Cách sử dụng công cụ cộng tác để triển khai OKR thành công
Tại sao Microsoft, Google và LinkedIn lại áp dụng phương pháp OKR?
“Chúng tôi đã đạt được 72% mục tiêu KPI vào năm ngoái. Sự chênh lệch giữa mục tiêu đặt ra và thành tích của chúng tôi là … ”
“Do đại dịch, đã có sự khác biệt 50% trong KPI trong quý đầu tiên.”
Khi nhiều người không đạt được KPI, họ tự đặt mình vào tình huống gặp khó khăn trong việc báo cáo và tìm ra lý do chính đáng để không đạt được mục tiêu.
Nhược điểm của KPI là chúng thường bỏ qua tính linh hoạt, tối ưu hóa quy trình và các động lực quan trọng của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Để tạo ra sự khác biệt trong văn hóa kinh doanh nơi các công ty quá tập trung vào việc đạt được KPI, cựu Giám đốc điều hành Intel, Andy Grove đã đề xuất lý thuyết OKR vào năm 1999. Khi Google áp dụng thành công phương pháp OKR, nhiều công ty bắt đầu thử quy trình mới.
There are two parts to OKR :
Objective + Key Result
OKR bao gồm các mục tiêu (O) mà công ty muốn đạt được và các số liệu (KR) để báo cáo. Từ cấp độ doanh nghiệp đến các nhiệm vụ riêng lẻ, các mục tiêu được xây dựng trong một khoảng thời gian xác định. Sau đó, hai đến bốn kết quả chính có thể định lượng được sẽ được so khớp để tất cả các thành viên của tổ chức có thể hướng tới một mục tiêu thống nhất. Vào cuối mỗi chu kỳ, bạn có thể xem xét các kết quả chính một cách chi tiết, xác định các lý do chính khiến các mục tiêu OKR không được đáp ứng. Khi công ty cải thiện ngân sách, nguồn nhân lực, quy trình làm việc và hơn thế nữa, công ty có thể phản ánh về chu kỳ OKR tiếp theo để xác nhận lại liệu họ có đạt được các kết quả quan trọng hay không.
Lấy nguyên tắc 3-3-3 của Google làm ví dụ, nó tập trung vào ba mục tiêu trong ba tháng và rút ra ba kết quả chính cho mỗi mục tiêu.
OKR đã được giới thiệu và áp dụng ở một số công ty trong các công ty startup. Birdview, nhà cung cấp cho nền tảng thông tin mỹ phẩm Hwahae, được biết đến với việc áp dụng thành công OKR trong quản lý nhân sự của họ.
* Thiết lập OKR với JANDI
Khi bạn đã hiểu phương pháp OKR và quyết định triển khai nó cho công ty của mình, hãy làm theo 5 bước tiếp theo để áp dụng cùng với JANDI.
[Bước 1] Thiết lập mục tiêu OKR: Tạo phòng trò chuyện chỉ dành cho OKR
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc áp dụng OKR là đạt được sự đồng thuận của toàn công ty vì OKR là một mô hình thiết lập mục tiêu từ dưới lên. Người quản lý OKR trong mỗi bộ phận nên tham gia chủ đề để thiết lập tầm nhìn và mục tiêu của nhóm. Chỉ khi họ truyền đạt ý kiến của các thành viên đến Chủ đề thảo luận OKR và tham gia thảo luận để đưa ra quan điểm của mình, họ mới có thể thực sự đặt ra các mục tiêu OKR mà đa số đã đồng ý.
Khi các cuộc thảo luận này được tổ chức trực tiếp, chúng thường không hiệu quả và kéo dài. Hơn nữa, có thể có một tình huống mà bạn không đưa ra kết luận hoặc kết quả nào từ cuộc họp. Sử dụng một công cụ cộng tác như JANDI có thể là một giải pháp để khắc phục những thiếu sót của các cuộc họp ngoại tuyến.
- 1-1) Tạo Chủ đề Thiết lập Mục tiêu.
