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給快速成長公司、團隊的日常 Scrum 指南(站立式會議)

如何將 Scrum 應用至公司營運,讓成員朝向共同目標,降低不必要的流程,讓公司快速成長?

公司的工作可以區分成兩類,自己可以完成的事情,與需要和他人合作的事。無論自己有多能幹,若是組織內部無法順暢的合作,那組織絕對無法快速成長。因此,為了團隊內部、團隊之間、全體組織的協作,許多組織都做出了各式各樣的努力。特別越是新創公司,越是需要各成員間順暢的協作,才能更快的成長以及創造出好 10 倍的產品。

新創公司中最廣泛被利用的協作方法之一就是每日 Scrum,又稱為站立式會議,目的和形式相同。透過 1 年多進行每日 Scrum 的經驗,我想要給予試圖引進每日 Scrum 的組織,或是想要改變的組織一些幫助,於是寫了這篇文章。


一、每日 Scrum 是什麼,為什麼要做?

1.每日 Scrum 是什麼?

每日Scrum 是業務共享方式之一,每天早上所有成員都將自己當天的業務,與協作要求事項進行共享。透過這個方式,讓每位成員都可以在每天早上掌握彼此的業務日程。

Scrum 原本是軟體領域使用的敏捷開發的程序之一,但「Agile」, 「Lean」等的概念已超越軟體領域,廣泛應用到新創公司、各種領域上了。就如同 Onboarding 原本只適用於 HR 領域,或是近期也會將使用者 Onboarding 應用在 UX 領域一樣。

雖然起初被用在軟體開發方法論中,但最近最被廣泛使用的每日 Scrum,是從個人與團隊層面,提高生產效率的業務共享方法論。

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Scrum 是藉由共享資訊,來提昇個人及團隊整體的效率

2.為何要做每日 Scrum?

每日 Scrum 最優先目的是從個人的生產效率及團隊的生產效率提高。

從個人生產效率的觀點來看,考慮到其他隊員的行程與團隊目標,調整自己的業務優先順序,有效的利用時間。除此之外,從團隊觀點來看,事先掌握成員的行程,調整協作行程,來訂定團隊層面的業務優先順序,可以防止不必要的溝通,集中精力在進行優先順位較前面的業務。

所有業務都可以分為「自己進行的業務」與「和他人協作的業務」。「自己進行的業務」只要在期限內完成,無論何時進行都無所謂;但「和他人協作的業務」就必須配合一起作業的人的時間。

其他成員們也有各自的行程與業務。有的人有外部會議、有的可能有組員會議要開,但若是每個人都將自己的業務與行程放在最優先,那麼團體層面的協作將無法順利進行。

因此透過每日 Scrum 共享成員間的行程,並分配「和其他成員一起進行的業務」之後,剩餘的時間在進行自己的業務。這樣才能確保協作不會出現閃失。也能集中精力在個人業務上。若是因為不了解彼此的協作日程,為了進行協作持續溝通的話,那麼所有人都很難集中精神在自己的業務上。自然而然的工作品質就會降低,進度也會變得緩慢。

除此之外,透過每日 Scrum 在實際業務進行前的業務共享,因此可以事先避免優先順序較低或比較不重要的業務。

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每日 Srum 可以事先避免執行不必要的工作

 

3.新創產業需要進行每日 Scrum 的理由

新創公司必須比現有企業 10 倍快速成長,須創造出 10 倍好的產品。因此必須從時間、金錢、成員們的體力等有限的資源中,做出最有效率的使用。簡單來說,新創公司與成員們應該盡全力避免做白工,需要使用最快速及最有效率的作業方式辦公。因此,所有成員們不在有限的時間內做不必要的事,而必要的業務需要更周密的進行。

除此之外,所有成員都必須要像同一目標全力前進。無論個人成員跑的多快,若是與組織背道而馳的話,也是徒勞無功。也就是說,無論成員多麼能幹,若業務不符合最優先順位及目的的話,就完全沒有意義了。在實踐組織目標、取得成果方面,不必要的事無論做的多好都於事無補。

就這個意義上來說,每日 Scrum 不僅可以更有效率的使用所有成員及團隊的時間,還可以讓成員就組織的最優先目標達成一致(Alignment)。若各成員所認定的組織的最優先目標不同的話,要組織快速成長的可能性可以說是微乎其微。就跟在咖啡廳聚在一起念書,但成員們卻都在做各自的事情一樣。

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新創公司需要火箭般的朝共同目標快速成長

二、 每日 Scrum 指南

1. 每日 Scrum 的兩個必問問題

每日 Scrum 的規則很簡單,每天早上在團隊群組中回答下列 2 個問題,並向成員們共享自己當天的工作業務即可。

每日 Scrum 的兩個必問問題

1. 今天做什麼事呢?
2. 有需要和其他組員進行協作的事情嗎?

如果有需要與其他組員進行協作的業務時,就會提及該成員。如果有調整行程,或是有其他意見時,當事人之間可以快速溝通,讓相關組員不會錯過與自己有關的協作內容。即使所有人都在群組中,若不是直接提及自己的內容或是聊天,就不會抱有太大的興趣。因此若是一定要讓某人看到的內容,就必須要提及該組員。

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許多公司會利用協作軟體,來進行有效的任務分享。圖為利用企業協作軟體 JANDI,來確認訊息確實被傳達給相關人員。

2. 每日 Scrum 模板

若想要使用每日 Scrum 模板的話,可以使用下列模板。由兩個必問問題構成,可以新增符合自己組織或業務的問題,或修改後使用即可。也可以利用協作工具製作每日 Scrum,設定時間及問題後,就會依照設定日期反覆提問,可以更方便的進行每日 Scrum。

1. 今天做什麼事呢?
1) 成員 1:………………………………….
2) 成員 2:………………………………….

2. 有需要和其他組員進行協作的事情嗎?
1) OOO 會議 :@成員
2) OOO 反饋:@成員

希望這樣的每日 Scrum 指南讓你的公司、團隊、及成員間的協作更加順暢,並能幫助你與組織達成更快速的成長。


# 本文章摘錄自新創公司中擔任行銷專員的 ASH 作者所撰寫的給快速成長的組織的每日 Scrum 指南。想要閱讀更多工作技巧以及行銷成長、數據相關等內容,請搜尋 ASH 的早午餐


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