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廠商合作第一次邀約就上手!SOP 遵循6大流程讓每次邀請成功又高效

魔鬼藏在小細節,一同探究「邀約合作」 SOP ,避免成為企業中的「黑名單」

「邀約合作」是許多企業會面臨的業務,例如邀請講師到企業提供內訓服務;找外部Freelancer協助架設網站、產製內容;又或是找部落客、KOL 協助做產品置入、開箱。每次合作成功與否,背後因素其實有一部分來自「溝通」的眉角,這篇文章解析如何撰寫合作邀請信的 SOP 流程,避免企業不知不覺成為別人眼中的「黑名單」。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智


近期有則新聞是某位網紅收到某家廠商邀請,為動畫電影配音,結果雙方因某些原因讓合作破局,後續網紅在個人頻道中,指控這家企業在合作過程感受到不夠專業。姑且不論當初是什麼原因,導致廠商選擇換角,但從這位網紅公開的影片當中,我們可以發現,讓整件合作案的溝通產生落差,甚至資訊不透明的現象,問題主因就是沒有善加使用「專業通訊工具」,導致整件合作案發生羅生門狀況

使用專業通訊工具的意識缺乏,造就合作溝通低效率

從影片中,可以看到最初廠商是由「e-mail」提出邀請,後續確認合作細節,雙方的溝通形式沒有特別說明,僅知道廠商內部的成員(應是本次合作案對外接洽的窗口),透過 LINE 文字跟通話向網紅告知合作取消原因。

事實上,許多企業平常的做法與本次案例中的廠商一樣,往往先透過 email先發信確認合作意願。後續為了讓溝通更即時,討論的管道就會轉向一般通訊軟體。事實上,商業上的合作模式,並非如一般朋友的討論互動,有時牽涉商業機密、合約資料的傳送、甚至在沒有合約之下,往往是透過通訊軟體內的文字對話,作為雙方意願、認知的證明。


然而,商業上的合作,為什麼需要使用像JANDI這類「企業專用的通訊軟體」?

我們盤點幾點原因:

  • 重要檔案資料、合約,永久保存不怕過期

商業合作在前置作業,往往需要許多討論,因此需要大量資訊來回溝通,甚至傳送各類文書檔案。有些資料在合作過程屬於重要但不急著用,非企業用通訊軟體因為無法永久保存檔案,如果之後要再使用卻發現檔案已過期無法開啟,無形中導致溝通效率低落。

 

LINE 過期
許多社群通訊軟體,都有儲存期限已過的狀況。

 

  • 議題(群組)分門別類,不怕討論全部混雜一起

現在許多企業與外部接案者、廠商的溝通,只貪求快就在LINE成立一個群組,裡面邀請雙邊多位成員全部加入。然而,一個群組大雜燴的情境下,同一時間可能有不同專案正在執行,往往導致訊息來回是數十則、甚至數百則起跳。不同主題的對話、要與誰溝通,往往因為沒有分群組,在單一群組內的介面限制,讓討論的人滑訊息看得又累又慢。

JANDI 議題分類
JANDI 議題分類,將工作項目拆解,讓討論找資料更有效率。

 

  • 公司重要決定發布,主管在議題(群組)內掌握實際狀況

往往與外部廠商或接案者的溝通者都是公司內的第一線執行者,等於這些窗口扮演中間重要橋樑,一方面表達公司內部決定;另一方面回饋外部合作者的意見。如果所有討論都是窗口私下用 LINE 與外部合作者討論,公司內的主管沒有在議題(群組)內,無法第一時間掌握內部成員,是如何與外部合作者溝通。或是在表達公司決策時,如果缺乏語句上的包裝修飾,導致誤會甚至合作破局。這些溝通細節,其實都可以藉由專業的通訊軟體來加以避免。


第一次合作邀請就上手,6大流程項目SOP照著做

確認合作之後,在JANDI平台上溝通可以提升合作的效率,那在合作之前,究竟邀請信件內容該如何該撰寫,較能確保收信者願意好好看完信件內容,進而引發高度合作意願及回信呢?我們整理出一份合宜的邀請信件,應該有6大部分所組成。

