全球 65% 專案型工作宣告失敗！JANDI 幫助 PM 專案經理提升核心工作競爭力

身為推進專案前進的靈魂人物—專案經理（PM），該如何使用對的工具、具備好的工作心態、運用專業的流程追蹤？本文梳理  PM 每天遭遇的工作情境、潛在難題，以及分享如何結合 JANDI 功能，讓工作過程更節省心力。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

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專案管理—許多企業在開發新產品、推動新任務過程中，非常倚重的手法，甚至組織還衍生專案管理經理這項職務，作為組織跨部門、跨企業之間的溝通橋樑。然而，商業週刊一篇報導指出，根據專案管理協會（Project Management Institute）調查，全球的專案執行成功率僅有 35%。

事實上，專案管理對企業運作，甚至經濟產值有莫大的貢獻，專案管理協會統計全世界大約有 8,800 萬人參與專案工作，到 2027 年全球受惠專案所創造的經濟價值，上看 20 兆美元。顯見專案管理若運用得宜，不僅能幫助團隊順利交付客戶的需求，同時能提升組織運作的競爭力，對企業品牌名氣、獲利能帶來多重價值。

想像充滿美感，現實卻是骨感

許多人投入專案管理工作初期總是抱著遠大目標，甚至考取專案管理證照（PMP），但是沒想到投入職場之後，經手各項複雜又牽涉各種利害關係人的案子，才發現專案管理一點都不輕鬆。

客戶、業務端天天傳訊息問進度；主管追預算怎麼調配；加上公司內其他部門同仁告訴你，客戶提出的要求根本做不到，這種一個頭兩個大的情境幾乎天天在上演。

PM 一天工作要處理的項目，大致可以分成以下內容：

• 接獲任務後擬定專案計畫、分配後續分工
• 跨公司、跨組織的資源協調、人力搭配
• 管理並解決各種臨時突發的議題或事件
• 進行品質管控，檢核細節並提出修正建議
• 產出結案報告，根據預算花費提報給上層

從上述的任務可發現，專案經理不僅是協調人（Coordinator）角色，更是跨公司、跨單位的協同合作的中繼站。因此更需要站在制高點，洞察各項進度並且回報給其他特定成員，掌握專案的執行情況，才能做動態的調整，或找到其他可行的替代方案。

但是要成為讓團隊安心、客戶放心的 PM，往往都需要經過多年的修煉，尤其是對菜鳥 PM 來說，負責專案的經驗當中，往往會面臨以下三大挑戰：

困境一：專案遇到瓶頸，不知道該找誰協助

每周有開不完的會，同時還要跟各個營運部門、外部廠商協調執行中的專案進度，有時遇到卡關，卻發現其他人相互推託責任，眼看專案時程要踩死線了，卻找不到對的人處理，導致遲遲無法結案。

困境二：專案流程大亂，沒有一套標準流程

菜鳥職員，如果沒有主管手把手帶領，或是沒有前輩傳承經驗，很多時候就是瞎子摸象，靠自己摸索該怎麼做。每天光是回覆 e-mail、開會就耗費不少時間，結果就是無法釐清事情的優先順序，心中有沒有專案流程藍圖，導致自己從流程制定者變成阻撓者。

困境三：問題滿天飛，缺乏適合的數位工具輔助

很多時候專業往往來自上萬小時的刻意練習，但也需要搭配好用、上手的工具，才能讓專業在最短時間內練成。正因為 PM 是專案的核心人物，其他業務、後勤單位同仁遇到問題，直覺就是寫 e-mail 或走到辦公室位自旁告知問題。有時明明是很輕鬆的問題，因為一來一回的問答，或是找不到對方要的資料，導致工作效率大打折扣。

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專業 PM 的心中，時時掌握 9 項原則

遇到上述這些挑戰，接著就要思考，可以用什麼方式加以化解？根據哈佛商業評論的建議，PM 想做好專管理，至少要掌握以下表格的 9 個原則。

涉及層次	原則	解釋
基 礎 面	目的	我們要執行這項專案的核心目標為何？這項專案對公司、組織的正向價值為何？
	投資	這項專案需要花費多少成本、預算、人力等？
	效益	專案結束之後能產生什麼效益或影響？如何評估專案成功與否？
人 員 面	統籌者	誰是這項專案最高負責人？他的權力可以下放到哪些層級？
	利害關係人	誰會是專案的周邊參與者？誰會從這項專案得利或影響？
	資源輔助者	由誰管理專案進度？專案執行中誰是輔助角色、誰能提供資源？
附 加 價 值	成果	預計專案能產出具體可量化的成果，或是能提交哪些效益？
	流程	專案的整個執行週期何時完成？是否需要期中、期末報告？
	變革	專案執行如果遇到風險，有哪些可行的應變措施？或是替代方案？

附註：表格概念引用自哈佛商業評論，由 JANDI 重新設計製作

至於本文所提到 PM 最常遇到的困境，企業用通訊協作平台 JANDI，可以從幾個面向輔助 PM 在工作過程更節省心力。

情境一：用 JANDI 串接其他專案管理工具

JANDI 後台提供開放 API，可以串接 Trello 等專案管理軟體，PM 在追縱專案過程發現某個環節需要跟 IT、設計、或是業務單位要溝通時，就能直接在 JANDI 的議題，Tag@ 對應的成員，告知對方需要補齊相關資料，讓溝通不用再透過 e-mail 反覆來回浪費時間。

情境二：邀請外部廠商成為準成員參與討論

PM 最常遇到的情況是一邊跟內部成員討論事情，另一邊外部合作廠商又持續丟資料，而且檔案又會時常更新的版本，導致 PM 常常因資料散落不同資料夾或通訊軟體內，導致訊息斷層或錯亂。JANDI 提供準成員功能，即可邀請外部廠商加入特定的討論議題，PM 可以把專案有關的成員全部集中在一個議題內，彼此都能看到即時的檔案、對話。

情境三：結案報告檔案全部存雲端又好找

JANDI 提供雲端存檔功能，有些企業本身也有購買雲端方案，方便同仁把各種檔案上傳、共享。JANDI 的用戶就曾分享，他們會把 JANDI 的雲端當成專案執行中的「暫存區」，也就是各種設計圖檔、簡報檔在專案周期內，一律放在 JANDI 供大家透過搜尋欄位快速查詢。一旦專案結束後，PM 就會把相關資料內容，移到公司內部的其他雲端儲存，等於透過不同雲端區塊落實資料分流。

身為公司推進專案順利前進的靈魂人物，PM 如果使用對的工具、具備好的工作心態、運用專業的流程追蹤，一定能在專案經理這條路持續發光，成為團隊不可缺少的關鍵角色。

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