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一年浪費 370 億美金! 這 12 個會議正在啃食你的企業

將近三分之一的會議屬於極度缺乏生產力,這些根本不應存在的會議變成浪費,累積起來就是企業成本負擔

有人說台灣企業最厲害的就是降低成本,事實真的是如此嗎?我們走訪許多企業,發現仍有許多隱藏的成本。面對整體環境的不景氣,究竟有什麼理由讓你浪費大把銀子在無效率上呢?


這 12 個會議正在啃食你的企業

單單在美國,每天超過 1,100 萬場會議正在進行

令人訝異的是,有將近三分之一的會議,屬於極度缺乏生產力的!也就是說,這些根本不應存在的會議變成浪費,累積起來就是企業的成本負擔。

根據 2015 年的研究,美國在地企業每年要花費約 370 億美金在無效率會議上,不僅有太多的會議,而且許多人並不擅長開會。今天,我們將隨著組織行為專家一探究竟,看看這些浪費發生在哪裡?並歸納出以下 12 種正在威脅企業的會議毒瘤。

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1. 你開太多會了

別懷疑,會議「真的」太多了!別忘了,其中有三分之一的會議根本不具意義,光憑這一點,就值得所有企業好好思考會議的本質。

2. 沒有會議主持人 / 協調者

根據 Advanced Facilitation Strategies 作者 Ingrid Bens 的定義:會議主持人要確保討論的方法與架構,讓所有討論可以進展順利,並且得到高品質的決策結果。每一場有意義的會議中,就要有一個會議主持人,當話題開始發散時要把討論帶回來、給予每個人發言的空間、挖掘每個人的真實想法。

對於亞洲企業還有一個想法,那就是主持人盡量不可以是主管。

我們經常看到的會議是:主管坐在位置上,叫各部門起來報告;有需要做決策時,每個人都眼巴巴望著主管,一語不發只等指令下達。

確實,我們需要一個有經驗的會議主持人,但絕對不要是企業內部的高階主管,否則結果就是聽一場無聊的演講罷了。

團隊成員,都可能會是會議主持人
在 JANDI 裡,每個人都是會議主持人。

3. 沒有制定或遵循會議規則

經過前兩項篩選,如果還是決定要來場會議的話,好吧!在會議以前,最好要有幾個基本的規則。每個成員來參與會議時,其實心裡早已有既定的想法且往往意見相左,這該如何是好呢?

組織行為專家給一個基本準則:所有會議成員都必須以創造有建設性的討論為前提

我們尊重所有建議,但是會議的品質必須所有人共同維持,訂定會議規則可以大幅減少時間浪費,讓內容更聚焦且有意義。我們建議幾個不錯的例子:對事不對人、尊重所有意見、每個人都對會議結果負責等等。

4. 講話比大聲,而不是比專業

美國猶他大學的研究已經證實:在會議室中,人們很難去分辨到底是「專業」比較有道理?還是「說話大聲」比較有道理?這個結論稍微含蓄了一點,其實想講的就是:會議中的決策,通常講話比較大聲的人提的。

研究助理告訴華爾街日報,當人們遇到困難的事情時候,會依賴較為外向的性格,比方說:說話比較大聲就會感到信賴。偏偏遇到困難且重要的事情,我們竟然不是依照專業知識做決策,甚至不在意他們到底在說什麼。

切記!說話大聲不代表是對的。

5. 咖啡喝的太少,或是喝的不夠

咖啡因與會議效率到底有沒有關係?令人訝異的是:不只有關係,而且在不同性別上,竟有天差地別的表現。

在一個充滿壓力與緊張的會議環境中,男性喝咖啡只會讓表現更糟,而女生則是表現更好。

雖然研究人員尚無法有肯定的解釋,但是他們推斷,這與不同性別遇到壓力的反應不同有關。專業心理學部落格 Research Digest 指出:女性在遇到困難時,會傾向合作以及互相保護的作法;而男性則是展現出戰鬥或逃跑的反應,而女性的反應正好適合會議的進行。

