Bật mí hậu trường chuẩn bị Liên hoan phim BIFAN
Giới thiệu về liên hoan phim đặc sắc quốc tế Bucheon.
Liên hoan phim đặc sắc quốc tế Bucheon (Bucheon International Fantastic Film Festival, gọi tắt là BIFAN )bắt đầu ở Bucheon, Hàn Quốc vào năm 1997. Đây là liên hoan phim thường niên lớn nhất của Hàn Quốc và là một trong những đại hội điện ảnh quan trọng nhất tại châu Á,
Năm 2019, liên hoan đã trình chiếu 284 bộ phim từ 49 quốc gia, với 1.930 khách và 68.079 khách tham dự sự kiện. BIFAN kỷ niệm 24 năm khai mạc và lễ hội sẽ tiếp tục trong 8 ngày, từ ngày 9 tháng 7 đến ngày 16 tháng 7.
| Tổ chức BIFAN đã giao tiếp cộng tác như thế nào?
Tổ chức của chúng tôi được chia thành năm đội và mười ba nhóm thuộc văn phòng điều hành. Từ việc lên kế hoạch của liên hoan phim, chúng tôi cần trao đổi hợp tác liên tục cho hoạt động sắp xếp, lời mời, chiến lược, quan hệ công chúng và hợp tác bên ngoài. Khi sự kiện sắp xảy ra, khoảng 100 người, bao gồm nhân viên hợp đồng và tình nguyện viên, giao tiếp về nhiều chủ đề như thiết lập các giai đoạn quy trình tổ chức, gửi lời mời và bán vé
| Tại sao một tổ chức liên hoan phim cần sử dụng công cụ giao tiếp?
Bởi vì các công cụ hợp tác làm giảm đáng kể việc sử dụng các nguồn lực không cần thiết. Để chuẩn bị cho 10 ngày một năm, sự hợp tác với một số quan chức liên quan đến ý tưởng, lập kế hoạch, vận hành và thực hiện là không thể tránh khỏi.
Trước đây, chúng tôi đã sử dụng Nate On (ứng dụng nhắn tin cá nhân – Personal Messenger) hoặc cổng thông tin công việc (work portal). Với các công cụ này, chúng tôi đã phải đối mặt với nhiều vấn đề về sự hợp tác do vô số cuộc trò chuyện nhóm, các tệp tài liệu đã hết hạn mà chúng tôi thậm chí không thể tải xuống sau một khoảng thời gian nhất định và các cuộc hội thoại biến mất và phân tán. Để giải quyết các vấn đề và loại bỏ các tài nguyên không cần thiết, chúng tôi đã liên lạc qua email, nhưng vẫn rất khó để truy xuất các tệp và lịch sử công việc..
Hơn nữa, do tính chất công việc và cơ cấu lực lượng lao động, tỷ lệ hợp tác với nhân viên ngắn hạn cao. Điều này càng gây khó khăn trong việc sắp xếp, lưu trữ và truy xuất lại các thông tin đã trao đổi. Vì việc xử lý lịch sử công việc vẫn còn khó khăn, chúng tôi đã lãng phí một số tiền lớn trong giao tiếp bao gồm tìm kiếm thông qua lịch sử công việc và đào tạo nhân viên. Đó là lý do mà chúng tôi cần một công cụ cộng tác hiệu quả để giải quyết các vấn đề chúng tôi gặp phải.
| Những thay đổi chính khi sử dụng JANDI là gì?
-
Nâng cao nhận thức
Nhận thức về giao tiếp trong công việc từ xa đã được cải thiện. Lựa chọn duy nhất của chúng tôi là liên lạc trao đổi khi chúng tôi có mặt trong văn phòng do sự bất tiện của môi trường làm việc trực tuyến. Làm việc từ xa cũng là một phần lớn trong nhiệm vụ của chúng tôi. Nhưng vì chúng tôi không thể giao tiếp tốt khi chúng tôi ở ngoài văn phòng, chúng tôi đã mất thời gian và chi phí.
Sau khi sử dụng JANDI, chúng ta có thể giao tiếp dễ dàng ngay cả trong môi trường làm việc phân tán và kết quả là cùng với việc nâng cao nhận thức, quá trình hợp tác và ra quyết định đã trở nên nhanh hơn.
