封面圖 / Photo by Oussama Bergaoui

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

市面上五花八門的專案管理工具如春筍般冒出，然而，如果沒有好好梳理公司內外、跨部門的溝通協作制度，導入再多專案數位工具，只會造成員工的資訊超載，連帶影響工作成效！

你是否曾想過，到底「專案管理」是怎麼變成現代工作的重要基礎？根據維基百科對專案管理的描述，最早可回溯到 20 世紀 50 年代，當時因複雜的工程案件，而開始需要專案管理工具。後來專案管理方法開始被民間企業採用，組織逐漸意識到以專案為中心的工作方式，需要有「規劃、排程、控制系統方法」等元素組成，來確保專案能順利完成。

專案管理工具為何成為必需品？

現代的工作或多或少都需要使用專案管理導向的數位工具，拆解專案管理工具會變成現代職場的必需品，背後有幾項原因。

1. 提升工作效率
   專案管理工具承載越來越多功能，而且希望藉由「自動化」模式，取代過去仰賴人力執行的任務。例如根據專案的進度狀況，在截止日的前幾天，工具系統會預先自動提醒當事人，避免期限快到期的時候，發生員工還沒有開動工的狀況。
2. 彙整各種數據
   現在是數據為王的工作模式，從業務、行銷、客服、到 PＭ 等角色，幾乎都要與數據為伍。先進的專案管理工具，可以跨平台整合公司的營運資料，讓使用者根據自己的需求對系統下指令，加快數據分析速度，有助於人力更快找出商業洞察。
3. 遠端跨時區協作
   越來越多公司會招募四面八方的員工，也讓專案管理邁向跨地域、跨時區的模式。現在只要有網路，大家就能把工作內容上傳到專案管理平台，讓團隊成員「一棒接一棒」先後完成。而且針對內容想要給建議，也可以在平台上直接標記，減少工作疏漏或錯誤產生。
4. 優先處理緊急又重要工作
   專案管理工具另一個優勢，能幫助使用者去辨識哪些是「緊急」而且是「重要」的工作項目。因為工作有時要因應外部環境的變化，需要不斷調整專案的進度、排程，有些比較晚啟動的案子，反而需要先投入資源，基於時間緊迫性就要透過專案管理工具來優先處理。

不要讓你的專案助手變成絆腳石！

專案管理工具既然是被開發來幫助人力的助手，但曾幾何時，過多的專案協作工具，以及超載的資訊量，反而成為效率低落的絆腳石。特別是有的決策者會有的迷思，認為使用越多工具越好（而且偏向免費的），事實上，過多不必要而且不好用的專案管理工具，對員工可能帶來以下負面影響。

1. 同樣訊息一說再說浪費時間
   一家公司使用太多不同屬性的專案管理工具，加上跨部門依賴的工具程度不盡相同，可能就會造成溝通上的災難。舉例來說，開發團隊使用 A 工具處理技術問題，設計團隊多用 B 工具傳送檔案，整體專案進度則要放到 C 平台進行彙整。這就造成員工要在三個工具之間轉換，產生大量的重複溝通工作，或是各工具有專屬的檔案格式，跨平台還需要額外轉檔，讓跨部門協作浪費大量時間。
2. 成員對新工具學習意願低
   每個工具有自己介面和功能，每次要轉換新工具時，團隊成員也需要花時間學習、摸索新的使用方式。如果是數位能力較落後的成員，一來對他們在心理上增加工作壓力和焦慮感，間接影響他們投入工作的積極度；二來是，公司為了解決數位落差問題，也要花資源提供教育訓練、培訓課程，這也在增加公司的成本支出。
3. 不同資訊散落造成決策失誤
   過多的專案管理工具衍生的另一個問題，就是造成資訊斷裂，有的討論紀錄被放在A工具，而其他成員把調整後的檔案更新在B工具，最後要驗收專案成果的成員，以為最後檔案要從 C 平台下載。這樣的狀況就導致最後下決策的人，很難在一個工具獲得完整的訊息，不僅容易產生「雞同鴨講」，也讓最後做出的決定可能與事實不符。

排除問題從源頭做起：建立明確的協作、溝通流程

想要避免因太多不必要的專案管理工具，導致成員在工作過程「事倍功半」，建議解決最根本的問題：從跨部門專案的「溝通協作」流程加以改善。

舉例情境：各專案進度回到 JANDI 議題彙報

既然專案管理牽涉跨部門討論，會產生大量檔案，也需要定期追縱進度，隨時調整策略做法。那麼核心的解套方式，就是讓「資訊分流」，每次有新的專案產生，直接在  JANDI 開設對應的「議題」，並且「只」邀請與專案有關的成員加入（讓與專案無關的同事，不用受過量訊息干擾）。

在議題內若需要針對某個事件討論，發起人就能開設一個新的「對話串」，完整說明要討論的主旨，並且 ＠Tag 特定成員，在討論當下可能要提供檔案或給予回饋說明。這時候被 ＠Tag 的人，就能在對話串傳檔案或提供連結，大家就可以針對細節進行後續討論。

當大家對這件事情有初步結論後，發起人根據剛剛討論結果，針對要特別注意的對話可以按「星號」標註。接著再開設一個「待辦清單」，設定事件的主旨、截止日、＠Tag 特定成員。當待辦清單設定完成，大家就能回到自己常用的數位工具，完成後續的工作內容。

手邊專案有初步成果，再回到 JANDI 議題彙報，或有的公司使用 Trello工具，就能在這個工具內更新卡片狀態（例如從進行中移動到已完成欄位），因為 JANDI 與 Trello 有 API 串接，那麼成員能直接從 JANDI 收到更新通知，知道 Trello 某一項專案有最新的進展。

專案管理工具的出現，是為了幫助員工好好追蹤每個計畫的最新狀況，但前提是彼此有可以共享資訊、透明溝通的平台，讓大家掌握即時訊息，減少資訊過載問題。JANDI 身為企業用溝通協作工具，就是在幫助企業在使用其他專案管理工具的過程，真正提升溝通的效率，讓員工輕鬆駕馭工具，而不是被工具奴役！

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