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「待辦清單」這樣列才有效,成為快樂工作者的高效三步驟

待辦清單 的目的是什麼?

工作上的事情永遠不嫌多,而你的專注力是非常寶貴的。

主管可以用錢買到人、技術,但不見得能買到時間和專注力,特別是網路發達的現今社會,一但同質性的產品大量出現,運營力、執行力、高效工作,這些被認為是上世紀的老舊思維,近期又慢慢成為顯學,而其中的核心思想就在以下這句話中:

懂得將「關鍵工作事項」挑選出來,並給自己「一段較長的時間」進行「具體而可初見效果」的工作,成為現今數位工作中的必修課程。

而待辦清單正是這個問題的答案,這也是待辦清單的目的。

那麼,怎麼去列工作的待辦清單?

接下來我們就談談這三個步驟,如何影響設計待辦清單。

( 1)找出關鍵的工作事項:優先順序

換句話說,就是輕重緩急、優先順序。現在看這篇文章的你,想必對於自己工作都有很高的期許,但是會不會常常擔心究竟是瞎忙,還是真的是高效工作呢?工作有所成就的前輩會告訴你:不見得每天都把事情做完,但一定做完最重要的事情。

假如你今天有三件重要事項,請先不要急著離開去忙,而是再進一步從中找出一件——非・做・不・可・的事項。這會讓你的身體和大腦意識到,永遠有一件重要的事情讓你全神貫注。根據心理學家研究,僅僅是找出最重要一件事情的步驟,就能激勵自己的幹勁。

(2)執行力的殺手:降低雜訊干擾

有了清楚的重要事項,接下來就是「執行力」了。在不考慮產業、市場、工作性質的特殊性,最常見的執行力殺手之一,就是雜訊干擾。若工作的時間無法經常保持連續性,而是充滿了破碎、零碎的片段,這讓你的專注力一直無法提升。

雜訊的發生,通常來自於工作場合中的電子郵件、即時通訊和更多無謂的會議討論。有效解決此問題的待辦清單,其實本身並不能提升你的專注,而是讓你知道什麼事情最重要,而你可以很安心暫時處於「勿擾模式」。

(3)設立具體可見的結果或目標:SMART 原則

在你接受以上資訊,開始建立第一則待辦事項時,請千萬不要列出例如:完成年度計畫、執行社群經營,這種包含許多步驟、範圍很大的專案。待辦清單要列出的是短時間(最好是今天)就能完成的事項。

制定目標時,可以參考 SMART 原則,SMART 是由五個英文單詞所組成的。

  • Specific,具體的:制定的目標要夠具體,與其說要在新年一年更有知識,不如說我要養成閱讀的習慣。
  • Measurable,可衡量的:說要「培養閱讀習慣」還不夠,去切分步驟,進一步加上數字,例如,一週讀三本工作生產力的書。
  • Attainable,可達到的:不要還沒有養成閱讀的習慣,就誇口說要一天一本書,這樣只會造成反效果,很快就放棄了。
  • Relevant,與自己相關的:去找出自己生活、工作,與這個目標的相關性,這個目標才會持久,透過強化動機,讓自己面對一些挫折與拖延時,能快速回到原本狀態。
  • Timely,時效性:你必須給自己的目標加上一個執行的時間。

讓我們把 SMART 原則一併使用,制定出來的計畫可能是這樣:

「接下來半年內,每個禮拜閱讀兩本工作生產力的書,並書寫與自己工作模式的優化與改變,延伸知識的應用。」


待辦清單,是 JANDI 在 2018 上半年的重要功能

企業通訊 APP + 待辦清單 = 高效工作者

JANDI 在滿足企業用戶的通訊需求(解決私人即時通訊造成的訊息雜亂、無法保存的檔案與成員權限和資訊安全問題)之外,開始思考如何可以協助管理,既然上面已經了解待辦清單的好處後,我們給了自己一個問題:

「能不能將『企業即時通訊』和『待辦清單』整併起來?」

一次擁有兩大優勢!

提升企業高效協作之餘,還能增進任務管理,成為快樂工作者。
今天,我們很高興地與你們分享,我們辦到了!

歡迎點擊這個連結,前往 JANDI 測試團隊體驗。


JANDI 待辦清單直擊!三步驟改善工作體驗

「企業即時通訊」和「待辦清單」的畫面如以下:

第一步:一覽所有的待辦事項,並建立一則試試看

選擇任一議題後,點擊訊息欄旁加號,便會出現右側欄 「待辦清單」。其中,紅框部分請輸入待辦事項名稱,務必要留意符合「具體而可初見效果」的準則喔!輸入後點擊 Enter 就完成建立,超級簡單。

接下來要特別留意,在橘色框內請先將進階搜尋的篩選器,調整為 「已加入的討論」和 「所有受指派成員」,就可以一眼瀏覽所有進行中 (未完成) 的事項,也就是藍色框裡的內容。其中就包含你剛剛建立的新待辦事項。

如果想看結束的 (已完成) 的事項,點擊橘色框右上角「顯示已完成代辦事項」即可。

JANDI 待辦清單畫面:橘色框內請先將進階搜尋的篩選器,調整為 「已加入的討論」和 「所有受指派成員」

第二步:指派任務,設定到期日、提醒通知、詳細敘述

點擊剛剛建立的待辦事項,便會出現以下的詳細畫面。在這裡你可以完成指派成員、設定到期日、提醒通知和詳細敘述。最重要的就是:如何指派給特定成員?

首先,要先指派到正確的議題,才能指派給正確的成員。

JANDI 的架構是以討論的議題為核心,所以如果想把待辦清單指派給特定成員,必須先指派到正確的議題裡。就如同下圖紅框的部分。

先指派到正確議題,再指派給成員

橘色框內則是設定到期日、提醒通知和詳細敘述,其中到期日和提醒通知的不同在哪呢?「到期日」就是俗稱的死線 (Deadline),是最後必須完成的日期;「提醒通知」則是通常設定在到期日以前,提醒自己尚未完成的事項。

第三步:針對待辦清單集中討論

如同 JANDI 中的每一個檔案,訊息可以跟著特定檔案下方集中討論,避免被雜訊淹沒,而待辦清單也可以辦到!不論是一般訊息、 @ 成員 、插入貼圖等,都可以針對特定待辦事項討論。

想了解更多詳細的使用方式,歡迎前往 JANDI 的教學中心

針對待辦事項討論,具備了待辦紀錄的「靜」與討論交流的「動」

補足即時通訊的不足, 重視使用者體驗

JANDI 開發團隊的腳步不曾停歇,我們傾聽用戶的真實聲音,並且推出符合需求的功能設計。JANDI 平均每兩周會有一次全面的版本更新,包含網頁、桌機、手機端。

JANDI 致力於解決企業線上溝通問題,提升工作生產力,為企業創造更優質的且全方位的數位協作環境。

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