合作邀約,六大步驟
透過六大步驟,讓你合作邀約一次通關(Photo by Sebastian Herrmann on Unsplash

Part 1 主旨明確包含3點要素

  1. 清楚表達目的(例如邀稿、邀演講、邀請出席)
  2. 主辦單位名稱(自己企業、單位組織的完整名稱)
  3. 活動主題(例如某項記者會、某場研習營、某次課程內訓)

正確範例:

【授課邀約】XX大學邀請您擔任「通識XX課程」一日講師
【活動出席】XX發展中心邀請您參與「XX開幕典禮」剪綵

NG範例:

您好活動詢問報價 >>> 合作價目一定是放在信件內,放主旨非常沒禮貌
關於XX活動 >>> 知道活動然後呢?是要出席、是要什麼合作主旨就要講清楚
您好,我們是XX社團 >>> 這是信件內的第一句打招呼,不應該放在主旨

Part2 第一段禮貌招呼,簡單自我介紹、說明邀請目的

第一段就像你第一次遇到陌生人,一定會先介紹自己,表達自己來意。所以第一段開始要先說明邀請人身份來自哪一家企業(全名、主要屬於什麼產業)、單位組織(屬於什麼部門)。接著表達為什麼會邀請對方的原因,例如因為知道對方在某某領域是相當專業的講師、過去拜讀過對方作品認為相當適合本次活動主題…等。

Part3 第二段說明本次合作具體日期、地點、預計活動耗時多久

接著第二段就要提供本次合作關鍵的資訊,也就是活動或合作內容預計執行的日期、時間、地點、以及預計整場活動耗時多少小時。這邊要特別注意幾點:

  1. 活動的形式:例如出席活動、單純演講、演講加工作坊帶領、單純撰稿或還要外加採訪等等,都要講清楚
  2. 活動日期:如果活動的場次是多場還是單場,合作期程是否有彈性讓合作者選擇
  3. 活動地點:是否在外縣市(要注意交通來回時間、交通費用),以及該地點是否好找,附件可附上地圖及交通方式

這邊資訊寫得越清楚,對方會覺得你是用心在看待這次合作邀請,把很多細節都設想周到。

Part4 第三段說明本次合作的期望、潛在參與成員的組成

到了第三段就是要讓受邀者知道,在這次合作當中你對他的期待,預計要產出什麼樣成果、或是演講什麼主題,這邊要更具體說明。接著列舉本次可能參與的族群來源、或是讀者群/觀眾群主要對象,讓合作者可以評估自己專業,是否能符合本次的合作邀約。

如果是邀請講師到企業內訓,可以說明本次分享主題是職場領導力,參與對象是由一群企業內部資深人資成員及各部門主管階層組成,期待講師在演講中能帶領成員有實務演練,讓聽眾能活用於未來職涯。

Part5 第四段說明本次合作金額費用、或是請對方主動報價

有關報酬的說明更是不可少,這邊說明可以分兩種模式。第一種是合作金額確定,具體說明鐘點費用的最高預算;第二種是預算還不確定,邀請合作方評估後提供本次合作的報價。除了專業的合作費用,也要註明本次合作是否會額外提供交通費、餐飲住宿費、以及款項的支付形式(匯款、支票、現場支付)、預計何時支付費用等。

Part6 第五段有禮貌結尾,並留下窗口的聯繫方式

最後一部分就是誠懇有禮的感謝,並期望盡快獲得對方的回信。尤其如果邀請的合作項目特別有時效性,這邊也可以特別強調,期望能在XX月XX日下班前,獲得對方的回應。最後在附上主辦單位、邀約人的聯絡方式,包含公司電話、電子郵件、手機等等。

有了上述內容的邀請,之後具體的細節討論就可以再轉戰到 JANDI 平台上,相信每次合作一定是愉快又順利,共同創造雙贏局面。

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