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設計公司不談設計, pxd 如何評價 JANDI ,真的能改善工作團隊溝通?

為什麼要看這篇文章:

設計公司不談設計 ,pxd 告訴我們好的設計公司必須懂得團隊溝通,選擇好的工具更是促進協作的方法。但是切記!沒有一個工具是萬能的,JANDI 當然也不是。學習如何和企業內外部溝通,除了聆聽業主的需求,還要懂得如何去對話、去合作。

文/ JANDI 曹凱閔


先談關於 pxd

成立於 2002 年的 pxd,是韓國本土最大的設計顧問集團之一。60 名以上的設計師團隊,主要集中在產品策略規劃、電子行動設備相關 UX/ UI/ GUI 設計、以及部分的包裝設計。其專業的服務,獲得三星電子、NAVER ( LINE 母公司 ) 的青睞,並屢獲 IF 與 IDEA 等設計大獎。

今天設計公司不談設計,pxd 將與我們分享團隊工作和溝通的心得。

pxd content lab。圖片來源:pxd Facebook
pxd content lab。圖片來源:pxd Facebook

不談設計,談「團隊工作」和「溝通」|pxd 團隊合作或協作的比例高嗎?

對於視覺設計專案團隊來說,團隊協作幾乎佔 99%。

這麼說好了!沒有聆聽、溝通、分享,很難有好的設計產出。pxd 的團隊合作模式,可分成兩個部分來說:公司內部成員的溝通協作、業主 (公司與公司間) 的協作。

第一是公司內部成員的溝通協作,正如字面上的意思,專案的屬性就是需要所有成員共同交流、分享、討論,才會有所成果。至於第二個部分,則是與業主 (公司與公司間) 的協作,對於一個要求服務品質的設計公司來說,不僅僅是要聆聽業主的需求,還要懂得如何去對話、去合作。

能不能具體分享溝通的重要性?

現在集團內有五個首席設計師,觀看追蹤主要工作進展情況,並且決定每天該做什麼,因此如何追蹤、如何有效率的傳送訊息就是一門學問。尤其很多韓國電子大廠將視覺設計交給 pxd ,特別是 UX ( 使用者體驗 ) 的部分需要眾多設計師、工程師、開發者等的充分討論。

現在的產業生態已經不是業主和設計師比大小高低,而是必須在產品開發前期就需要納入所有人的建議,當然設計師也包含在內。曾經聽過有客戶在訂定產品初期方向時,忘記與設計師充分溝通,導致全部重新來過的例子。

跨部門討論是設計公司最常見的場景。圖片來源:pxd Facebook
跨部門討論是設計公司最常見的場景。圖片來源:pxd Facebook

pxd 使用什麼工具協助溝通呢?

老實說,一開始每個公司或團隊都沒有想那麼多,反正就是看每個人平常都會用 LINE ( 在韓國通常是 Kaokotalk ) 作為即時通訊,就請大家一起加入群組。由於工作的需要,有時會搭配 Airdrop ( 或Google Drive、Dropbpx ) 作為文件共享的工具,其他包含像是 Messenger 等也都考慮過。

但是,公司開始慢慢出現雜音後,我們不得去認真思考 「企業溝通 」 這件事情。
「檔案又不見啦!」、「你之前傳的訊息在哪?」之類的抱怨經常在辦公室裡聽到。

企業溝通不只是打打字、傳即時訊息而已,更多時候設計公司需要傳送文件圖檔、需要在特定檔案下進行詳細討論。這些都不曾在即時通訊和電子郵件上看到過。舉例來說:你曾經使用 LINE 傳過 ai 檔嗎?基本上檔案太大根本無法傳輸,更別談低解析度的畫質壓縮了。

有一天,pxd 的主管偶然看到一篇專門談論 「工作不用 LINE」 的文章,主旨是強調公私分明的重要性,並在頁末推薦了幾個當紅的工具,而 JANDI 就是其中之一。後來才知道 JANDI 正是 pxd 一直以來在尋找的解答,在主管測試過之後,短短一周內就全數在集團內部展開使用。

不論是獨立還是團隊工作者, JANDI 更容易溝通的工作將成為可能


團隊溝通變得容易,工作也更有效率

怎麼使用 JANDI?以及最喜歡 JANDI 的功能是?

