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解讀最強生產力工作方程式:同時掌握「組織力 x 專注力 x 加速力」

待辦清單搭配 3 的法則強化組織力、善用卡爾森原則提升專注力、利用 FAST 法則啟動加速力

你是否長期苦惱生產力一直無法提升?明明導入非常多科技工具,為什麼覺得工作越做越忙?原來要強化效率不是光靠好工具就足夠,而是需要組織力、專注力、加速力同時相互搭配。該如何導入高效工作方程式,就從閱讀這篇文章開始練習。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智


科技原本的用意,是用來讓我們的工作更加輕鬆,甚至縮短工時來解放人類的勞動時數。但是隨著科技工具的演進,我們在工作過程當中,三不五時手機跳出各種 APP 通知干擾專注力,或是下班後主管卻常常捎來交辦訊息,打擾個人休息時間。種種情況反而讓現代人感覺更不自由,甚至投入工作的耗時傷神程度,更甚以往。

提升工作生產力,正是近年相當熱門的議題,但過去探究如何提升生產力,大多從單一面向,例如從工作的制度、使用的工具來切入。近期《最高生產力工作法:不再窮忙!有策略的組織工作X專注優先要務的習慣,拿回人生主導權》這本書,列出一項生產力的方程式:「完成的工作=耗費的時間x專注力的強度x執行的速度」。

由此可知,要讓生產力持續優化,必須從組織力、專注力、加速力這三個指標同時改進。而且不同的職位針對這三項指標的要求程度也不同,可從下圖可以看出,屬於第一線的工作者,需要強化專注力、加速力;反之對管理層來說,他更需要提升組織力、專注力的能耐。

JANDI 生產力辦法
圖片來源:《最高生產力工作法:不再窮忙!有策略的組織工作X專注優先要務的習慣,拿回人生主導權》第22頁

強化組織力:1 張待辦清單+3 的法則

組織力對現代工作者的重要性,就是該如何編排時間,也就是要發揮組織能力去培養一套加強生產力的系統,讓每一項工作所耗費不必要的時間比例盡可能降低。每份專案內務除了有明確目標、KPI 之外,在執行過程最能養成的習慣,就是建立一張屬於自己的待辦清單

《最高生產力工作法》這本書列出寫待辦清單可運用的工具,包含一張紙或個人電腦、記事應用程式,將待辦事項有系統地逐一記錄。透過撰寫工作任務的動作,不僅能釋放腦中繁雜思緒,同時也是強迫個人必須去面對未處理的事項,每完成一項任務就畫掉清單的過程,也有助提升心理層次的成就感

提升組織力還能搭配另一招「三的法則」,也就是列出當天非做不可的三件重要工作事項。針對這三件必做的事情,分別設定所需耗費的時間格,而且建議從最困難的工作著手。就像有三種大中小不同尺寸的石塊塞入瓶子,首先投入最大石塊(最難的任務),最後才把細石填補剩餘空隙(次等重要任務),最後在每天的三大工作區段之餘,再將其他最不需動腦的工作塞到其他瑣碎時段。

JANDI 生產力工作法
圖片來源:《最高生產力工作法:不再窮忙!有策略的組織工作X專注優先要務的習慣,拿回人生主導權》第52頁

提升專注力:善用卡爾森原則,排除各種干擾要素

根據統計現代辦公室員工,每天平均工作 11 分鐘就會被外界事物干擾,導致無法專注在工作之中,自然無法進入「心流」的狀態。卡爾森法則(Carlson’s Law)指的是,當員工能一次完整做完一份 A 任務,接著再完成下一份 B、C、D 比較不會讓專注力受到干擾;如果是斷斷續續的 ABC、ABC 工作輪替模式,反而讓專注力需要重新培養,就像睡眠一直被中斷,要進入熟睡狀態需要更多時間。

至於要隔絕其他干擾生產力的誘惑,例如工作沒多久就不自主想滑 FB、IG,《最高生產力工作法》就介紹幾種工具可以來杜絕分心。例如 Freedom 應用程式可以設定在一段時間內,限制用戶使用特定網站或APP。或是透過Chrome 的擴充工具 Pocket,可以一鍵把文件、影片先暫存到「寄放資料夾」,等工作忙到一個段落再回頭看有趣的東西,當作適度的放鬆。

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善用卡爾森原則,排除各種干擾要素(攝影師:Sora Shimazaki,連結:Pexels)

啟動加速力:善用 FAST 四大步驟,讓工作效率越做越快

至於針對工作如何更快速,可參考「FAST」法則,也就是穩固基礎(Fundamentals)、自動化(Automation)、加速(Speed)、二八定律(Twenty / Eighty Rale)這四大步驟。

Fundamentals 指的是保持健康身心狀態,在真正休息的過程中,找到自己生產力最高的「黃金時間」,讓最燒腦的工作擺在此階段執行。Automation 就是善用科技力,讓工作表單的製作、電子郵件整理、行政流程盡可能降低人工處理的比例。Speed 指的是在工作許多環節盡可能加快,例如建立範本讓回覆電子郵件的速度更快,善用快捷鍵讓資料檢查更快速,或是善用協作軟體 JANDI 透過關鍵字快速找到檔案、對話紀錄。二八法則,也就是投入關鍵 20% 的資源心力,去完成可獲得 80% 效益的任務。

而要創造二八法則的效益,往往許多企業浪費過多時間在開沒有實質意義的會議。要讓會議有效率,有個準則可以參考:「0人耽誤、1 個螢幕、2 個披薩、30 分鐘」,這裡的數字指的是開會 0 人遲到每次會議都要準時開始,同時大家把手機收起來,專注看會議室內的 1 個螢幕,2 個披薩代表會議人數維持在 4~6 人,剛好能把 2 個大披薩吃完,同時每場會議最久不超過 30 分鐘就做出決議,讓大家解散各自去執行負責的任務。

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保持健康身心狀態,找出黃金時間 (攝影師:Karolina Grabowska,連結:Pexels)

你是否曾使用 JANDI 的相關功能,來解決過去工作耗時費力的狀況?又或是有其他提升生產力的方法或秘訣呢?不妨分享給我們知道。因為推動協作更有效率、讓更多工作者從冗長的狀態中被釋放,正是 JANDI 提供給用戶的核心價值主張。

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