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遠端工作選誰好? Skype 與 JANDI 分析比較!

全球老牌通訊軟體 V.S. 新世代團隊協作軟體,誰才能讓你好好工作、效率倍增?

文 / JANDI 特約編輯 林琬庭

國內許多企業行號為了區分公私、保護個資,會避免使用私人通訊軟體,改用其他軟體工作,其中微軟 Microsoft 旗下的 Skype 便成為選擇之一,但由於 Skype 以通話及視訊為主力,較缺乏其他管理功能,因此陸續有企業開始尋找更適合團隊合作的軟體。在眾多選擇中,最適合亞洲團隊使用的協作軟體——「JANDI」也榜上有名,今天就讓我們來比較老牌經典 Skype 與「為工作而生」的 JANDI ,兩個軟體之間的差異吧!

Skype:以「通話」為賣點的通訊軟體

Skype 的歷史相信大家都不陌生,2013 年 Microsoft 將許多七八年級生的青春回憶「MSN」軟體整併到 Skype,成為全球 3.8 億用戶的通訊中心,由於主打「通話功能」,能夠遠距通話、跨國通話,真正實現「通訊軟體」一詞。

一、橫跨五種裝置,方便遠端會議

Skype 橫跨手機、電腦、平板,甚至在 Xbox 上也能使用,使用者無論身在何處,都能隨時隨地進行通話、一鍵打開鏡頭視訊,對於正在外訪的業務人員、出公差等員工,無疑是非常方便的工具。2020 年新冠肺炎疫情期間,Skype 更宣布:「不需註冊成為用戶,只要創立一個連結,就能在 Skype 上進行無限次的會議。」

Skype 與 JANDI 分析比較
Skype 的通話畫面,也能同步紀錄文字訊息到群組中

若對方沒有安裝 app,也能直接撥打到的市內電話或一般手機,Skype 提供低費率的通話服務,若有大量一般電話需求,還可以申請月租服務降低費用,讓用戶撥打到世界各地暢通無阻。

二、群組內排程通話,省下通知成本

一般通訊軟體都是即時通話,無法事先排程,而 Skype 能從群組內預先建立排程,時間一到便會自動顯示在群組頂端,省去一而再再而三的通知成本,還能自由選擇要參與通話的團隊成員,可說是將通話功能發揮到淋漓盡致。

Skype 與 JANDI 分析比較
Skype 可以預先排程通話時間
Skype 與 JANDI 分析比較
Skype  與  JANDI 分析比較

 

Skype 的介面上大多為一般通訊軟體有的基礎功能,例如:傳送訊息、檔案、投票….等,因此畫面相對簡單,以及些許趣味的功能,例如:

  • 自訂狀態,如:開會中、午休中、開車中…等
  • 大量生動的貼圖,如 GIF、有聲 Moji …等
Skype 與 JANDI 分析比較
Skype 能夠自訂成員的個人狀態 ,並擁有大量豐富的動靜態貼圖

但在團隊工作中,你需要更多的是「管理功能」

這裡所指的不只是上對下的管理,更是自身的工作管理。如同開頭提到,由於 Skype 的主力集中在通話與視訊,介面上較無完善的檔案管理、訊息管理等功能。

而「專為團隊工作而生」的 JANDI,則恰好彌補了 Skype 這方面的不足。

JANDI:齊全的管理功能,加速工作效率

在線上的團隊工作中,除了會議與急事使用通話,絕大部分時間是倚靠文字溝通,不論是檔案傳送、團隊公告、上級指示…每天要接收的訊息將近百則,能夠妥善管理各個資訊,便是 JANDI 最大的特色。

接下來,讓我們針對以下三個面向比較兩個軟體的差異:

  • 群組管理
  • 檔案管理
  • 訊息管理

一、群組管理:可收納與分類群組,工作項目不打結

Skype 的介面與私人通訊軟體相同,按照順序排列。以下圖為例:左側聊天列表有行銷團隊、核心團隊、還有廠商群組等屬於不同部門和性質,全都排在一起無法分類、區分更細的工作項目,若有特別重要的群組,僅能設定為「我的最愛」,顯示在聊天列表最上方。

Skype 與 JANDI 分析比較
Skype 與 JANDI 分析比較

而 JANDI 介面左側的「議題」(也就是群組),能夠無限細分工作項目,就像在電腦裡建立一個新資料夾後,裡面再建立不同資料夾分門別類。 JANDI 總共兩層次的設計架構,可以從「部門」往下區分「組別」,或是從「組別」區分出「 A、B、C 各個專案」的群組,可以按照自己的分類習慣整理群組,團隊也能細分不同工作項目群組,避免讓同一個群組同時討論過多任務而失焦。