JANDI 的「議題討論設計」以及「大型圖檔傳輸」的功能,確實是一開始使用 JANDI 最主要原因。

使用之後,除了在 JANDI 建立企業自己愛用的工作流程外,逐漸注意到一些輔助功能,像是:星號標記、提及成員、議題資料夾等。以下四個功能推薦給大家試看看:

  1. 文件傳輸:只要是設計師,他們的圖檔往往超過 100MB,絕非一般私人通訊軟體能夠負擔的。在 JANDI 上不僅能輕鬆傳送圖檔,也能一次發送多個檔案,對於設計人來說很重要。
  2. 貼圖:有的時候再多的訊息,也遠遠比不上一張貼圖來的生動寫實 (正所謂一圖勝千言!),尤其當你我都已經熟悉 LINE 的時候更是如此。JANDI 裡的貼圖雖不太多卻活潑可愛,辦公室的同仁都很喜歡。
  3. 刪除訊息 (收回訊息):以前傳出去的東西就再也收不回來了,不管你是不小心按到還是訊息錯誤。或許有人會質疑刪除訊息變得很難管理,但其實適度的授權與信任帶來的效果遠超過原本預期。
  4. 議題設計:雙層議題的架構設計,讓分類變得清晰簡單。隨選公開或私人議題,可以決定訊息是要公開討論,還是只邀請相關人員私下討論。不論何者都非常有用,而且更重要的是非常簡單易懂。

*備註:目前超過 100,000 位 JANDI 用戶中,80% 認為議題設計對於企業幫助最大。原因在於:透過設計議題架構,讓企業有機會重新反思目前的工作流程是否需要修改,這是改變和轉型的契機。

設計公司 pxd 推薦 JANDI 的四大功能
設計公司 pxd 推薦 JANDI 的四大功能

別只說好話,希望 JANDI 在哪方面提供更好服務?

JANDI 已經取代設計公司中即時通訊和電子郵件的使用,以及文件共享的服務,是很不錯的整合平台。

但是,不會說 JANDI 完全沒有改進之處,尤其設計公司很需要一個公佈欄可以統一公告,以及讓大家可以針對一個主題做記事本討論,有點像是 Facebook 的貼文功能。

*備註:2018 年 7 月,JANDI 已經成功開發並推出記事板功能 (Premium 和 Enterprise 版本),效果如同 Facebook 的貼文功能,符合 pxd 最初的期待。


改變後的成效,遠比想像來的大

使用 JANDI 後真的有變好嗎?

以前在 LINE 群組裡互相傳訊,經常出現權責不分的混亂場景,話很多但都不是重點,也沒有後續追蹤與工作分配;在一對一的即時通訊,兩個人的對話框給人一種只需做好自己工作即可的感覺,兩者都缺乏團隊精神,也都不是企業所希望的。

JANDI 的議題討論讓成員間溝通變得更容易,似乎更接近對方了。

設計師往來的檔案討論,也常有混亂搞錯的時候。JANDI 的進階搜尋功能,除了利用關鍵字搜尋檔名外,還能利用檔案類型、分享人、特定議題等區分,找東西更快速直覺。

以前在眾多檔案翻找有如大海撈針,有時還不一定找得到,JANDI 確實解決了這個問題,讓溝通變得更容易,同時工作也更有效率了。

建議哪些人適合 JANDI?

需要制定規劃的人。這不是哪個產業適合的問題,凡是需要大量溝通、倚靠訊息傳遞的人都非常建議使用,而制定規劃者尤其重要。

如果你是需要一個協助做快速決策工具的團隊,JANDI 會是你的選項之一。

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