男性不適合喝咖啡。
男性不適合喝咖啡。圖片來源: StockSnap.io

6. 計算會議時間,而不是計算任務

等等!你不是說會議時間要越短越好嗎?沒錯,那這不表示你只注重在時間,而不是任務項目。否則未被討論的任務,仍然會需要召開另一場會議,整體時間並沒有因此減少。舉 Facebook 首席營運官 Sheryl Sandberg 為例,她從不設定會議該在 10 分鐘內結束或 60 分鐘內結束。

根據 Fortune 的隨身觀察報導:Sheryl Sandberg 的會議時間凌亂,但是她總是會帶著一本筆記本幫助決策。這筆記本上頭列出討論要點和任務清單,在會議中每解決一件事情就撕掉一張,並移動到下一個討論事項。通常這麼做可以讓Sheryl Sandberg 在 60 分鐘內結束一場會議,即使她根本沒有注意到這件事情。

換句話說,會議重點:設置議程、處理每件事情、然後離開會議室。

7. 會議出席遲到

高達 37% 會議比預定的時間還晚開始。

最主要的原因在於總是有人遲到出席,簡直可以跟婚宴的遲到習慣相提並論。這裡就不多談有多少時間因此被浪費了,我們想提醒你:一直在等待的員工會感到不受尊重、心煩、沮喪受挫,這些負面情緒都會降低工作表現。

會議遲到,不只是生產力問題,而是基本禮貌素養。
會議遲到,不只是生產力問題,而是基本禮貌素養。圖片來源: StockSnap.io

8. 對於表面工夫感到厭倦

這裡的表現功夫指的是,在工作場合中必須隱藏真實的情緒,並表現出對的表情。就算你再怎麼被羞辱、壓力如何大,你只能表現一切正常並且假裝很開心。或許有些人認為這是專業的象徵,甚至覺得工作本應如此,但早在 2013 年就有研究證實,表現的演技讓你分散注意力,長期來說導致工作倦怠。

當然啦,誰能夠每天陪笑臉又能做好事情呢?到底是要員工陪笑,還是要員工的生產力?只有聰明的你才知道哪個是較正確的。

9. 邀請太多人參與

那到底多少人才叫「太多人」?Amazon 執行長 Jeff Bezos 的「兩個披薩規則」或許能解答問題。

任何會議的人數都不能超過兩個義氏香腸披薩的數量,這並不表示每次開會一定要吃披薩 (下面會有說明)。

但兩個披薩規則確實可以協助加快決策速度,也讓成員可以免除群體思維的干擾,不必為了讓自己和團體看法一致而從眾,而正是 Amazon高階管理層最大的忌諱。

10. 在會議中進食

除非這是很特別的午餐會議,否則一邊進食一邊開會是不明智的舉動。
沒錯!兩個披薩規則只能決定會議人數,但不代表真的可以吃披薩。餐桌禮儀專家 Barbara Pachter 告訴 Business Insider,在會議中進食會產生噪音和氣味,對於一個需要專注力的會議來說,無疑是擾亂的來源。

11. 缺乏會議前準備

別為了開會而開會!

如果你尚未條列出需要決定的事項,會議對你和你的同仁來說就是一場災難。建議可以試試 Facebook 營運長Sheryl Sandberg 的作法,這樣就不容易在會議中偏離軌道,事情更容易完成。

12. 在會議中使用手機

在會議中使用手機是非常沒有禮貌的行為,因為接起電話的同時,就代表坐在你面前開會的人,比起電子郵件、文字訊息、Facebook 通知還不如。不僅如此,使用手機更是中斷會議的兇手。

我們建議,你甚至不應該將手機帶入會議室,些微的震動都是破壞會議專注力與生產力的原因。至少你也應該放進口袋,等會議結束後再回覆吧。

本文部分編譯自 These 12 Meeting Mistakes Cost Companies $37 Billion A Year In Lost ProductivityDrake Baer, Business Insider。內文援引之其他參考資料或研究來源可點閱超連結。

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