封面圖/Photo by ray sangga kusuma on Unsplash

文/ JANDI特約編輯陳薪智

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隨著 Z 世代開始加入職場，觀察到對比前幾個世代的人，Z 世代有更強烈的社會意識，會主動關心環境、社會正義、永續發展等議題。因此也有越來越多 Z 世代會想加入非營利組織或 B 型企業做為職涯起點；甚至抱持想要改變世界的想法，因而創辦這類企業或組織。

所謂非營利組織或 B 型企業，以下簡單介紹這兩類組織的運作方式及特色：

• 非營利組織（NGO）

以推動社會福祉、環境保育、人權議題、教育、醫療為目標的法人單位，依賴捐/募款、政府/計畫補助作為營運經費來源，因為資金有限有時候也會仰賴志工、在地社群參與者一起協助。

• B 型企業

透過商業方式/手段來解決社會或環境問題，因此會同時追求達到社會使命和盈利目標。而營收來源藉由提供服務或商品銷售，來實現財務的可持續運作，期待運用市場機制解決社會問題。

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非營利組織和 B 型企業的差異

項目	非營利組織	B 型企業
主要運作方式	募款和捐款	營利活動
特色	使命導向	對社會和環境的承諾
工作特點	多樣性、靈活性	永續性、社會責任
工作人員特質	使命感、奉獻精神、溝通能力	商業思維、社會責任感、創新精神
代表	紅十字會、世界自然基金會	繭裹子、綠藤生機

從上述說明可發現，NGO 及 B 型企業通常規模不會過於龐大，每個成員多半會身兼多職，因此如何在工作過程，盡可能減少資訊斷層、溝通無效、重複協作、專案追蹤不明…等狀況，才能讓最少人力發揮最大效率，同時也讓投入者不會過於勞心勞力，避免成員高度流動情況。

延伸閱讀：B 型企業繭裹子使用 JANDI 以門市分類議題，隨時掌握全體工作狀況

延伸閱讀：物資永續服務平台 iGoods 愛物資導入 JANDI讓溝通效率優化 60%

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NGO/ B 型企業在工作現場經常遭遇的難題

• 目標及價值觀落差須不斷溝通

NGO/ B 型企業成員來自不同背景、職能組成，看待組織的長遠發展、做事習慣方式、思考的價值觀也都有差異。如果沒有定期聚焦共同的價值目標，往往就會造成溝通和協作的困難，導致人員一再替換而讓專案進度停擺。

• 政策法規變化組織需要靈活應變

NGO 和社會企業的工作性質，極大可能會因為政府的政策或法規調動而受到影響，每當新的政策出爐，可能就需要有人力研究新的內容。因此人力需要有更大彈性，因應局勢來調整組織架構，順應新的法規環境。

• 溝通管道分散讓資訊不夠透明

現在通訊工具多元，成員不論是對內、對外，可能會使用到像是電子郵件、即時通訊軟體、社交媒體…等。這就導致訊息分散各地，其他成員難以同時追蹤完整資訊，因而無法知道最新的討論進度。一旦訊息產生傳遞上的斷點，連帶也會讓協作過程產生延遲或誤解。

• 過往資料難追溯造成資安風險

當團隊成員離職或新進，在交接的時候若沒有把工作資料、檔案完整傳承；或是新人加入群組無法追蹤歷史對話紀錄，這就讓接手的人，難以繼續完成執行中的專案。甚至很多檔案會莫名遺失，浪費人力在做重複的事情。更重要的是，有些機密資料例如捐款給 NGO 的個人資料，如果不小心外流，就會造成嚴重的資安風險。

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JANDI 可以從哪些面向幫助 NGO/ B 型企業

• 所有對話紀錄、檔案完整保留

JANDI 與其他市面上非企業用專業通訊軟體的最大不同之處，就是能夠完整保留所有團隊成員在議題內的對話紀錄、上傳的檔案。新成員被加入到一個議題之後，他「依舊」能看過加入前的所有歷史對話內容及檔案，也能透過 JANDI 的搜尋功能，利用關鍵字找尋到相對應的資料或討論串。

