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線上會議效率不佳?7 大線上會議技巧,解決遠距協作煩惱

給會議主持人和參與人的 7 個遠端工作會議建議

根據英國媒體 CT BusinessTravel 整理的研究報告:每個月參加的會議,有 1/2 被認為是浪費時間的。

這個消息也不讓人意外,畢竟光是要讓會議準時開始,對許多公司而言根本比登天還難。(更別提要讓會議準時結束!)

除了不準時,有人霸佔話語權、不時離題、或邊開會邊做其他工作,也時常發生。更慘的是,或許其實一封 email 就能解決問題,根本不需要開會。

特別是在進行遠端、線上會議時,有些事項可能會直覺地認為需要開會討論。而少了面對面的監督,在遠端會議中,分心的情況也更加的嚴重!


然而,即便有這麼多的負面評價,會議還是有其重要性。在需要集思廣益時,他可以讓大家快速的說出想法、進行腦力激盪;在布達時,他可以透過彼此的神情,來確保成員確實理解事項的安排;在進行教學時,他可以節省以文字表達時,耗費的大量時間成本。

既然無可避免,那就讓我們一起來看看,有哪 7 個技巧可以協助你建立一個更有效率的會議!特別是近期因為疫情而產生的遠距工作模式,如何能掌握好線上會議的品質,達成開會的目的?


一、 確認目的:你真的需要一個會議嗎?

了解每次開會的核心目的,永遠是最重要的

當我們在進行遠距協作時,會因為少了辦公室的直接對話,而下意識地認為「或許我們該開個會」。但你真的需要一個「會議」來討論嗎?

是不是有其他選擇,比直接會議更有效率呢?開會的目的是什麼?是哪一類型的會議?平時的開會狀況,是不是常常篇題,這樣是否以文字方式取代會更好?都可以列入考量。

二、確認心態:準時開始、準時結束

不準時,是會議無效率的元兇之一

據調查指,美國平均每天最少要開3700萬個會,其中有45%的會議都是沒有準時開始的。心理學教授史蒂文·羅傑爾伯格﹙Steven Rogelberg﹚指出,如果會議延遲了10分鐘以上,參與會議者很可能會出現「負面社交情緒」的行為,因而感到煩躁、集中力降低並開始周圍人閒聊,進而影響會議效率、品質。(截取自媒體香港01)

在辦公室開會時,你可以走過去拍拍對方的肩膀說,開會摟!但當場景換為遠距工作時,對方可能會因為過於專注工作,而遺忘時間。同樣的,更不會有下一位的使用者,走入會議室提醒會議時間已經結束。

這便是造成會議冗長的主要原因:會議前的等待、以及沒有限定時間的無限延長…

因此,在遠距會議開始前,應先達成以下共識:

  1. 身為參與者:請記得如果你會晚進到會議,先轉達給其他成員知道,以方便進行調整。特別是當你晚進入線上會議時,會在視訊軟體中發出一些不小的雜音,而影響會議品質(實在非常尷尬)。
    晚到,你應該這麼說:不要只留下一句「我會晚到」,讓人不知所措。請給出明確晚到的原因、以及具體的時間,方便對方做進一步的會議安排。
    
  2. 身為主辦者:如果你會晚到,請事先將主持棒暫時交由你信任的同事,並告知其他成員;或是提早進行調整、並通知大家會議的更改的時間。
  3. 身為超級專注者(工作起來就忘了時間的人):請自行設定鬧鐘、或是行事曆、通訊軟體提醒。
實際經驗分享:以 JANDI 團隊而言,為了避免大家遺忘會議的安排(有些會議可能是一個月前就安排完成),我們的做法是直接將公司的會議行事曆串入平時的溝通軟體中。會議前便會自動跳出通知,提醒大家要開始摟!

三、會議前準備:確認溝通管道及工具

統一發問的工具,掌握會議細節

如果你同時在使用團隊協作軟體,像是 Slack、Teams、JANDI,可能會在線上會議遇到溝通管道分散的問題。有些人的詢問是打在協作軟體的群組中,有些人則打在視訊會議的溝通欄中,這樣會導致參與者需要不斷進行工具的跳轉,來掌握會議內容。

為了避免發生這樣的狀況,建議大家在開會前先統一本次會議詢問問題的管道。而在會議中,主持人也可以在每個小節停下來,檢視這些問題。

四、會議前準備:指定會議紀錄負責人

記錄會議,讓討論的結果有跡可循

會議記錄,除了讓無法參與會議的成員,可以重新回溯重點;同時是後續工作執行、考核等重要參考資料。

延伸閱讀:你應該做會議記錄的原因的 5 大原因

所有的會議,都應安排會議紀錄的負責人。不一定需要逐字記錄,而是依照會議的特性進行紀錄,將討論後需要改善的地方、或是後續的執行步驟列出,讓參與成員未來有跡可循。

例如,一般例行性的會議,可能需要記錄各部門報告的重點、以及後續的待辦事項; 腦力激盪會議( brain-storming ),注重的是彼此的啟發、激盪,需要記錄激盪後認為可行的想法。

