有通訊軟體溝通好方便，但是，職場上這些話不論主管、員工都不該說

隨著職場越來越習慣使用通訊軟體，文字、貼圖逐漸取代面對面溝通，在享受便利之餘，也要留意自己是否一不小心就講了不禮貌的話。在工作協作、通訊環境內，要盡量避免使用哪些文字？

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

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「以前我們跟主管請示，就算是請假也會寫封完整的 e-mail，哪像現在的年輕一輩，在通訊軟體留一句『今天我身體不舒服要請假』，人就不來了，完全沒考慮他的工作要找誰當職代…」

「老闆好煩喔，明明已經下班了，晚上十點多了還在傳訊息，而且很愛 tag 人，或是看到其他同事在群組寫『某某某請幫我多注意某件事』，看了就不舒服，感覺在命令人…」

隨著通訊軟體融入職場，不論是老闆、主管、員工，總會在某些時刻，感受有些人在通訊軟體的不禮貌表現。於是，我們整理一系列在職場上被歸類為不得體的言論，盡可能在通訊軟體內，避免使用這些文字，才不被人貼上「自以為是」、「沒帶大腦上班」的標籤。

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第一類：新進員工避免說的話

「我才剛來/ 到職不久，所以…」

剛進公司一定有很多事情不太了解，甚至職場新鮮人對工作流程還不上手，這句話在到職前三個月可能被允許，如果已經工作超過半年，主管、同事在要資料、詢問進度，千萬不要再回這句話當開頭當藉口。

「某某某，在嗎？」

工作時間相當寶貴，如果有問題，直接在通訊軟體群組 tag 人或一對一私訊，清楚了當說出問題內容，絕對比起丟下一句「在嗎？」當問候語，然後就不說下文的對話更有禮貌。

「我想問個笨問題…」

只要問題不是別人一再交代還記不起來，也不要輕易用「我想問個笨問題」來當作自謙的開場，因為無形中就是在減損個人專業印象。如果對某些看似簡單的問題真的不懂，可以用「我臨時沒有相關資訊，能否請你簡要解釋？」

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第二類：資深老鳥避免說的話

「這件事一直都這樣做的阿…」

過去傳承的工作流程、方法，不代表一定要照本宣科，尤其是沒有效率的做事方法，不願思考新的方法，這類話由工作好幾年的人說出給其他年資比較低的人，就會讓人覺得是不懂變通的老鳥，遲早會被市場淘汰。

「那不是我的工作範圍，我不知道…」

儘管每個人都有職責範圍，但如果菜鳥非常想學或是要解決一個棘手問題，這類回答就會讓人覺得不通情理，甚至有點自私、愛閃工作的標籤。即使自己無法立刻幫忙，也能請對方找適合的人選詢問，或是提供其他可行的替代方案。

「嗯嗯。」

這句話其實是所有人都要減少在群組說出的話，尤其是客戶、主管拋出的問題，當資深員工說出「嗯嗯」當作句點，不僅顯得很沒禮貌，甚至無法給其他員工樹立好的溝通示範。當對方交辦或佈達一件事，可以用「收到訊息」或「我明白了」，同時接著補充說明，下一部自己會有哪些行動將展開，讓對方也知道你已清楚接收到指令，也會更放心把這件事交給你去辦。

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第三類：中高階主管避免說的話

「我們以前還不是……」

多數情況能當上主管的人，都是在職場累積實戰經驗後，開始學習管理職務，尤其有時要討埨工作方式的變革，如果經常把「我們以前都怎樣怎樣」掛在嘴邊，就會給人倚老賣老感覺，甚至把部屬推得更遠，讓對方逐漸不願意找你討論事情。

「我也覺得某某某很ＸＸＸ（負面評價）」

身為主管，有時也要處理團隊的人事問題，或是職場上的角力鬥爭。在通訊軟體內，一旦說的話被截圖就成為直接的證據，所以如果要展現同理心，記得不要輕易用負面詞彙評價其他人，或是跟著自己親信的人抱怨公司決策，以免有天迴力鏢會打到自己身上。

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第四類：老闆/創辦人避免說的話

「你連這個都不知道？」

有些老闆在跟主管、員工討論事情的時候，會用嘲諷或半開玩笑的文字，以為能讓討論氣氛比較輕鬆。殊不知，每個人對文字的解讀有主觀意識，你以為中性的詞彙，或是挖苦的提問，對有些人來說，讀起來就是很不舒服的話。身為老闆想要攏絡人心，千萬要學習說話的藝術。

「真的不想做可以走了」

有時跟部門主管討論嚴肅事情，甚至針對決策有不同觀點，各方爭執不下的時候，老闆千萬不要輕易說出謾罵的氣話，例如請對方離開公司這種話。這種對話說一次、兩次，就是在員工心中埋下不滿的種子，有一天員工的心累了，即使給再多薪水也難以留下人才。

工作時間佔了我們一天的三分之一，現代工作者更習慣在通訊軟體內討論事情，除了該避免上述的文字，舉凡在工作群組內宣揚政治/宗教，或傳送假新聞還要其他人幫忙分享，甚至每天無關緊要的早安圖訊息，都該在工作的群組內避免這些行為。

想要把私人、工作訊息完整區隔？JANDI 企業通訊溝通協作平台，幫助工作者把關，在工作時候就只要讀取屬於公事的訊息；同時訊息分流的介面設計，讓你可以不用閱讀與自己無關的訊息，下班後老闆傳訊息手機也不會一直響/震動。平衡工作與生活一點都不難，並且記得不要脫口而出上述的不禮貌對話，讓工作成為一件生活中愉快的儀式吧！

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