邀請：邀請 XXX 進入會議，請點按是否參加？

常在手機上看到這類的語句嗎？是的，這是標準的會議通知。

原本在茶水間，假裝裝水望望窗外的你，赫然看到通知跳出，心裡大概只會想「怎麼又來了！」。

通常會議通知，就真的只是一個「通知」而已。這樣簡短的訊息，是否往往造成與會者的你，不知道該何去何從？了解會議前、後的準備與善後工作，搭配 JANDI 議題應用，讓你每次的開會更有依據。

讓 會議管理 成為效率行事的最佳解

開會，是團隊充分溝通，完成決策的重要過程。一場高效率的會議，有三項原則：充分準備、充分溝通和限時決策。

充分準備：釐清會議核心目的，備妥會議事前資料。

充分溝通：協同討論準備內容，降低合作溝通成本。

限時決策：收斂討論項目，統整會議內容，限時決議，並任務分配。

「準則只是空話，如何落實才是重點」

每一個與會者都有不同的工作項目必須完成。

其中有三種角色，分別為決策者（管理職）、會議召集人（專案成員其中一員）、參與者（專案成員）等。

1. 設定會議目標：由會議的決策者訂定，並由召集人撰寫會議通知。
2. 擬定會議通知：由召集人撰寫，並告訴夥伴討論項目。
3. 假設問題：參與者必須調查主題資料，並假設問題內容，方便夥伴協同討論。

在 JANDI 上，你可以設立「會議通知」議題。

將整理好的會議通知檔案，上傳至議題內，與會者可以在留言串中，放上事前準備資料與回饋內容，方便其他參與者進行討論。

「激勵討論，創造美好會議」

討論的過程，也可以很美好

開會的過程，可以針鋒相對，但如果是激發潛能的點子討稐，有趣的點子能被串成可行的解，便會是難忘的會議。創造激勵式的內容，清楚目標、弄懂條件和提出問題，最後衝撞思想，一場會議也能創造想像。

會議結束後，與會者必須做的

會議中需要發散式的討論，更需要結束後的收斂與歸納。將該次的會議重點歸類，並清晰的交付工作內容，才是效率的會議紀錄。

1. 歸納討論內容：條列分明每一個發言者的想法與問題

2. 紀錄合作共識：條列紀錄最終的共識與討論成果

3. 任務指派：清楚記錄共識成果，和與會者的任務概要

在 JANDI 上，你可以設立「會後備忘錄」議題。

將整理好的討論內容與合作共識資料，上傳至議題內，並藉由「@」或「待辦清單」來指派工作任務，並進行進度追蹤。

「期許多一點，工作好一點」

「@」是一個標記，更是一種期許

會議結束後的任務指派，不只是分發工作的過程，而是對夥伴表現的期待。標記同仁的同時，一句「謝謝」、「辛苦了」、「我很期待你的表現」，能 激勵整體的組織氛圍，不妨讓備忘紀錄，也成為激勵夥伴的助手。

掌握每一分鐘(minutes)，做好會議備忘管理

做好會議通知與紀錄，與會者能充分了解，每一次討論的目的與結論。任務指派與訊息的佈達，也能被清楚的掌握。

英文的會議紀錄叫做「Meeting Minutes」，珍惜每分每秒，以最有效率和效益的方法，完成精實的開會內容，讓分秒的討論都成為下次成長的關鍵。

會議的價值、信任與期待

一場好的會議，創造的是價值、信任與期待。會議目標的達成，是無形成本被攤提的成果；會議溝通的建立，是工作信任的依據；會議後任務的指派，則是對同仁充滿信心的期待。做好會議管理的技巧，公司願景能被樹立，信任得以被建立，成員間也願意為了組織價值而努力。