遠端工作選誰好？ Skype 與 JANDI 分析比較！

文 / JANDI 特約編輯 林琬庭

國內許多企業行號為了區分公私、保護個資，會避免使用私人通訊軟體，改用其他軟體工作，其中微軟 Microsoft 旗下的 Skype 便成為選擇之一，但由於 Skype 以通話及視訊為主力，較缺乏其他管理功能，因此陸續有企業開始尋找更適合團隊合作的軟體。在眾多選擇中，最適合亞洲團隊使用的協作軟體——「JANDI」也榜上有名，今天就讓我們來比較老牌經典 Skype 與「為工作而生」的 JANDI ，兩個軟體之間的差異吧！

---

Skype：以「通話」為賣點的通訊軟體

Skype 的歷史相信大家都不陌生，2013 年 Microsoft 將許多七八年級生的青春回憶「MSN」軟體整併到 Skype，成為全球 3.8 億用戶的通訊中心，由於主打「通話功能」，能夠遠距通話、跨國通話，真正實現「通訊軟體」一詞。

一、橫跨五種裝置，方便遠端會議

Skype 橫跨手機、電腦、平板，甚至在 Xbox 上也能使用，使用者無論身在何處，都能隨時隨地進行通話、一鍵打開鏡頭視訊，對於正在外訪的業務人員、出公差等員工，無疑是非常方便的工具。2020 年新冠肺炎疫情期間，Skype 更宣布：「不需註冊成為用戶，只要創立一個連結，就能在 Skype 上進行無限次的會議。」

若對方沒有安裝 app，也能直接撥打到的市內電話或一般手機，Skype 提供低費率的通話服務，若有大量一般電話需求，還可以申請月租服務降低費用，讓用戶撥打到世界各地暢通無阻。

二、群組內排程通話，省下通知成本

一般通訊軟體都是即時通話，無法事先排程，而 Skype 能從群組內預先建立排程，時間一到便會自動顯示在群組頂端，省去一而再再而三的通知成本，還能自由選擇要參與通話的團隊成員，可說是將通話功能發揮到淋漓盡致。

 

Skype 的介面上大多為一般通訊軟體有的基礎功能，例如：傳送訊息、檔案、投票….等，因此畫面相對簡單，以及些許趣味的功能，例如：

• 自訂狀態，如：開會中、午休中、開車中…等
• 大量生動的貼圖，如 GIF、有聲 Moji …等

---

但在團隊工作中，你需要更多的是「管理功能」

這裡所指的不只是上對下的管理，更是自身的工作管理。如同開頭提到，由於 Skype 的主力集中在通話與視訊，介面上較無完善的檔案管理、訊息管理等功能。

而「專為團隊工作而生」的 JANDI，則恰好彌補了 Skype 這方面的不足。

JANDI：齊全的管理功能，加速工作效率

在線上的團隊工作中，除了會議與急事使用通話，絕大部分時間是倚靠文字溝通，不論是檔案傳送、團隊公告、上級指示…每天要接收的訊息將近百則，能夠妥善管理各個資訊，便是 JANDI 最大的特色。

接下來，讓我們針對以下三個面向比較兩個軟體的差異：

• 群組管理
• 檔案管理
• 訊息管理

---

一、群組管理：可收納與分類群組，工作項目不打結

Skype 的介面與私人通訊軟體相同，按照順序排列。以下圖為例：左側聊天列表有行銷團隊、核心團隊、還有廠商群組等屬於不同部門和性質，全都排在一起無法分類、區分更細的工作項目，若有特別重要的群組，僅能設定為「我的最愛」，顯示在聊天列表最上方。

而 JANDI 介面左側的「議題」（也就是群組），能夠無限細分工作項目，就像在電腦裡建立一個新資料夾後，裡面再建立不同資料夾分門別類。 JANDI 總共兩層次的設計架構，可以從「部門」往下區分「組別」，或是從「組別」區分出「 A、B、C 各個專案」的群組，可以按照自己的分類習慣整理群組，團隊也能細分不同工作項目群組，避免讓同一個群組同時討論過多任務而失焦。