• 針對各種溝通情境可因時制宜

NGO 和 B 型企業的運作模式需要大量溝通，或跨部門之間的協作，JANDI 能夠因應不同狀況使用相對應的工具。

情境 1：您只想找一位同仁私下快速確認一個問題，就能透過【一對一私訊】來溝通。

情境 2：如果您想要討論或確認一個專案的進度，並且要指定某位成員回覆，且希望讓其他成員看到你們討論的內容。這時候您就能在議題內開設一個【討論串】，【Tag@】特定成員請對方提供資料或想法，並且邀請其他成員一起加入，之後再設立一個【待辦清單】來追蹤進度。

情境 3：如果是想花個半小時跟所有成員開會，這也能透過 JANDI 的 ENTERPRISE 方案，可以使用內建【視訊會議】進行線上討論。

• 執行不同專案善用議題讓資訊分流

NGO、B 型企業每年會執行大小不同的規模，甚至可能部定期要舉辦對外募款活餐會、籌備公益活動等工作，這時候就需要跨部門在短時間內密集合作，針對活動主題、流程、人力調配、贊助商邀約…各種工作項目逐一展開。這時候，JANDI 的「議題」能夠有效將各種討論事項進行分流，讓事前討論更順暢，事後也能有憑有據進行檢討。

舉例情境：年度募款餐會

工作小組區分出統籌組、業務組、執行組、機動組、美編組等

首先可以在 JANDI 開設一個針對募款餐會的議題，由核心籌統籌的人擔任【管理員】角色，把這次會參與的成員邀請加入到該議題內。接著在該議題再成立多個子議題，也就是分別成立統籌議題、業務議題、執行議題等，讓每個議題負責的成員可以有專屬空間，專注討論該小組的工作內容。

例如業務小組負責拉廠商贊助、推廣售票的任務，在業務議題內，就能製作一份贊助商邀請名單、已購票企業/個人資訊名單上傳到 JANDI 雲端。一旦資訊有更動，隨時都可以透過 JANDI 更新進度；同時業務小組成員也能把每周例會的討論進度/會議記錄放在該議題內，讓業務小組的主要負責人，追蹤哪些待辦清單還沒完成，並且指派成員在什麼時間內完成工作。

• 志工/實習生以準成員身分加入 JANDI 討論

NGO、B 型企業的另一項特色，就是會邀請志工/自願參與者、實習生一起加入協作，參與不同專案，或是透過志工培訓來強化生產力。但畢竟志工、實習生不是全職，有些內部討論的事務、傳送的資料不一定方便讓所有人知道，JANDI 就有提供準成員功能，幫助志工、實習生設定專屬帳號加入到特定議題，他們在後台權限、參與議題數量都會有相關規範，保障企業組織可以有效管理外部協作成員。

延伸閱讀：一圖掌握 JANDI 正成員與準成員的權限差異

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選擇 JANDI 可以獲得的優勢

觀察上述幾個 JANDI 可以提供給 NGO、B 型企業的應用情境之後，對於從業人員關心的另一個議題，也就是使用 JANDI 需要付費嗎？目前 JANDI 提供三種方案：FREE、PREMIUM、ENTERPRISE，可隨時因應組織變化來做方案的調整。

對於人數規模較小的團隊，當然可以先嘗試免費使用 JANDI，在需要更多的功能和儲存空間時，再升級使用付費版，而付費版的優勢在於，提供更多的檔案儲存空間和更多功能。例如最高階 ENTERPRISE 版本就可以強化資安防護，管理者可以掌握成員使用量紀錄、手機限制檔案下載、以及使用檔案浮水印等額外功能。

除此之外，目前 JANDI 提供五折優惠支持 NGO、非營利組織和教育機構，以及八折優惠給社會型企業。對於 NGO 及 B 型企業想進一步了解 JANDI 的導入情境，也可以主動向我們諮詢，JANDI 的協作專家將會協助您更有效率地使用 JANDI。

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