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為何企業管理都在嘗試 OKR?善用企業通訊軟體也能落實團隊管理目標!

五大步驟成功部署 OKR,增加工作彈性、優化流程,以及提升企業向心力

2015 年 GE(奇異)開出第一槍,宣布不再採用傳統 KPI 制度,其他企業Microsoft、IBM、Adobe先後跟進。21 世紀的企業管理變革,OKR(Objectives and Key Results)為何成為企業管理的新寵兒?在導入新制度過程,如何善用 JANDI 讓 OKR 部署事半功倍?

文/ JANDI 特約編輯陳薪智


「報告副總,我們去年訂的 KPI 最後達成率為 72%,與當初預期目標的落差原因是….」

「主管,不好意思因為今年第一季受疫情影響,與原本設定的 KPI 數字落差近 50%…」

上述的對話情景,許多人一定不陌生,舉凡週會、季會或年度部門會議,KPI(Key Performance Indicators)如果沒有達標,不僅皮要繃緊,更要絞盡腦汁找到各種有利的理由,解釋績效未達成的原因。

Microsoft、 Google、Linkedin 為何搶用 OKR 管理制度?

KPI 經常讓員工詬病的關鍵是為了拚業績達標,經常忽略工作的彈性、流程優化,以及企業向心力。為了改變企業過度重視 KPI 的管理思維,1999 年Intel 前執行長 Andy Grove 提出 OKR 理論,這套制度後來被 Google 導入測試,讓越來越多企業嘗試 OKR。

OKR VS KPI 優缺點比較表
OKR VS KPI 優缺點比較表

所謂 OKR,也就是兩大元素所組成:目標(objectives)+關鍵成果(key results)。

從整體企業、部門單位到個人工作,都可以在一段時間周期內(一月、一季、半年)制定一個 OKR 核心目標,接著搭配 2~4 個可以量化的關鍵結果,讓組織的成員明白具體的目標,並在每個周期之後檢視成效,並拆解目標未能達成的關鍵原因,進而重新配置企業預算、人力資源、工作流程等,在下個 OKR 週期中再一次針對目標再次驗證。


五大步驟成功部署 OKR,善用 JANDI 功能讓討論事半功倍!

理解 OKR 概念後,下一步就是將這套制度導入到企業內部。根據目前市面上眾多資料對 OKR 的討論,我們歸納出部署 OKR 的五大步驟,並且在每一個環節中說明如何搭配 JANDI 通訊、協作相關功能,作為給企業導入 OKR 制度的實用建議。

【 步驟一】 啟動討論企業 OKR 願景:善用 JANDI 建立團隊、建立議題

導入 OKR 的第一步最重要就是凝聚「共識」,因為 OKR 是由下而上的目標制定模式,既然要設計企業願景目標,就必須跨部門、跨企業層級派出代表,甚至讓各部門至少一名成員參與討論、提出意見,才能真正討論出屬於多數人同意的 OKR 願景。

然而,這樣的討論如果是面對面會議,經常效率低又曠日廢時,甚至當下討論不一定能得出成果。因此透過企業用通訊軟體能大幅解決實體會議的缺點。企業可以在 JANDI 建立一個完全針對 OKR 討論的全新團隊,由高階主管邀請相關部門成員加入,同時針對開會時間、不同專案話題建立專屬的議題,並且議題又可設定為公開、私人,讓需要討論的成員才加入議題,讓討論更聚焦。

JANDI的議題具有雙層溝通結構
JANDI的議題具有雙層溝通結構,所以除了日常工作業務討論,也可多增加一類OKR 討論分類,把各種相關議題收納在該資料夾內。

隨著OKR這項大主題的討論越來越久之後,可能議題的數量也會越變越多,除了可以用資料夾去收納同類別的議題,同時也能用「快搜」功能,找到對應的議題

透過快搜功能,能夠在茫茫議題大海中快速找到對應的群組。
透過快搜功能,能夠在茫茫議題大海中快速找到對應的群組。

【步驟二】願景確認後讓員工接受新制度 :善用 JANDI 記事板

在 OKR 目標確認後,下一步就是公告新制度。然而,每一項變革都可能造成員工的不適應,因此在制度開始實施之前,決策者必須在第一線說明「我們為什麼要做 OKR」、「OKR 對工作、職能發展有何效益」等,而宣傳最好有1~2 周時間進行布達。