線上會議的好處是,你可以直接錄下所有的開會細節,讓沒有參與的成員,直接進行觀看、了解真實會議情況。這時負責會議紀錄的成員,也可以記錄小節的播放時間,讓事後參與的成員,可以更快速的選擇與自己相關的會議片段,進行觀看。

延伸閱讀:會議記錄技巧、工具文章推薦(電腦玩物)
關於會議基本紀錄要點,以及工具推薦、會議記錄表單參考

 

五、會議中:善用靜音的功能

降低會議中雜音,保持會議品質

因為每個人進行遠距工作的地點不同,我們很難避免外在的雜音,像是家中小孩的打鬧聲、咖啡廳的英文家教對話。這時,看似不起眼的靜音功能,就能在視訊會議中發揮很大的作用。當然你可以再搭配一些降噪的工具,像是 Krisp,來阻絕你的背景聲音。

事先提醒靜音功能:在會議進行前,建議主持人在開會邀請中,就先告知大家進入會議前請確認麥克風狀態,並在進入會議時,先開啟靜音。需要發言時,再將麥克風開啟。

六、開會技巧:主持會議的溝通技巧

無法面對面溝通 — 你需要更有技巧的主持會議

在實體會議中,我們更容易去掌握會議的節奏、以及適時停下離題或是話太多的成員。然而,在線上會議中,會因遠距、軟體的限制,而難以控制場面。作為線上會議的主持人,你可以透過下列 4 個技巧,來提高會議的溝通品質:

  1. 留白:不要太快進到下一個主題!每個問題,都應該多停 1至 2 分鐘的時間,除了讓大家可以有時間思考,也降低線上會議軟體延遲傳遞的狀況。
  2. 開啟視訊的畫面:許多人在進行視訊會議時,傾向關閉鏡頭,但是單憑語音,很難透過面部表情,知道對方是否理解。因此,在會議時,不要害羞露出你最真實的樣子,讓會議可以更有效的進行!
  3. 進一步的詢問:就像文字,常常會面臨「說者無心,聽者有意」的狀況。只是透過表情,很難了解他人真實的想法。這時就 cue 吧!讓對方表達內心真實的想法、反饋。
  4. 準備好離場詞:不是每次都能靠一場會議就達成共識、或是找到解決方法。不要讓大家就這樣看著彼此乾瞪眼,善用一些離場詞:「這部分留到下次討論,請大家會後找資料、思考,我們再定時間進行決議」,讓會議可以進到下個段落、或是結束。

七、會議後:搜集意見回饋

透過真實反饋,了解會議滿意度,進行優化

剛開始進行遠端視訊會議,一定會有不適應,也會有不如意的結果。沒有人會希望在主持完一場會議後,被參與者視為浪費時間。因此,進行事後的調查、以及優化,可以協助你提升會議參與的滿意度。


這邊提供給你 4 個問題,釐清成員對於線上會議的想法:

  1. 線上會議工具效能:在進入線上會議時,容易嗎?還是有遇到什麼問題?你認為需要更換其他線上會議軟體嗎?
  2. 線上會議的必要性:如果下次有類似的開會議題,你會傾向使用線上會議的方式,還是透過協作軟體(Slack、Teams、JANDI),進行文字討論?
  3. 線上會議的規則:你覺得靜音對會議品質有幫助嗎?開啟視訊(能看到彼此的表情),對你來說是有幫助的、還是會感到困擾呢?
  4. 線上會議的主持表現:使用線上會議是否會讓你不清楚何時是適當的發言時機?會議主持人的在時間的掌握度、統整度,表現如何?

疫情讓我們開始思索遠距工作的可能,或許有些公司早已習慣遠個工做的模式,有些還正在摸索、嘗試。

而遠端線上會議會遇到的問題百百種,可能是 wifi 訊號突然中斷、鄰居正在施工、或是貓咪直接趴在你的鍵盤上。即便是時常進行線上會議的團隊,也無法完全避免突發狀況。

如果你是剛開始嘗試遠距會議的團隊,歡迎試試上述 7 種方式,提升會議品質、不斷優化,找到最適合自己團隊的模式;如果你是經驗豐富的團隊,歡迎在底下留言,和我們分享更多的線上會議技巧,一起提升工作生產力!

(本篇文章編譯自 7 strategies for running effective remote meetings

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