封面圖/Photo by Edwin Andrade on Unsplash

文/ JANDI特約編輯陳薪智

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職場的「提問力」是相當重要的競爭力！

有句話說「問對問題，答案就出來一半。」

問完問題之後仍需要找到解答，尤其伴隨科技與商業模式的加速變化，工作者面臨更複雜的問題，在職場當中，組織重視的技能焦點也隨著時代變遷。

1970~1980 年代組織重視策略發展；1990 年代開始重視執行的效率；到了 2015 年之後更為看重解決複雜問題與思辨的能力。世界經濟論壇在 2016 年發布一份《就業前景報告》，把「解決複雜問題」技能，列為企業最希望員工擁有的技能之首。

由此可見，企業在招募員工的時候，把分析技巧及解決問題的能力，列為招聘與否的評估條件之一。不過，解決問題的能力說起來非常抽象，是否有一套方法能培養？或如何此能力應用在工作當中？《麥肯錫最強問題解決法》這本書，列出問題解決的 7 步驟。這 7 步驟分別是什麼？以及各步驟在執行時，JANDI 又有哪些功能可以輔助？

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步驟 1　定義

精準敘述問題，等於解決一半問題

問題描述含糊不清，沒有釐清問題的背景脈絡與範圍邊界，就急於進入分析，往往造成時間浪費與失敗收場。因此第一步在定義問題，建議可參考這些標準：

• 定義明確，不籠統

• 清楚衡量成功與否

• 定義時間範圍，符合決策者價值觀

• 涉及明確行動

從釐清問題過程，可以看出示梳理問題時一定有很多觀點，甚至需要達成共識。為了把所有提案都記錄下來，JANDI 可從兩個方面給予協助。

• 建立議題：針對當次要解決的單一主題，成立專屬議題有助於訊息分流，並邀請預計參與的正成員、準成員，並在公佈欄公告本次要討論議題的訊息、排程等重要資訊。

• 討論串留言：JANDI 的介面設計有其獨特優勢，也就是能針對某一段話，或某個檔案之下，進行延伸討論形成獨立的討論串，讓討論更聚焦，其他成員也能快速掌握要點。

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步驟 2　拆解

分解問題，發展出進一步假設

問題定義後，接下來就必須把問題再拆解/分割成多個部分。麥肯錫顧問建議，這時候可以畫出一個邏輯樹概念的結構圖，幫助一眼看出問題構成的各種元素，進而理解子問題的層次、因果關係。畫出邏輯樹的目的，才能找出破解問題的槓桿，進而提出假設解決問題。

• 檔案在雲端儲存及協作：這個階段為了拆解問題形成邏輯樹，各個成員可能都會提出各自的觀點或建議的方法論。此階段仰賴高度密集的協作，也可能衍生相當多檔案，JANDI 允許把檔案儲存在雲端，甚至開設資料夾，讓跨部門協作時檔案可共享且不會遺失。

 

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步驟 3　排序

安排「做什麼」及「不做什麼」優先順序

第3步是分辨邏輯樹當中，有哪些樹枝的問題影響最大（例如某個問題不解決，直接影響公司人力，沒有充沛的產能就會影響交期）。這本書建議在修剪邏輯樹的時候，可以使用簡單的2×2矩陣方法，決定著手問題的優先順序，找到最佳發展路徑。

• JANDI Connect：JANDI Connect 允許用戶在 JANDI 串聯並接受第三方外部程式的通知，像是Google 日曆、RSS 訂閱、Trello、JIRA、GitHub、Bitbucket…決定解決問題的順序階段，勢必有許多議題需討論，透過串接 Google 日曆就能快速約下次會議時間。

• 投票：當討論進行到一定程度，團隊可能需要形成初步共識，決定哪些事情需要優先處理，這時候就能搭配投票功能，快速找到最大公約數。

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步驟 4　計畫

把假設變成具體，團隊逐一認領任務並在期限內完成

分解問題並排序好時間軸，下一步該做的，就是展開蒐集資料，並進行分析的階段。這個步驟要分派不同任務給成員，並且依據各項工作規劃，在一定時間內迅速且正確找出解方。

• 待辦清單：為了優化指派與接收任務的流程，建立一目瞭然的待辦清單，幫助工作者隨時檢視自己的進度。JANDI「待辦清單」功能持續更新，目前包含以下應用：

1. 將檔案（附件）增加到任務
2. 為任務指派一位以上的成員
3. 選擇任務狀態（待執行/執行中）
4. 選擇一個特定議題、私訊建立個人任務
5. 在日曆檢視模式當中，查看所有任務

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步驟 5　分析

收集事實與分析以檢驗假設，同時避免認知偏誤

擬訂計畫之後，接著就是收集資料與進行分析，這個環節是７步驟中最重要的部分。這本書提到幾個分析方法，包含捷思法（Heuristics )，快速掌握問題的每個部分，其他比較進階的分析方法，包括賽局理論、迴歸分析、蒙地卡羅模擬 ( Monte Carlo simulation）、機器學習等。在獲得結論之前，也需要定期舉行團隊檢討會議，對假說進行驗證。

• 星號標示：不論是針對訊息、留言、檔案、投票或是針對議題，都能夠標示星號，並且在介面當中的工作選項，快速掌握有標示星號的內容。在分析階段，因應各種討論或檔案傳送，往往有些訊息需特別注意。這時，星號就能派上用場，鎖定最不可忽略的事項。

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步驟 6　統合

整合分析的發現與結果，凸顯論點的可行性

個別分析找到結論後，解決問題的流程尚未結束。在這個階段要把分析的發現，組合成一個邏輯結構並進行檢驗。更重要的是，還要說服團隊其他人，將找出的所有解方進行統合，因此這個階段的討論流程也很重要。

• 群聊或 1:1 私訊：有時討論不一定只侷限在議題內，如果是比較即時的討論，或內容可能牽涉隱私，JANDI提供私訊討論的功能，包含多位成員一起群聊，或是一對一的討論，讓對話的形式可以更多元，因應當下情境來做選擇。

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步驟 7　溝通

具有說服力的方式，向大家溝通並執行

最後一個步驟來到結論，透過先前的問題陳述、定義，形成「情況一觀察一結論」的循環。這個階段的溝通，包含講述後續的行動步驟，或是讓其他人提出反思、行動，如果有需要再釐清問題。就會回到步驟一，再次精準定義問題。

綜觀《麥肯錫最強問題解決法》所建議的系統化問題解決步驟，可以看出如何運用有效的流程，來解決工作當中的複雜挑戰。另一方面，這也凸顯 7 個步驟都與協作、溝通有相當緊密的連結，搭配 JANDI 的多種功能，期待能幫每位工作者成為問題解決者。

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