---

二、檔案管理：內建篩選器快速尋找，且永不過期

團隊工作時，上傳的檔案多半散落在各個討論群組中，資料過多時尋找檔案也會花費不少時間。Skype 在檔案搜尋欄部分設計只區分檔案、連結、媒體三種形式，且只能搜尋自己群組、無法搜尋在團隊其他群組裡的檔案；相反的，JANDI 能夠從整個團隊裡搜尋，且內建四個篩選器，能夠精準地從「議題(群組)」、「上傳者」、「檔案類型」、「上傳時間」等進行篩選，舉例來說，即使遺忘了上傳時間，也能從上傳者及上傳的檔案類型找出檔案。是十分方便的搜尋功能。

在檔案保存期限部分， Skype 的官方公告表示：「超過 30 天的檔案及語音將會自動刪除。」對於使用者來說，檔案超過下載期限是非常惱人的事，而 JANDI 的檔案不會過期，會永久保存在雲端空間內。

---

三、訊息管理：針對一則訊息開啟討論串，避免討論洗版

Skype 與多大數通訊軟體相似，可以針對別人傳送的訊息回覆一次，但若遇到不同事情同時討論，過多訊息則會讓聊天室被洗版，這也是即時通訊軟體目前遇到最大的難題。

 

JANDI 則巧妙的用「訊息串」解決了這個問題

在 JANDI 中，可以針對留言或檔案，無限接續回覆，自成一串訊息串，能夠更聚焦討論。舉例來說，設計師傳送了三張圖，請團隊成員提供建議，大家可以分別在三張圖底下回覆留言，即使此時有人要傳送與建議無關的訊息，也不會被淹沒，因為相關的訊息都被收攏到圖片底下了。

與 Skype 相比，JANDI 是根據許多團隊使用需求反饋設計，除了有基本的視訊通話功能外，還額外設計了

• 團隊記事板
• 任務待辦清單
• 樹狀成員組織圖：清楚劃分職位與管理權限

以及能夠串連多項常見的雲端協作工具如「 google 日曆 」、專案管理軟體「Trello」、網站內容更新的「RSS 服務」、以及 GitHub 等等，還能直接從 Google Drive 上傳檔案，省去傳送共享連結的麻煩。

---

最後讓我們來整理 JANDI 與 Skype 兩個軟體的比較圖：

---

結語：先釐清團隊主要需求，再來選擇軟體

相信看到這邊的你，已經不難做出選擇：若你的團隊主要以通話視訊來討論與解決問題，需要好的通話品質，相信主力是通話的 Skype 會是一個選擇；若需要進行所有團隊工作，我們會推薦擁有大量管理功能的 JANDI 給你參考，相信能夠滿足團隊協作的需求。

當然，若你不嫌開兩個軟體麻煩，通話用 Skype，其他工作用 JANDI ，也是沒問題的。

值得一提的是，由於新的通訊軟體不斷崛起，功能也推陳出新，單一主力功能的老前輩 Skype ，也有逐漸式微的討論聲出現。 2016 年起，微軟推出了另一款也擁有通訊功能的辦公軟體 Microsoft Teams，如同過去整併 MSN 到 Skype 一般，Skype 似乎也逃不過漸漸被整合到 Microsoft Teams 的命運，連 Skype 的官網介紹中都明確表示：「Microsoft Teams 已取代商務用 Skype Online，成為 Microsoft 的專業線上會議解決方案。」

關於 Microsoft Teams ，若有興趣了解，我們也寫了一篇介紹 Teams 與 JANDI 的比較文：「東西大對決：Teams v.s JANDI 的完全分析！決定你要用誰來工作！」歡迎你一同來加入使用團隊協作軟體的加速世界囉！（文章將於下週 2021/12/14 發佈）