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事半功倍的會議管理技巧大公開 !如何精準歸納會議備忘錄?

JANDI 團隊真實故事!我們如何掌握開會紀錄,重點歸納整理。因為好的會議管理,做事變得更快、更準、更有依據

邀請:邀請 XXX 進入會議,請點按是否參加?

常在手機上看到這類的語句嗎?是的,這是標準的會議通知。

原本在茶水間,假裝裝水望望窗外的你,赫然看到通知跳出,心裡大概只會想「怎麼又來了!」。

通常會議通知,就真的只是一個「通知」而已。這樣簡短的訊息,是否往往造成與會者的你,不知道該何去何從?了解會議前、後的準備與善後工作,搭配 JANDI 議題應用,讓你每次的開會更有依據。


讓 會議管理 成為效率行事的最佳解

開會,是團隊充分溝通,完成決策的重要過程。一場高效率的會議,有三項原則:充分準備充分溝通限時決策

充分準備:釐清會議核心目的,備妥會議事前資料。

充分溝通:協同討論準備內容,降低合作溝通成本。

限時決策:收斂討論項目,統整會議內容,限時決議,並任務分配。

「準則只是空話,如何落實才是重點」


每一個與會者都有不同的工作項目必須完成。

其中有三種角色,分別為決策者(管理職)、會議召集人(專案成員其中一員)、參與者(專案成員)等。

  1. 設定會議目標:由會議的決策者訂定,並由召集人撰寫會議通知。
  2. 擬定會議通知:由召集人撰寫,並告訴夥伴討論項目。
  3. 假設問題:參與者必須調查主題資料,並假設問題內容,方便夥伴協同討論。

在 JANDI 上,你可以設立「會議通知」議題。

將整理好的會議通知檔案,上傳至議題內,與會者可以在留言串中,放上事前準備資料與回饋內容,方便其他參與者進行討論。

「激勵討論,創造美好會議」

討論的過程,也可以很美好

開會的過程,可以針鋒相對,但如果是激發潛能的點子討稐,有趣的點子能被串成可行的解,便會是難忘的會議。創造激勵式的內容,清楚目標、弄懂條件和提出問題,最後衝撞思想,一場會議也能創造想像。

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會議通知議題資料夾

會議中需要發散式的討論,更需要結束後的收斂與歸納。將該次的會議重點歸類,並清晰的交付工作內容,才是效率的會議紀錄。

1. 歸納討論內容:條列分明每一個發言者的想法與問題

2. 紀錄合作共識:條列紀錄最終的共識與討論成果

3. 任務指派:清楚記錄共識成果,和與會者的任務概要

 JANDI 上,你可以設立「會後備忘錄」議題。

將整理好的討論內容與合作共識資料,上傳至議題內,並藉由「@」「待辦清單」來指派工作任務,並進行進度追蹤。

「期許多一點,工作好一點」

「@」是一個標記,更是一種期許

會議結束後的任務指派,不只是分發工作的過程,而是對夥伴表現的期待。標記同仁的同時,一句「謝謝」、「辛苦了」、「我很期待你的表現」,能 激勵整體的組織氛圍,不妨讓備忘紀錄,也成為激勵夥伴的助手。

會議記錄議題示意圖(JANDI)
會議記錄議題資料夾

做好會議通知與紀錄,與會者能充分了解,每一次討論的目的與結論。任務指派與訊息的佈達,也能被清楚的掌握。

英文的會議紀錄叫做「Meeting Minutes」,珍惜每分每秒,以最有效率和效益的方法,完成精實的開會內容,讓分秒的討論都成為下次成長的關鍵。

一場好的會議,創造的是價值、信任與期待。會議目標的達成,是無形成本被攤提的成果;會議溝通的建立,是工作信任的依據;會議後任務的指派,則是對同仁充滿信心的期待。做好會議管理的技巧,公司願景能被樹立,信任得以被建立,成員間也願意為了組織價值而努力。

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