遠距接案工作兩年，我養成的數位應用工具生活方式，提升工作效率
數位雲端工作術，如何用十幾個 APP 組織你的生活，打造高效生活流，提升遠距工作效率？
文/ JANDI 榮譽成員 侯智薰
從學生時代開始研究生產力工具，到現在全職自由遠距工作者，兼職學生已經兩年，在 2017 年 8 月也寫過關於自由工作者的文章：
不過這兩篇都是屬於心法概念，談如何養成特色？「自由」背後的迷思？以及如何讓人主動來敲門⋯⋯等等。文中也有提到一些我用來管理合作單位的工具資料庫，因此許多人訊息來問：「有沒有什麼推薦的工具？」
【本文閱讀：5分鐘】：我的一日數位生活（沒什麼大綱，就是時間流）
一日的工作生活流程，你用了哪些應用工具？
這讓我想來寫一篇自己「一日的工作生活流程」，我到底用了哪些 APP 應用工具？
一方面也是因為自己兩年多前在 Hahow 好學校曾開了一堂線上課程就是講「數位雲端工具」（資訊與連結放文末），這篇算是一個兩年後的更新，也透過寫出來來檢視自己，也能與追求高效生活的更多（懶XD）人交流交流！
早晨
〔05:55〕Yeelight 床頭燈 & Apple Watch
這時我的小米智能 Yeelight 床頭燈就會自動亮起黃光，讓我慢慢地以一個舒服的光亮起床，也不至於房間太暗造成賴床連連。
為什麼選用小米智能床頭燈？
因為它除了可以設定特定時間開關之外，也可以用 Apple Watch 開關。（我最討厭的就是，睡前關了燈要走一段黑漆漆的路才到床上，或者半夜要起床上廁所時，摸黑找著電燈開關）
Apple Watch：睡眠錶面＆勿擾模式＆劇院模式
我會特別為睡覺設計一個，「睡眠專用錶面」，用偏紅橘的顏色之外，功能也設定下圖四項：「鬧鐘、倒數計時器（午休、小憩片刻用）、電量」。
另外，別忘了打開勿擾模式（有通知不會震動），劇院模式（除非點擊錶面，否則錶面不會亮），讓自己睡眠更安穩。
【Apple Watch】▲左：我的睡眠用錶面；▲中：睡覺時，打開勿擾與劇院模式；▲右：米家，用手錶不必起床就能控制床頭燈
〔06:10〕用手錶的震動鬧鈴取代聲音式的鬧鐘
這時候我的 Apple Watch 手錶的鬧鐘會以震動的方式叫我起床（如果還沒被床頭燈的光叫醒的話）。比起用音樂的大聲驚嚇，我更偏好用手錶的微弱震動，這感覺就像是有人敲敲自己的手，叫我們該起床了。
至於最右邊的 Sleep++，最近更新到第三版了！能夠自動偵測睡眠，不必在睡覺前在按下「開始睡眠」才開始紀錄！也就是說，它現在能夠依照你的生理素質判斷你是否開始睡眠，然後開始紀錄。（當然，這樣就會更耗電一些。但沒關係，我是建議大家起床後就把手錶放在充電器上，刷完牙洗完臉，通常就 100% 了）
〔06:30 — 07:00〕 回覆訊息＆電子郵件
刷個牙洗完臉，泡上一杯咖啡後，我會用三十分鐘把訊息回覆。
（沒回覆完的就等之後一天中的零碎時間）
很多人都會問：
「為什麼是一大早回覆訊息？」
理由很簡單，因為大家通常還沒起床，所以訊息就不會一來一往，也就不用擔心會聊起來然後時間飛逝了。
〔07:00〕閱讀時間
inoreader
早上的七點，是我一天中最沒干擾沒壓力的時候，所以我習慣打開我的 RSS 閱讀器，或者實體書籍閱讀。過去我用過 Leaf、Reeder、Feedly，但現在我選擇使用 inoreader 的最大原因是，他的免費版本就能使用「搜尋功能」，甚至也有像 Feedly 一樣有「內容平台推薦功能」，不用自行輸入 feed 網址，付費版本甚至能訂閱臉書粉絲專頁的內容。
當然，還有快捷鍵「W」，就能以行動裝置的方式來檢視文章內容（因為有些網站的 RSS 只能抓到預覽，這時候透過行動裝置的方式來瀏覽，就能突破這個限制了！）
RSS 閱讀器的好處：
- 去除雜亂的版面與廣告
- 專注在內容上，也減少瀏覽器的分頁干擾與分心