布達方式除了找開全公司的員工會議、部門會議、Email 公開信等方式,也可善用 JANDI 的記事板工具(目前開放給 Premium 及 Enterprise 付費用戶)。記事板可以釘選公司導入OKR 原因,以及近期擬定的目標及關鍵成果。記事板還可以搭配同意按讚、@提及成員、待辦清單等管理功能,讓成員能時時看到最重要的資訊。

JANDI的記事板功能
JANDI的記事板功能的效果類似臉書的貼文

步驟三擬定部門及個人 OKR 目標 :善用 JANDI 檔案分享、私訊、投票

由於 OKR 的精髓是每個目標搭配 2~4 個關鍵成果數據,所以除了企業層級的 OKR,也要擬定部門及個人工作任務。對於許多非業績導向的部門、工作者,要發想 OKR 量化數據時相當苦惱,網路有介紹如何透過 25 宮格的決策工具,幫助員工擬定 OKR 執行方案。

而寫完 OKR 後還需要與同事、主管進行討論、修正,甚至表決最終方案。

這個階段需要大量討論,當主管列出他的 OKR 版本,在 JANDI 介面就可針對該訊息進行回覆,讓討論串都聚焦單一話題,讓溝通更專注效率。甚至有同事畫出自己 OKR 的 25 宮格表,或是把想法做成簡報,這時候就可以透過「分享檔案」功能給其他同事參考。而部門要確認這一季的 OKR 任務,當大家意見紛歧時也能藉助 JANDI 的投票功能,而且可設定匿名、複選機制,更快速表決最終結論。

在手機行動裝置上,也能快速設定投票
在手機行動裝置上,也能快速設定投票

步驟四建立OKR執行紀錄表單 :善用 JANDI Connect、待辦清單

在確認 OKR目標後,接下來就是展開任務的執行,因此這時候部門主管或OKR 負責人必須擬定一套實施標準,甚至建立公開的進度表作為紀錄,確保團隊在每周、每月、每季有真正落實 OKR 不同階段的目標。

因此 OKR 有些任務會牽涉到日常的專案內容,為了更有效追蹤進度,OKR 負責人就可以透過 JANDI Connect 串聯第三方服務、工具及 App,目前JANDI已內建 Google 日曆、RSS 訂閱、Trello、JIRA、GitHub、Bitbucket等。甚至在工作過程為了讓團隊更有效率,主管也能透過 JANDI 的「任務指派」服務,指定特定成員完成任務,或是員工透過待辦事項功能,讓自己針對 OKR 目標排定工作優先順序。

JANDI 內可隨時掌握行程、天氣預報、專案管理進度通知
在JANDI 內可隨時掌握行程、天氣預報、專案管理進度通知

步驟五持續檢視、追蹤 OKR 實施成效 :善用 JANDI 檔案搜尋

OKR 執行到一段時間必須進行成效評估,進而修正目標,讓團隊持續朝向共同方向前進。這時候團隊可針對目標達成率、關鍵結果執行過程面臨的挑戰、每一季 OKR 的關聯性等指標進行檢討。

檢討的環節就會產生相關會議記錄,為了洞察每一位成員的達標率,就能把Excel 儲存格複製到 JANDI上。又或是為了與上一季的內容進行比較,比須找出不同時期的檔案,這時就能透過 JANDI 的進階檔案搜尋功能,在眾多檔案大海中找到對應的資料。

「上傳到哪個議題或私訊?」、「上傳者是誰?」、「上傳檔案類型」三大進階篩選器快速找檔案
JANDI 提供「上傳到哪個議題或私訊?」、「上傳者是誰?」、「上傳檔案類型」三大進階篩選器快速找檔案

傳統 KPI 由上而下的制定思維相對缺乏彈性,而 OKR 的優勢在於因為需要大量溝通、討論,進一步讓團隊成員有表達想法的空間,同時當目標是獲得整個團隊的認可,成員之間更願意相互幫忙,未達標而努力。

OKR 推動過程中,如果善用企業通訊軟體的輔助,想必能節省溝通時間又提升協作效率。

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