解密業務總監的溝通術，JANDI 如何幫助銷售工作展現專業又贏得客戶信任？

許多人誤以為業務是「單打獨鬥」的工作模式，但是仔細觀察頂尖業務員，他們反而是最重視團隊合作效率的人。善於協作的業務會透過「PRO 法則」也就是「Proactive 積極主動、Responsive 敏捷反應、Over-Communication 反覆溝通」的濃縮，究竟JANDI 有哪些功能實踐 PRO 法則？

文/ JANDI特約編輯陳薪智

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「業務」往往是代表企業的門面，更是幫助公司帶來營收的重要功臣。從人力銀行公布的數據發現，台灣擔任主管階層的人，高達6成比例過去是業務出身，超過 50% 的老闆以「業務員」身分起家。頂尖企業家如賈伯斯、李嘉誠、郭台銘，他們既是企業的創辦人，也是推銷自家產品服務的最佳業務員。

對於業務菜鳥一定很想知道如何變成頂尖業務，從 Google 輸入「頂尖業務」只需 0.36 秒就會跑出多達 674 萬筆的搜尋資料。顯見許多人一生當中，可能都在追求如何成為超級業務員，即使再難銷售的產品到他手中，立刻變成夢幻逸品，顧客搶著跟他做生意。

俗話說「沒有賣出不出的產品，只有不會賣的業務」。

網路唾手可得各種教學如何當一位好業務的文章，因此我們毋須在此重複介紹頂尖銷售者要具備的人格特質、做事方式。不過JANDI 既然是企業用溝通協作平台，許多企業的業務總監就是透過 JANDI 對內達成跨部門的溝通需求；對外強化服務專業度，提升成交比例。究竟這些業務怎麼做到的？

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業務每天都要檢視一遍，溝通的「成本」與「成果」

許多人誤以為業務是「單打獨鬥」類型的工作模式，仔細觀察頂尖業務，他們反而是最重視團隊合作效率的人，尤其是協作、溝通面向的細膩度。

有人曾這樣描述厲害的業務，媲美籃球隊的得分王，每次一出手就能搶分成功。但是仔細分析高得分率的原因，其實背後靠的是一群隊友，彼此有默契的傳球、助攻、防守，才能讓業務投籃的時候，完全無後顧之憂。

要成為一位「PRO」專業等級的業務，往往背後仰賴一套「PRO 協作法則」，重視團隊合作才能極小化溝通成本，又能極大化銷售成果。

所謂 PRO 協作心法，就是由三個關鍵字組成：「Proactive 積極主動」、「Responsive 敏捷反應」、「Over-Communication 反覆溝通」。

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Proactive 積極主動—有機形式整合專案團隊成員

積極主動指的是，業務除了要對身處的產業動態趨勢、產品市場變化有主動掌握、蒐集情報的敏銳度，另一方面也要針對有機會成交的提案，主動串聯與業務工作有關的跨部門同事，邀請他們說明相關工作需求，讓他們知道後續在什麼時候提供必要的協助。

以業務向客戶提案準備的情境為例，在與客戶開會之前，業務要先掌握專屬某家客戶的 Sales Kit 內容。由於銷售簡報大多是由企劃、PM 或行銷部門製作，業務再針對簡報客製化微調，以符合特定客戶的需求，因此在準備 Sales Kit 的時候，就需要大量事前溝通、討論。

這時候業務就能以 JANDI 為核心，建立一個專案導向的「新議題」，邀請專案經理、設計師、行銷人員一起加入。同仁加入之後，業務就能透過公佈欄統一說明本次提案目的，介紹客戶企業基本資訊及需求，並且進一步 Tag@ 指派成員不同任務，例如請設計師調整簡報風格、請 PM 規劃甘特圖讓大家掌握專案期程、請行銷提供宣傳素材，有助提案更容易過關。

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Responsive 敏捷反應—遇到棘手問題靈機應變

另一個讓業務感到繁瑣的問題，就是如果用一般市面上通訊軟體傳檔案，不論對內或對外，業務經常會遇到客戶或同事反應說，檔案已經過期打不開，甚至每次在外頭開會，無法馬上打開筆電找檔案的時候，一旦遇到緊急時刻，大家都在等業務的資料，導致工作進度因此被拖延。

對此問題，所有成員都能把檔案存取在 JANDI 的雲端，首先解決檔案過期開不了的問題。其次是 JANDI 有共享連結的功能，也就是業務可以把存在 JANDI 內的檔案連結，直接複製分享給客戶或外部廠商，這些人點擊連結後就能看到相關資料。

另外，如果客戶、廠商與業務簽了合約，或是提供一些圖檔，業務也能把外部應用程式的連結，貼到 JANDI 議題內，這樣議題內的法務、設計、PM、工程部門同事，就能針對資料做即時確認。如果合約、資料內容要進一步討論，想要直接在 JANDI 內溝通，也可以透過截圖功能，圈出有問題的地方，快速針對細節做確認。

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Over-Communication 反覆溝通—重視細節讓工作張弛有度

在做出決策前，再三確認彼此對決議具備共識，而且許多細節都能掌握到，這一點也是成為頂尖業務亟需練習的專業。許多菜鳥業務在沒有經驗的時候，最怕同一時間背負沉重業績，手上多個合作案，每家客戶都超級重要，分身乏術又不敢跟同事請求協助，導致會議記錯時間、給客戶錯誤檔案、合約內容錯誤百出，慢慢地失去客戶的信賴。

JANDI 能串接 Google 行事曆，業務上班前確認每項行程，該與誰開會、該討論什麼主題，都能一目瞭然。接著是把每天預計要執行的項目，完整記錄在 JANDI 的待辦清單，實時更新工作進度，優先處理緊急且重要的事項，至於重要但不緊急的項目，就能規劃一個時間空檔，靜下心好好沉思。

至於有些需要其他同事幫忙的工作，也能在 JANDI 的討論過程，指派給後勤成員追蹤進度或是提供補充資料，確保每項工作任務都能在截止日之前完成。甚至盡可能保有一段餘裕的時間，在提交成果給客戶之前，業務都能從頭到尾仔細檢視一遍，為自己貼上可信賴的業務標籤。

市面上業務何其多，依據八二法則，真正能出頭天變成頂尖業務的比例，大約僅 20% 的機率。想要晉身為少數的黃金業務員，從 JANDI 挖掘更多功能情境，有助實踐 PRO 法則。

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