- 自動抓取關注的網站的最新內容，透過星號與標籤收藏
這邊也附上我自己的訂閱 RSS 內容集，用 inoreader 可以直接打開訂閱。
筆記方式：OneNote
比起跟 Word 一樣直欄撰寫的 Evernote，
我自己更偏好可以自由上下左右撰寫，更像真實筆記本的 OneNote：
因為使用了 OneNote，讓我透過由左往右三分割的撰寫方式：
引用內文或他人觀點｜自己的提問或總結｜自己的觀點與案例
加上章節與頁面又能直接拖拉，讓每個頁面是有個邏輯關係，如上圖「重新定義問題→提問（總述）→提問引導對方→提問吸引關注（兩個分向敘述與應用案例）」
〔09:00〕準備出門上課＆確認待辦清單
這時我的手機聲音式的鬧鈴才會響，通知我十分鐘後要準備出門上課（白天還要當學生QQ），也告知我一天的工作要開始了，這時我就會打開我昨晚睡前整理好的待辦清單，我是用 Edo Agenda：
我之前是使用奇妙清單（Wunderlist），一開始以為奇妙清單的三欄式比較詳細有細節，但後來發現很容易花了很多時間在撰寫那些細節與分類。
後來發現了 Edo Agenda 這項工具，雖然簡潔少了細節，但透過顏色分類，整合 Google 日曆，讓這一天（以及前後幾天）的所有事件任務一覽無遺。當然還有月檢視方式，發現套用了這工具後，自己處理待辦清單（To-Do list）的效率又高了一些，詳細資訊與內容，歡迎閱讀我一位好友黃祺浩曾撰寫的：
通勤時間
語音（音頻）學習 APP
早上通勤時，因為精神狀態比較好，適合學習，所以我會使用語音學習類的 APP（Podcast） 來作為掌握零碎時間的碎片化學習。
我目前是用三款：「得到」、「喜馬拉雅FM」、「1號課堂」。
前兩者是中國大陸的內容（簡體字），是已經非常成熟的知識內容提供者，擁有各種主題與領域，歡迎自行下載體驗；後者近期由台灣遠見・天下文化事業群的開發的語音學習 APP，雖然是初出茅廬，但我們自己原產的內容與品牌還是要推薦一下！（也是因為我自己上面也有節目 XD—每週四的名刊短講 ，歡迎大家來收聽，帶你藉由國外的經驗與看法，找到經營自己的策略，以及提升思維的方法）
〔09:00－12:00〕上課時段
iPad Pro & Apple Pencil
過往到學校上課時，都要印出 100 多頁的課堂講義，除了超重之外，撰寫筆記時，也因為老師通常不會在文件上留太多白，字就算寫的很小，也無法避免把整張 A4 紙都寫得密密麻麻的問題。
直到我買了 iPad Pro，加上 Apple Pencil & Smart Keyboard，再搭配 OneNote 這個問題就解決了，包包也輕多了：
所以我現在身上已經沒有文具袋了，除了省下大量影印費，還有文具費呢！甚至 OneNote 也支援光學字元辨識（OCR），可以將圖片中的文字複製出來，應該也很適合要處理許多文件的工作者：
※iText：如果你是 macOS 用戶，覺得微軟工具常常不穩定的話，推薦看另一個 OCR 軟體 iText，可以直接透過螢幕擷取，成為可編輯的文字：
中午
〔13:00－17:00〕遠距工作時段
JANDI & Airtable
吃完午餐後的下午，基本上就是我處理「遠距工作」的時間。我們公司目前有五個人，三個人在台北，一個人在高雄，我在台南。
既然要遠距工作，不能光只是仰賴人本身的自律自制能力（因為我們天性真的都很懶，相信我。），因此協作工具的使用就顯得相對重要
這就是 LINE & Messagener 無法做到的，我們常用的私人即時通訊軟體的提及功能通常是雞肋無用，只是在通知處會多標記用於提醒，但沒有一處是整理所有自己被 tag 的訊息與檔案，以致於我們一打開群組時，還是在滑上滑下的查看海量訊息，煩心焦慮就算了，而多半的狀況是會漏看。