Skype 與 JANDI 分析比較
JANDI 的介面,左側議題區可分類工作事項,還可建立資料夾收納群組

二、檔案管理:內建篩選器快速尋找,且永不過期

團隊工作時,上傳的檔案多半散落在各個討論群組中,資料過多時尋找檔案也會花費不少時間。Skype 在檔案搜尋欄部分設計只區分檔案、連結、媒體三種形式,且只能搜尋自己群組、無法搜尋在團隊其他群組裡的檔案;相反的,JANDI 能夠從整個團隊裡搜尋,且內建四個篩選器,能夠精準地從「議題(群組)」、「上傳者」、「檔案類型」、「上傳時間」等進行篩選,舉例來說,即使遺忘了上傳時間,也能從上傳者及上傳的檔案類型找出檔案。是十分方便的搜尋功能。

Skype 與 JANDI 分析比較
skype 的檔案搜尋僅有三種選擇,且無法跨群組搜尋
Skype 與 JANDI 分析比較
Skype 與 JANDI 分析比較

在檔案保存期限部分, Skype 的官方公告表示:「超過 30 天的檔案及語音將會自動刪除。」對於使用者來說,檔案超過下載期限是非常惱人的事,而 JANDI 的檔案不會過期,會永久保存在雲端空間內。


三、訊息管理:針對一則訊息開啟討論串,避免討論洗版

Skype 與多大數通訊軟體相似,可以針對別人傳送的訊息回覆一次,但若遇到不同事情同時討論,過多訊息則會讓聊天室被洗版,這也是即時通訊軟體目前遇到最大的難題。

Skype 與 JANDI 分析比較
Skype 的聊天回覆

 

JANDI 則巧妙的用「訊息串」解決了這個問題

在 JANDI 中,可以針對留言或檔案,無限接續回覆,自成一串訊息串,能夠更聚焦討論。舉例來說,設計師傳送了三張圖,請團隊成員提供建議,大家可以分別在三張圖底下回覆留言,即使此時有人要傳送與建議無關的訊息,也不會被淹沒,因為相關的訊息都被收攏到圖片底下了。

Skype 與 JANDI 分析比較
JANDI 訊息串

與 Skype 相比,JANDI 是根據許多團隊使用需求反饋設計,除了有基本的視訊通話功能外,還額外設計了

  • 團隊記事板
  • 任務待辦清單
  • 樹狀成員組織圖:清楚劃分職位與管理權限

以及能夠串連多項常見的雲端協作工具如「 google 日曆 」、專案管理軟體「Trello」、網站內容更新的「RSS 服務」、以及 GitHub 等等,還能直接從 Google Drive 上傳檔案,省去傳送共享連結的麻煩。


最後讓我們來整理 JANDI 與 Skype 兩個軟體的比較圖:

Skype 與 JANDI 分析比較
JANDI 與 Skype 兩個軟體的比較圖

結語:先釐清團隊主要需求,再來選擇軟體

相信看到這邊的你,已經不難做出選擇:若你的團隊主要以通話視訊來討論與解決問題,需要好的通話品質,相信主力是通話的 Skype 會是一個選擇;若需要進行所有團隊工作,我們會推薦擁有大量管理功能的 JANDI 給你參考,相信能夠滿足團隊協作的需求。

當然,若你不嫌開兩個軟體麻煩,通話用 Skype,其他工作用 JANDI ,也是沒問題的。

值得一提的是,由於新的通訊軟體不斷崛起,功能也推陳出新,單一主力功能的老前輩 Skype ,也有逐漸式微的討論聲出現。 2016 年起,微軟推出了另一款也擁有通訊功能的辦公軟體 Microsoft Teams,如同過去整併 MSN 到 Skype 一般,Skype 似乎也逃不過漸漸被整合到 Microsoft Teams 的命運,連 Skype 的官網介紹中都明確表示:「Microsoft Teams 已取代商務用 Skype Online,成為 Microsoft 的專業線上會議解決方案。」

關於 Microsoft Teams ,若有興趣了解,我們也寫了一篇介紹 Teams 與 JANDI 的比較文:「東西大對決:Teams v.s JANDI 的完全分析!決定你要用誰來工作!」歡迎你一同來加入使用團隊協作軟體的加速世界囉!(文章將於下週 2021/12/14 發佈)

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