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身為企業掌舵者,如何深入瞭解遠距員工? 四項必備遠距團隊管理心法

遠距團隊讓您無法放心嗎?四種實用作法,協助您建立合適的遠距團隊管理模式。

企業管理者是一個團隊能否順暢營運的關鍵領航人,排除繁多的航線指引團隊走上明確道路,統合錯綜複雜的團隊關係讓大家同心協力,隨時警戒團隊前進時底下潛藏的洶湧暗流。

如何化繁為簡、強而有力的掌舵,是團隊管理者的首要任務。

而在人心惶惶的景氣危機中,引領團隊超前部屬、採取疫情防備措施,更是許多領導者的當務之急,本文從國外文章及國際企業領導者的經驗分享中,統整出四項遠距團隊管理要領,從轉換看待員工績效的心態、三類別團隊意見框架法,到如何瞭解員工遠距工作的真實情況,希望能提供各團隊領導者,建立合適的遠距團隊管理術。


1. 關注員工的輸出(成效),而不是輸入(時間)

員工是否認真在家工作,是遠距最讓主管擔心的問題之一。

在辦公室時,有些主管會觀察員工的移動頻率,監督員工離開辦公桌的時間是不是太久;而遠距辦公,則是觀察能不能即時回覆訊息?

Automattic (開發Wordpress部落格軟體)執行長 Matt Mullenweg,對傳統朝九晚五的上班模式強烈存疑:「如果某位員工早上穿著得體的服裝出現,並且沒有在辦公桌前喝醉或睡著,我們會認為他正在工作;如果他正在處理文件和建立待辦事項,我們便認為他正在努力工作。不幸的是,以上判斷方式都無法幫助管理者真正了解員工實際創造的工作價值。」

 Shopify 內容行銷長 Greg Ciotti 認為,監視型管理可能造成員工倦怠:「火苗唯有在保留可以呼吸的空間時,才能燃燒起來,如果管理者每天從早到晚地籠罩、監控著人們,會使員工的熱情及工作動力被窒息。」

監視型管理法容易讓員工倦怠(Photo by Adrian Swancar on Unsplash)
監視型管理法容易讓員工倦怠(Photo by Adrian Swancar on Unsplash)

那麼,衡量員工是否認真工作的方法,除了透過觀察員工服裝是否得體、是否坐在辦公桌前忙碌以外、是否隨時回覆訊息外,有沒有其他方式可以更積極的了解員工生產力的辦法?

Mullenweg 解釋:「在 Automattic (開發Wordpress部落格軟體) ,我們專注於員工所創造的價值,而不是員工是否實現了『標準好員工』的外在形象。」

在 Automattic,評估員工生產量的方式是檢視員工輸出(Output),而非員工輸入(Input),也就是說,他們更在意員工掌握工作節奏後產生的實質價值,而非拘泥於檢查員工是否每天做滿了八小時卻沒有相對應的進度。

關鍵差別在於,找到一個不是以「工作時間多寡」為衡量員工生產力高低的衡量標準,並且「依照不同職位的員工,訂定不同績效審核標準」。


2. 三類別團隊意見框架,有效整合遠距團隊共識

在收集員工意見時,請務必記住,辦公室關係不僅僅存在於主管與員工之間,也存在於每位員工與其同事之間。Phil Haack 過去在 GitHub 擔任工程經理時,非常依賴透過觀察團隊氛圍來評估員工效能,因為在建立起一支強大的團隊後,很容易看出誰沒有發揮價值。

Phil Haack 提出 三步驟團隊意見反饋機制:

  1. 第一步: 要求每位員工提供三至五位想要獲得建議的同事名單。
  2. 第二步: 要求名單中被指定的同事,把他們想給予該員工的建議,分類在三種意見反饋方框中「開始」、「停止」、「繼續」。每種類別,對應出同事們對該員工近期做事的想法及建議(例如:建議繼續執行或停止某個工作事項)。※ Haack補充,採用三類別意見方框,旨在引導每位同事全面思考對該員工的表現建議。因此,不需要強制員工將三種類別皆填滿,如果同事真的認為該員工無須停止某件任務,也可以將方框空白。

     

