字跟通話向網紅告知合作取消原因。

事實上，許多企業平常的做法與本次案例中的廠商一樣，往往先透過 email 先發信確認合作意願。後續為了讓溝通更即時，討論的管道就會轉向一般通訊軟體。事實上，商業上的合作模式，並非如一般朋友的討論互動，有時牽涉商業機密、合約資料的傳送、甚至在沒有合約之下，往往是透過通訊軟體內的文字對話，作為雙方意願、認知的證明。

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然而，商業上的合作，為什麼需要使用像 JANDI 這類「企業專用的通訊軟體」？

我們盤點幾點原因：

• 重要檔案資料、合約，永久保存不怕過期

商業合作在前置作業，往往需要許多討論，因此需要大量資訊來回溝通，甚至傳送各類文書檔案。有些資料在合作過程屬於重要但不急著用，非企業用通訊軟體因為無法永久保存檔案，如果之後要再使用卻發現檔案已過期無法開啟，無形中導致溝通效率低落。

 

 

• 議題（群組）分門別類，不怕討論全部混雜一起

現在許多企業與外部接案者、廠商的溝通，只貪求快就在 LINE 成立一個群組，裡面邀請雙邊多位成員全部加入。然而，一個群組大雜燴的情境下，同一時間可能有不同專案正在執行，往往導致訊息來回是數十則、甚至數百則起跳。不同主題的對話、要與誰溝通，往往因為沒有分群組，在單一群組內的介面限制，讓討論的人滑訊息看得又累又慢。

 

• 公司重要決定發布，主管在議題（群組）內掌握實際狀況

往往與外部廠商或接案者的溝通者都是公司內的第一線執行者，等於這些窗口扮演中間重要橋樑，一方面表達公司內部決定；另一方面回饋外部合作者的意見。如果所有討論都是窗口私下用 LINE 與外部合作者討論，公司內的主管沒有在議題（群組）內，無法第一時間掌握內部成員，是如何與外部合作者溝通。或是在表達公司決策時，如果缺乏語句上的包裝修飾，導致誤會甚至合作破局。這些溝通細節，其實都可以藉由專業的通訊軟體來加以避免。

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第一次合作邀請就上手，6 大流程項目 SOP 照著做

確認合作之後，在 JANDI 平台上溝通可以提升合作的效率，那在合作之前，究竟邀請信件內容該如何該撰寫，較能確保收信者願意好好看完信件內容，進而引發高度合作意願及回信呢？我們整理出一份合宜的邀請信件，應該有 6 大部分所組成。

Part 1　主旨明確包含 3 點要素

1. 清楚表達目的（邀稿、邀演講、邀請出席）

2. 主辦單位名稱（自己企業、單位組織的完整名稱）

3. 活動主題（某項記者會、某場研習營、某次課程內訓）

正確範例：

【授課邀約】XX大學邀請您擔任「通識XX課程」一日講師
【活動出席】XX發展中心邀請您參與「XX開幕典禮」剪綵

NG範例：

您好活動詢問報價 >>> 合作價目一定是放在信件內，放主旨非常沒禮貌
關於XX活動 >>> 知道活動然後呢？是要出席、是要什麼合作主旨就要講清楚
您好，我們是XX社團 >>> 這是信件內的第一句打招呼，不應該放在主旨

Part2　第一段禮貌招呼，簡單自我介紹、說明邀請目的

第一段就像你第一次遇到陌生人，一定會先介紹自己，表達自己來意。所以第一段開始要先說明邀請人身份來自哪一家企業（全名、主要屬於什麼產業）、單位組織（屬於什麼部門）。接著表達為什麼會邀請對方的原因，例如因為知道對方在某某領域是相當專業的講師、過去拜讀過對方作品認為相當適合本次活動主題…等。

Part3　第二段說明本次合作具體日期、地點、預計活動耗時多久

接著第二段就要提供本次合作關鍵的資訊，也就是活動或合作內容預計執行的日期、時間、地點、以及預計整場活動耗時多少小時。這邊要特別注意幾點：

1. 活動的形式：

   例如出席活動、單純演講、演講加工作坊帶領、單純撰稿或還要外加採訪等等，都要講清楚

2. 活動日期：

   如果活動的場次是多場還是單場，合作期程是否有彈性讓合作者選擇

3. 活動地點：

   是否在外縣市（要注意交通來回時間、交通費用），以及該地點是否好找，附件可附上地圖及交通方式

這邊資訊寫得越清楚，對方會覺得你是用心在看待這次合作邀請，把很多細節都設想周到。

Part4　第三段說明本次合作的期望、潛在參與成員的組成

到了第三段就是要讓受邀者知道，在這次合作當中你對他的期待，預計要產出什麼樣成果、或是演講什麼主題，這邊要更具體說明。接著列舉本次可能參與的族群來源、或是讀者群/觀眾群主要對象，讓合作者可以評估自己專業，是否能符合本次的合作邀約。

如果是邀請講師到企業內訓，可以說明本次分享主題是職場領導力，參與對象是由一群企業內部資深人資成員及各部門主管階層組成，期待講師在演講中能帶領成員有實務演練，讓聽眾能活用於未來職涯。

Part5　第四段說明本次合作金額費用、或是請對方主動報價

有關報酬的說明更是不可少，這邊說明可以分兩種模式。第一種是合作金額確定，具體說明鐘點費用的最高預算；第二種是預算還不確定，邀請合作方評估後提供本次合作的報價。除了專業的合作費用，也要註明本次合作是否會額外提供交通費、餐飲住宿費、以及款項的支付形式（匯款、支票、現場支付）、預計何時支付費用等。

Part6　第五段有禮貌結尾，並留下窗口的聯繫方式

最後一部分就是誠懇有禮的感謝，並期望盡快獲得對方的回信。尤其如果邀請的合作項目特別有時效性，這邊也可以特別強調，期望能在XX月XX日下班前，獲得對方的回應。最後在附上主辦單位、邀約人的聯絡方式，包含公司電話、電子郵件、手機等等。

有了上述內容的邀請，之後具體的細節討論就可以再轉戰到 JANDI  平台上，相信每次合作一定是愉快又順利，共同創造雙贏局面。

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