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明知道來不及,腦袋卻總是選擇逃避? — 3 種方式解決專案拖延症

簡單 3 個小技巧解決專案拖延症,讓你馬上就能練習的高效率方法!

接下來分享實際的經驗,用簡單的 3 個小技巧解決專案拖延症,讓你馬上就能練習的高效率方法!

JANDI 榮譽成員 / 曹凱閔


頓時心中感到煩躁,先窩在沙發滑手機休息一下,磨蹭之後洗個澡洗個衣服,再回到辦公桌前已經是凌晨一點多。專案還是 Delay,例會報告依然一片空白光亮。

然後,筆者選擇打開 Medium 寫寫對於專案拖延症的感受。(專案掰掰)

專案的時間管理都聽過,但拖延症沒有被改變

但現實是:還是到了期限最後一天才趕出東西。

明知道「今日事,今日畢」,卻總是向拖延症屈服嗎?一段被廣為流傳的 TEDx 影片,Tim Urban 分享他對於拖延的看法:

Tim Urban 拖延大師,分享他對於拖延的看法

 

每個人的腦袋當中,有個理性決策者 (這是我們可以做出長遠規劃的原因),但也有隻及時行樂,總想著輕鬆、有趣的東西。有時候這兩者之間是會重疊的,比方說需要適度的休息放鬆;但更多的時候是彼此拉扯的,比方說明天要交報告,而現在還在 Youtube 看影片。


專案拖延症 3 大特徵,你中了幾個?又該如何解決呢?

我們的腦子選擇逃避,走一條比較容易的路。

為什麼專案總是無法如期完成?
因為我們的腦子選擇逃避,走一條比較容易的路。不管是有期限的專案或任務,或是沒有期限的長期拖延 (如減肥、陪伴家人),或多或少都會選擇即時爽快,而暫時逃避沉重的任務,即便我們知道很重要、時間不等人。檢視許多專案拖延症患者特徵後,看看你中了幾項?

1. 害怕失敗、逃避困難

這個任務太難了,我做不到。
反正一定做不好,還是不要做好了!
現在沒心情做這件事情!

避免失敗、逃避困難和風險高的專案,是人之常情,更是造成拖延症的主要原因。潛意識裡面是害怕,害怕自己犯錯 (被主管批評、被同業嘲笑、被讀者指責),所以乾脆以拖待變,希望事情有所轉圜,但其實心裡清楚這只是自我安慰,最後都是浪費時間。

自己反倒成為專案時間的最大敵人

怎麼解決:承認自己恐懼還不夠,要利用自己的恐懼

當你害怕一件事情時,最常得到的答案是:別怕!勇敢面對他。可是,要是真的這麼容易,當初就不會害怕了呀……。所以真正要解決的,並不是去戰勝恐懼,而是面對他、利用他。而我更想分享的是:如何利用恐懼?

請別人幫你制訂專案目標和進度、請你的朋友或好同事一起執行,
解決你在專案管理的拖延症。

是的!比起對不起自己,我們更害怕對不起別人。如果請別人 (你真的在乎他)幫你制訂截止日期的話,不僅僅是對自己負責,還強迫對你喜歡的人負責,利用你的恐懼讓工作更有效率。比起一個人運動,找個朋友一起可以更有動力並且容易規範自己。

利用自己的恐懼,來解決專案拖延症
專案拖延症,承認自己恐懼還不夠,還要利用自己的恐懼

2. 錯誤評估專案難度

這專案簡單啦,花一點時間就完成了!
找了一堆參考資料,覺得每個都好有用,卻整理不出重點。
這次專案不容許一點點差錯,要不斷修正到完美。

專案拖延症一來自於低估難度,另一來自於過度要求完美。等到接近到期日,我們才驚覺死定了!專案需要更多時間。在企業的專案管理中,確實也會發生低估專案複雜度的情況,但更多卻是給「自己太高的期望」。

剛開始專案時,經常會給自己許多壓力希望做到最好,可以達到超乎預期的目標。於是你一邊按著進度走,一邊嘗試優化到最好,把不滿意的地方刪掉重新再做…..。最後,什麼都沒有,專案拖延症自然找上你。

每一次期待完成偉大、完美的專案,永遠只會得到大大的失望,這份期待和痛苦只會讓你更拖延。十之八九,是因為心裡有太大的期待。

怎麼解決:完成比完美更重要,適時給自己一點獎勵

先做完再說,盡量不要邊做邊修改,關鍵是把大致先完成再優化。當精實創業、快速迭代的流行潮詞興起時,並不是在很早時候就調整優化,而是有了初步成績、概況和方向後,再逐步調整。

還記得剛剛 TEDx 影片中, Tim Urban 提到那隻另人又愛又恨的及時行樂猴嗎?為何不好好善用這隻猴子呢?如果他需要立即的快樂,那麼就在你進行任務時,設定一些獎勵給自己。就像跑馬拉松一樣,專案管理是一段漫長又需要維持目標的辛苦事,過程讓自己喘口氣絕對有幫助。

Finsh
完成比完美更重要

3. 有計劃,但沒有行動

人常說計畫改不上變化,但其實經常是計畫根本沒在進行,流於紙上談兵。
計劃太大不知從何著手,光釐清要花掉一半的時間。
眼高手低,說的跟做的不一樣

相對於執行者,有一種人屬於做規劃的計劃者。很會做計劃但經常無法做到,每件事情都想做,接踵而來的任務造成進度遲緩。

怎麼解決:學習嬰兒學步,拆解成小任務

與其要寫完一篇 10,000 字的文章,不如拆分階段先寫出 100 字的方向和初稿。重點不在於數字!而是「做出行動」本身。因為養成習慣之後,你的大腦與身體會被暗示其實行動並不困難,久而久之,你就會習慣行動,而不只是計劃空想。

具體被拆分成小任務之後,有個小技巧分享給你:幫小任務設定較緊湊的期限、幫大專案設定較彈性的期限。

小任務緊湊一點,你會捨棄不重要的部分,集中在任務完成上;眾多小任務累積起來大專案就可以多點彈性,對應剛剛所提到的:先求完成再求完美。


專案拖延症人人有,怎麼看待自己很重要

說到最後,專案的成敗都和人性有關,有人選擇逃避,也有人選擇面對處理,而人生就是一場自己與自己的比較。今天比昨天好,明天還要比今天好。

如果你今天拖延了,你想「明天的自己」會想對「今天的自己」說什麼?

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