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工作效率與生產力迷思!你的員工其實不需要超時工作

超時工作 、錯誤使用工具和方法,不僅會浪費公司成本,長期來看是喪失競爭力或被市場淘汰的原因

除了正視勞動者的人權,雇主最關心的「生產力」問題能否一起討論?難道不停的加班,真的能提高公司的生產力嗎?有沒有既讓員工安心享受下班生活,同時提昇工作效率與品質的方法?絕對是有的,而且有很多作法,就看企業決策者是否明白: 超時工作 、錯誤使用工具和方法,不僅會浪費公司成本,長期來看是喪失競爭力或被市場淘汰的原因。

臺灣企業長工時的現況,超時工作不是帶出更多生產力,而是更多成本浪費。 

今天縮小到企業內部,看看三個常見的辦公室錯誤,以及提出的可能解決方案。如果你是真心想要解決辦公室效率的主管,或是已經厭煩每日的雜事,這篇將是為你一一解答。


工時和生產力呈正比嗎?

很多人已經知道答案:「否。」

「工時和生產力呈正比」這樣的認知,源於工業時代以來,人試圖用像對待生產線上機器一樣的科學管理思維、對工人加以管理並控制產能。「如果複製了兩次一樣的操作流程,那麼得出的結果也應當完全相同才對。」

科學管理大師泰勒(Frederick Taylor)主張員工可以像機器一樣接受調整。這個管理觀念直接影響了後續流水線大量生產的方式,也成為逾百年來主管管理部屬的重要基礎。-引自《打造俄羅斯娃娃「心」團隊》

但仔細想想,人在早上九點~十點、和在一點到兩點之間,同樣是一個小時的工時,產出的成果(如果暫且說可以被量化)真的可以是相同的嗎?

一封 E-mail,精神好的時候五分鐘就能完成回覆,精神不好、或是心情不好的時候,可能反反覆覆二十分鐘都還送不出去。

這不是工作能力或自制能力不足的象徵,也不是工作者應當引以為恥的事情,因為人本來就不是機器,專注力、或是更感性的「奇摩子」問題,都是身為一個人日常的一部分。(當然啦,如果老闆以後要以此為由拿機器人炒了你,另當別論。)


工作效率低落、事情做不完,怎麼下班?

但對許多一般工作者來說,「工時和生產力又不成正比」,也不足以做為爭取休息的理由。他們的困擾只有一句話:「事情做不完,怎麼下班?」,即使休息了充電了,爬起來之後工作量還是堆積如喜瑪拉雅山。

這種問題只能被管理階層的決策者改進,而不可能由個體的基層工作者自行解決。

因為:一、這件事情有沒有更快完成的方法?二、這件事情會不會對於公司發展而言,其實根本沒有做的必要?這兩件事情通常不是基層工作者能夠置喙的。

1. 事情有沒有更快完成的方法?

這家公司就是採紙本作業,你想用電子簽呈老闆還不太想收,即使知道有什麼好工具、新科技,老闆不愛用,你也快不了你的工作。

2. 會不會對於公司發展而言,其實根本沒有做的必要?

你現在做的工作內容,會不會只是公司的習慣、而不是公司的需求?例如新進公司的菜鳥一天要做四份會議記錄、再發送給四群不同的與會同事,但,這些會議會不會根本只是「裝忙」的鳥籠會議,根本沒有舉行的必要?


給辦公室決策者三個建議

1. 工作疲勞必然減損工作品質

對醫護人員、國道駕駛等職業而言,超時工作帶來的疲勞問題,對於病人或乘客的安危有非常直接的影響-這已不只是服務品質,而是生命安全的問題。

但對於工程師或業務而言,疲倦的大腦難道不會帶來之後更多 debug 耗費的時間成本?難道不會腦袋一個短路,說出了讓客戶不悅的話?

德國科學家恩斯特.阿貝(Ernst Abbe)的研究發現,每日工作時數從 9 小時縮減至 8 小時,將能提高生產力。後續相關研究全都得出相同結論:生產力與工作時數並非線性正相關。

我們每週可以有生產力地工作 40 小時,但超過 40 小時的話,人就會因疲勞而容易犯錯。

美國化學安全委員會(Chemical Safety Board):「人們在疲累時常常思考僵化,難以應付變化或異常情況,而且需要比較長的時間來做出正確推論。」在極度疲憊時,我們只想快點熬過今天,因為那時根本沒有力氣去解決任何問題。-引自微行動引爆團隊力

即使撐住沒有犯錯,要長期疲憊的員工產出創新成果、突破業績目標、打造公司輝煌的未來,不容易。沒有吃飽的士兵,沒可能百戰百勝,只會越戰越瘦。

2. 減少干擾,打造「專心」時段

開會,或是一般一對一的討論,對工作的推展都很重要,但不能讓它們無上限地侵擾技術工作者專心投入手邊工作的時間。(業務工作者或許較不易,必須隨時回覆客戶來電。)

如果一天有五分之二的時間必須拿來開會和回覆郵件,等於是週三才能開工、著手本業創造產能啊!

開會其實無法、也不應該避免,而是應該被集中處理-例如規定只有早上九點到十二點可以召集會議。曾有一家不具名的公司採納哈佛商學院教授萊絲莉.普羅(Leslie Perlow)的建議,提供工程師一週三天早上的「勿擾時間」,結果工程師對此反應良好,甚至反思起要如何減少自己對其他同事的干擾。

即使是「無遠弗屆」的通訊軟體,也有公司開始設立「下班之後可不回覆訊息」、甚至「下班後不可收信」的規定。

德國汽車公司戴姆勒(Daimler)甚至准許員工可以把所有在假日時收到的工作信件刪除;工會勢力龐大的法國,在今年的新勞工法建議企業讓員工享有「離線權」(the right to disconnect)。

3. 把公和私切更開

除了在辦公室嘗試各種提昇效率的工具、或制度,回到最初的「工時」問題,上班和下班時間的切割,其實透過簡單的「分流」也都可以為員工創造更好的下班品質

當員工下了班,不打擾是老闆的溫柔。

某些被認為「更需要奉獻熱情而不只是為了賺錢」的職業(例如非營利組織工作者),或是需要耗費更多情緒勞動、長袖善舞的職位(例如業務公關),要做到公私切割比起其他人不易。

不過即便如此,光是創造獨立於個人的工作信箱、或是限定工作通訊可使用的軟體(或可回覆的時段),都有助於讓員工的下班時間「更像下班」,在休息時間獲得能量,然後在上班時間「更像上班」、更集中注意力、更發揮企圖心。

*現在有許多公司會使用企業協作軟體,將工作與私人訊息分流。上班時專注於工作訊息,下班則回歸到自己的私人通訊軟體 (LINE、Messenger)。一方面這些企業協作軟體,都是為了工作而開發,在合作、溝通、資訊儲存上,都更優於私人通訊軟體。再者,也能還給員工一個舒適的私人空間。想了解更多資訊,歡迎和專家聊聊


超時工作 ,浪費錢又沒效果

當空服員走上街頭舉起抗議旗幟,不少人說:「不爽做不要做呀」-這也許是個可以暫時解除個人問題的方法,但不是能夠改善環境結構的方法。我們可以替每個勞工爭取他應有的,替每個老闆思考他可以做的,共同掙脫對工時的迷信。

勞工做為老闆的重要資產,上班環境的品質、下班時間的健康,都值得被好好打造。

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