  3. 第三步: 管理階層吸收這三至五位同事對該員工的反饋建議,將所有建議統整成簡潔要點,並確保以適當措辭傳達給該員工,讓團隊成員獲得「真實行為導向」的實用建議。
三類別團隊意見框架:「開始」、「停止」、「繼續」 (Photo by Kelly Sikkema on Unsplash)
三類別團隊意見框架:「開始」、「停止」、「繼續」 (Photo by Kelly Sikkema on Unsplash)

Phil Haack 的團隊意見反饋機制,有兩大重點:
(一) 三類別意見方框:「開始」、「停止」、「繼續」方框提供一個思考框架,可以有效幫助團隊回顧及組織建議,也有助於管理階層快速統整所有建議。

(二) 團隊反饋應該針對如何改善「個人行為」上,而不是「個性、態度」等,透過行為導向的建議,讓員工可以快速調整作為,而非糾結於與同事爭辯個性上的落差。


3.  長痛不如短痛,給予團隊頻繁反饋

如果員工熟悉在辦公室環境中能夠每天收到反饋,那麼管理階層在遠距辦公以沉默取代提出建言時,可能會使員工猜測管理者沉默是因為不滿意他的成果,即便有優秀成績也懷疑自己純粹是運氣好 (「冒名頂替症候群」,Imposter Syndrome)。

Photo by Hello I’m Nik 🎞 on Unsplash
Photo by Hello I’m Nik 🎞 on Unsplash

許多企業管理者強調:在正式審核績效以外,定期、頻繁提供員工反饋的好處可以讓員工掌握管理者的想法,使雙方維持共識,並減少因太少溝通,而在正式審核績效時出現的期望落差尤其在遠距辦公時,定期與員工討論工作情形,也能幫助管理者了解員工近況,建立團隊信任感。

無論你選擇每天透過企業通訊軟體與員工保持談話,或是每週一對一視訊會議,最重要的是提供員工持續反饋的情境,而不是長期累積建議,最終員工無法在短時間內吸收、因應。

Shopify 內容行銷長 Greg Ciotti 強調:「我們強烈建議團隊管理者,你應該多多分享稱讚,適度責備,並在私底下與員工頻繁提供行為/績效導向的評估建議」


4. 三方觀點績效審核法,避免員工自我評價偏誤

職場關係專家 Keith Ferrazzi 在《哈佛商業評論》文章指出,員工的自我評價往往陷入兩種評估偏誤。首先,「過度自信效應」導致員工高估自己在特定領域的能力。再來,「基本歸因錯誤」可能讓他們把個人成功歸因於才華和能力上,而沒有考慮當下的環境因素。

為了解決這個問題,前 GitHub工程經理 Phil Haack 使用三方觀點(員工自身、同事、管理階層),盡可能減少員工因自說自話而落入個人偏誤陷阱。因為自我評估之目的,不是為了瞭解每個人對自己的看法有多好或多差,而是觀察這三方觀點哪裡吻合、哪裡有落差

在進行員工績效審核時,Haack建議企業管理階層應考慮 三方觀點:
員工對自身的評價、同事們的想法、管理階層的看法。

Phil Haack 強調:「使用三方觀點讓員工進行自我評估,是為了讓管理者掌握員工如何看待自己表現、同事如何看待該員工、管理階層如何看待員工,以及觀察出這三者是否存在潛在認知脫節。」

當員工自我評估只採納「員工自身看法」作為評價依據時,會埋藏許多偏誤的可能性,更無法讓管理階層從員工的自我績效評估,真正瞭解其客觀表現及改善方法,而在結合共事團隊的想法及團隊負責人的意見,透過三方觀點進行全方位觀察,也讓團隊成員感受到管理團隊重視每個人想法。


善用企業通訊軟體,打造明確、高信任感的遠距團隊氣氛

遠距團隊管理,最難的不是將傳統績效審核套用到線上工具,而是挑戰企業管理者們,如何彈性調整團隊在線上協作情境中,適時又不過度監視的遠距管理氛圍,同時善用企業通訊軟體,打造明確精實又高信任感的遠距團隊氣氛

JANDI 致力於幫助不同企業達成有效且高效率的溝通合作,我們也相信,透過簡單好上手的創新協作平台,每個企業都能超越時空限制,讓遠端辦公不是夢,而是「輕鬆合作,快樂工作」的實踐工具。

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