解讀最強生產力工作方程式：同時掌握「組織力 x 專注力 x 加速力」

你是否長期苦惱生產力一直無法提升？明明導入非常多科技工具，為什麼覺得工作越做越忙？原來要強化效率不是光靠好工具就足夠，而是需要組織力、專注力、加速力同時相互搭配。該如何導入高效工作方程式，就從閱讀這篇文章開始練習。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

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科技原本的用意，是用來讓我們的工作更加輕鬆，甚至縮短工時來解放人類的勞動時數。但是隨著科技工具的演進，我們在工作過程當中，三不五時手機跳出各種 APP 通知干擾專注力，或是下班後主管卻常常捎來交辦訊息，打擾個人休息時間。種種情況反而讓現代人感覺更不自由，甚至投入工作的耗時傷神程度，更甚以往。

提升工作生產力，正是近年相當熱門的議題，但過去探究如何提升生產力，大多從單一面向，例如從工作的制度、使用的工具來切入。近期《最高生產力工作法：不再窮忙！有策略的組織工作X專注優先要務的習慣，拿回人生主導權》這本書，列出一項生產力的方程式：「完成的工作=耗費的時間x專注力的強度x執行的速度」。

由此可知，要讓生產力持續優化，必須從組織力、專注力、加速力這三個指標同時改進。而且不同的職位針對這三項指標的要求程度也不同，可從下圖可以看出，屬於第一線的工作者，需要強化專注力、加速力；反之對管理層來說，他更需要提升組織力、專注力的能耐。

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強化組織力：1 張待辦清單＋3 的法則

組織力對現代工作者的重要性，就是該如何編排時間，也就是要發揮組織能力去培養一套加強生產力的系統，讓每一項工作所耗費不必要的時間比例盡可能降低。每份專案內務除了有明確目標、KPI 之外，在執行過程最能養成的習慣，就是建立一張屬於自己的待辦清單。

《最高生產力工作法》這本書列出寫待辦清單可運用的工具，包含一張紙或個人電腦、記事應用程式，將待辦事項有系統地逐一記錄。透過撰寫工作任務的動作，不僅能釋放腦中繁雜思緒，同時也是強迫個人必須去面對未處理的事項，每完成一項任務就畫掉清單的過程，也有助提升心理層次的成就感。

提升組織力還能搭配另一招「三的法則」，也就是列出當天非做不可的三件重要工作事項。針對這三件必做的事情，分別設定所需耗費的時間格，而且建議從最困難的工作著手。就像有三種大中小不同尺寸的石塊塞入瓶子，首先投入最大石塊（最難的任務），最後才把細石填補剩餘空隙（次等重要任務），最後在每天的三大工作區段之餘，再將其他最不需動腦的工作塞到其他瑣碎時段。

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提升專注力：善用卡爾森原則，排除各種干擾要素

根據統計現代辦公室員工，每天平均工作 11 分鐘就會被外界事物干擾，導致無法專注在工作之中，自然無法進入「心流」的狀態。卡爾森法則（Carlson’s Law）指的是，當員工能一次完整做完一份 A 任務，接著再完成下一份 B、C、D 比較不會讓專注力受到干擾；如果是斷斷續續的 ABC、ABC 工作輪替模式，反而讓專注力需要重新培養，就像睡眠一直被中斷，要進入熟睡狀態需要更多時間。

至於要隔絕其他干擾生產力的誘惑，例如工作沒多久就不自主想滑 FB、IG，《最高生產力工作法》就介紹幾種工具可以來杜絕分心。例如 Freedom 應用程式可以設定在一段時間內，限制用戶使用特定網站或APP。或是透過Chrome 的擴充工具 Pocket，可以一鍵把文件、影片先暫存到「寄放資料夾」，等工作忙到一個段落再回頭看有趣的東西，當作適度的放鬆。

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啟動加速力：善用 FAST 四大步驟，讓工作效率越做越快

至於針對工作如何更快速，可參考「FAST」法則，也就是穩固基礎（Fundamentals）、自動化（Automation）、加速（Speed）、二八定律（Twenty / Eighty Rale）這四大步驟。

Fundamentals 指的是保持健康身心狀態，在真正休息的過程中，找到自己生產力最高的「黃金時間」，讓最燒腦的工作擺在此階段執行。Automation 就是善用科技力，讓工作表單的製作、電子郵件整理、行政流程盡可能降低人工處理的比例。Speed 指的是在工作許多環節盡可能加快，例如建立範本讓回覆電子郵件的速度更快，善用快捷鍵讓資料檢查更快速，或是善用協作軟體 JANDI 透過關鍵字快速找到檔案、對話紀錄。二八法則，也就是投入關鍵 20% 的資源心力，去完成可獲得 80% 效益的任務。

而要創造二八法則的效益，往往許多企業浪費過多時間在開沒有實質意義的會議。要讓會議有效率，有個準則可以參考：「0人耽誤、1 個螢幕、2 個披薩、30 分鐘」，這裡的數字指的是開會 0 人遲到每次會議都要準時開始，同時大家把手機收起來，專注看會議室內的 1 個螢幕，2 個披薩代表會議人數維持在 4~6 人，剛好能把 2 個大披薩吃完，同時每場會議最久不超過 30 分鐘就做出決議，讓大家解散各自去執行負責的任務。

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你是否曾使用 JANDI 的相關功能，來解決過去工作耗時費力的狀況？又或是有其他提升生產力的方法或秘訣呢？不妨分享給我們知道。因為推動協作更有效率、讓更多工作者從冗長的狀態中被釋放，正是 JANDI 提供給用戶的核心價值主張。