-
Giảm số lượng email không cần thiết
Trước hết, lưu lượng email công việc đã giảm đáng kể. Trước khi sử dụng JANDI, chúng tôi đã có khoảng 300 đến 400 email mỗi ngày, bao gồm các email trên toàn công ty cho những người liên quan đến thư mời, hợp đồng cho thuê, quan hệ công chúng và các cơ quan chính phủ. Giờ đây, hầu hết các email của công ty đã bị giảm 80% và JANDI đã giảm thời gian xử lý các tệp và lịch sử công việc, do đó cải thiện năng suất.
| Tính năng bạn yêu thích nhất ở JANDI là gì?
-
JANDI Kết nối (Tích hợp)
Tôi thích JANDI Connect, nơi quản lý tập trung các thông báo phân tán. Là một tổ chức phi lợi nhuận, chúng tôi có xu hướng sử dụng nhiều phần mềm như RSS để nhận các bộ phim và tin tức công nghệ mới nhất, Lịch Google để quản lý lịch biểu của các thành viên trong nhóm và Trello để theo dõi tiến độ dự án. Bởi vì công ty sử dụng nhiều phần mềm, các thông báo phân tán là bất tiện, nhưng JANDI đã giải quyết tất cả. JANDI Connect thật tuyệt vời. (YAY!)
-
Tính năng Đề cập, Thông báo
BIFAN có các thành viên ủy ban chuyên gia đến thăm văn phòng 2-3 lần một tuần. Nhân viên thông thường có thể giảm thời gian họp bằng cách tóm tắt tiến độ dự án sử dụng tin nhắn JANDI, mà không trực tiếp đến văn phòng. Tuy nhiên, các thành viên ủy ban chuyên gia nói rằng họ mệt mỏi vì họ phải đọc tất cả các tin nhắn tích lũy. Tôi đã nói với các thành viên chuyên gia rằng họ có thể điều chỉnh thành chỉ đọc các tin nhắn mà họ đã được đề cập trong trung tâm thông báo và họ thấy nó rất thuận tiện. Từ đó, sự hài lòng của họ với JANDI tăng lên.
| Chủ đề -Topics
-
Sắp xếp các Chủ đề vào Thư mục
Trong thư mục JANDI của tôi, chủ đề nhóm VR được đặt lên hàng đầu, tiếp theo là các chủ đề cá nhân, chủ đề công đoàn và các chủ đề văn phòng điều hành. Các chủ đề mới được tạo ra mỗi năm, vì vậy tôi lưu trữ các chủ đề cũ hơn. Bằng cách đó, tôi có thể tập trung vào công việc hiện tại, và chỉ truy cập khi cần.
-
Đặt tên Chủ đề
Chúng tôi phân loại các chủ đề bằng cách sử dụng dấu ngoặc vuông như [Điều hành] và [Tất cả] và cố gắng giữ cho tên chủ đề đơn giản.
-
Chủ đề [Exec] Fantastic Office Topic
Tôi đã đăng ký một sự kiện định kỳ vào thứ Sáu lúc 9 giờ sáng trong Lịch Google để báo cáo kinh doanh hàng tuần. Thành viên chủ đề có thể tạo báo cáo kinh doanh hàng tuần bằng cách truy cập các liên kết trong thông báo Lịch Google mà không phải tìm tài liệu mỗi giờ.
-
[Nhắc lịch [IFFR Pro x VR Days] Event Reminder
Chủ đề nhắc nhở sự kiện IFFR Pro X VR Days dành cho sự hợp tác giữa tác phẩm được chọn trong Dự án kể chuyện VR hàng năm được tổ chức vào tháng 11 hàng năm và IFFR (Liên hoan phim quốc tế Rotterdam).
-
Chủ đề [All] Get Familiar
Chủ đề ‘Get Familiar’ là để chia sẻ mẹo sử dụng JANDI. Chủ đề này dành cho tất cả các thành viên của công ty để họ có thể sử dụng JANDI hiệu quả hơn. Chúng tôi chia sẻ những lời khuyên hữu ích về JANDI cho mọi người
| Bạn sẽ đề xuất những ai sẽ sử dụng JANDI?
Nếu bạn là một công ty tổ chức sự kiện, chắc chắn cần sử dụng ngay JANDI!