我認為「提及標記 Tag」的彙整功能，就是最基本的「任務分配」，既然是任務分配，就要有一處能夠清楚明瞭的一覽自己有什麼是還沒做的。
尤其 JANDI 有針對上傳的檔案（圖片與文件）集中討論的功能，使得對話能夠更專注，不會被其他訊息給混雜或洗掉。
這個功能正是因為一般來說，我們若會上傳檔案，表示這份檔案是重要的，重要的東西就會需要有討論或者文字紀錄，而這功能的特色，就會讓這些文字與討論就會跟著這個檔案。
Airtable：客戶資料庫＆內容與任務追蹤
雖然我們是遠距離工作團隊，很多人都會問我：
「你們是怎麼管理會議紀錄的？」
然後我突然意識到：「欸都，我們沒有會議紀錄這回事耶。」
※Airtable Universe：Airtable 提供大量的應用範本，你看完就會明瞭這個資料庫的強大了。
因為我們都是用 Airtable 去做任務回報，配合 Daily Stand Up 每日十五分鐘線上會議：
- 所有成員每日晚上九點前，在 Airtable 打上自己的任務狀況，盡量用文字或圖片詳盡說明，其餘成員若有任何疑問，直接在該 Record 上提問討論。
- 晚上九點線上語音會議，每人簡述自己的任務狀況，遇到的問題，以及回答大家的文字提問，不做太深入的細節討論，十五分鐘內結束會議。
晚上
〔19:00〕遠距工作時段
寫稿：Bear、MindNode
吃完晚餐，就是我開始寫稿的時間了，如同前面所說，我的知識管理資料庫是在 OneNote，不過我的寫作平台工具是用 Bear，不僅是喜歡它的介面，還有能透過快速建立標籤，以及巢狀標籤的分類功能（可以看下圖畫面最左側欄）。
因為我在家會用 Macbook 寫作，不過出外通常只會帶 iPad，零碎時間時會用 iPhone，雖然晚上才是我有一個大空檔能夠完全專注於寫作的時間，但平常在外時，我也會作編輯的動作，修修改改一些內文，或者先描繪出架構，運用心智圖工具 MindNode：
線上內容協作：Google Doc 建議編輯
我寫作的流程是：
- MindNode 收集資訊描繪大綱
- Bear 作為我本地端的草稿編輯（橫跨三平台）
- Google Doc 線上同步協作編輯（免去版本控制，上傳與下載 Word 檔）
能夠保留舊有文字內容，又能增添新的編輯後的內容，保留修改紀錄在文件右方，可以留言備註進行討論（為什麼這樣修改？）。才不用上傳與下載一堆文件檔案，然後被修改了又不知道為何被改，浪費時間之外，版本又容易錯亂，弄得心情很糟，我想這都是寫作者的夢魘吧。
Google Doc 的建議編輯模式幫了很大的忙！
〔24:00〕睡前｜撰寫待辦清單、格志「講」日記
十點之後，我就會先打開我的日記軟體格志，在搭配訊飛輸入法的語音輸入，不像以往用手寫日記，換成打字寫日記，現在是用「講的」來寫日記。
「為何不用 Siri 語音輸入？」
因為 Siri 不會自動上標點符號，遇到標體符號還要講「逗點」，真的超蠢超不口語化的，這點在訊飛語音輸入就能智能化做得到，甚至還能輸入一些常用詞，讓名字與專有名詞都能透過語音輸出！
寫完日記之後，我就會開始排明日的待辦清單，再閱讀一些 inoreader 的「休閒片刻」分類的文章，或者實體書籍，一旦睏了就關燈，用 Apple Watch 打開床頭燈，開啟勿擾與劇院模式，再打開 Apple Watch 上的呼吸 APP，進行呼吸兩分鐘後，就默默的在睡眠中，等待明天的到來了。
後記
沒想到一寫，就是 5000 字。
寫完之後才發覺原來自己的一天竟然有超過 20 個 APP 組成，挑了一些重要關鍵的工具與流程寫了出來。
最後，歡迎你到下面的臉書留言，跟我分享你自己的工具搭配。
祝福大家都能找到最適合自己生活與工作的應用工具流！
工具不是絕對，弄清楚自己的需求才是第一步。
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