- 1-2) Đặt chủ đề của công khai hoặc riêng tư dựa trên chủ đề bạn muốn thảo luận. Các thành viên được chỉ định thiết lập OKR sẽ tập trung hơn vào nhiệm vụ khi tham gia vào một chủ đề riêng tư.
- 1-3) Khi người quản lý cấp trên mời đại diện bộ phận có liên quan tham gia chủ đề, bất kỳ ai dành riêng cho việc thảo luận về thiết lập OKR đã tập hợp trong một không gian trực tuyến riêng tư.
[Bước 2] Chấp nhận hệ thống mới như một nhóm: Đưa ra thông báo bằng Bảng tin JANDI
- “Lý do triển khai phương pháp OKR”
- “Lợi ích của OKR đối với các nhiệm vụ cá nhân và chức năng của bộ phận”
Thay vì tổ chức một cuộc họp toàn công ty và phòng ban hoặc thông báo qua email, hãy thử sử dụng Chủ đề Hội đồng quản trị của JANDI để đưa ra thông báo của bạn. Sửa các thông báo của bạn ở đầu bảng thông báo để giải thích lý do, mục tiêu và kết quả chính liên quan đến quyết định áp dụng OKR trong công ty của bạn. Bạn có thể sử dụng các chức năng bổ sung khi chạy OKR, chẳng hạn như nhấp vào ‘Thích’ trên bài đăng thông báo, @ đề cập đến người phụ trách hoặc đặt nội dung thành việc cần làm. Luôn hiển thị nội dung có liên quan cho đồng nghiệp của bạn bằng cách sửa các thông báo có giá trị ở đầu bảng thông báo.
[Bước 3] Đạt được các mục tiêu OKR riêng lẻ và theo nhóm: Sử dụng tệp, tin nhắn và cuộc thăm dò
Bản chất của OKR là các mục tiêu điều hành được liên kết với 2 đến 4 dữ liệu mục tiêu quan trọng. Liên kết này rất cần thiết khi tổ chức các nhiệm vụ của bộ phận và cá nhân. Các phòng ban và nhân viên không tập trung vào hiệu suất đôi khi bị căng thẳng khi dữ liệu định lượng OKR được đăng. Đây là lý do tại sao các nhà quản lý OKR nên tiếp tục thảo luận, sửa đổi và chọn lựa về mục tiêu cuối cùng với đồng nghiệp và người quản lý sau khi nhận thông báo về việc triển khai OKR.
Bước này cần rất nhiều thảo luận. Trong JANDI, khi người quản lý liệt kê các mục tiêu OKR, các thành viên khác có một cuộc trò chuyện theo chuỗi bằng cách sử dụng tính năng bình luận theo luồng thông tin. Bởi vì các bình luận có liên quan được sắp xếp dưới mỗi bài đăng, các thành viên có thể giao tiếp hiệu quả. Nó cũng cần thiết để chia sẻ các tệp tham khảo. Mỗi bộ phận sẽ được giao các nhiệm vụ riêng phù hợp với các mục tiêu OKR chính trong kỳ này.
Trong trường hợp có sự bất đồng giữa các thành viên, bạn có thể sử dụng tính năng thăm dò ý kiến của JANDI để đưa ra kết luận nhanh hơn. Tính năng thăm dò ý kiến của JANDI cung cấp phiếu bầu ẩn danh hoặc nhiều phiếu bầu.
[Bước 4] Ghi lại tiến trình OKR: JANDI Connect, Danh sách việc cần làm
Đã đến lúc tiến hành để đạt được mục tiêu OKR. Mỗi trưởng bộ phận hoặc người quản lý OKR phải thiết lập một bộ tiêu chí thực hiện và công bố tiến độ. Chia sẻ tiến trình của bạn hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý trong nhóm của bạn. Khi thời gian trôi qua, tỷ lệ thành tích OKR của bạn sẽ tăng lên.
Một số tác vụ OKR phải được thực hiện định kỳ. Để theo dõi tiến trình, trình quản lý OKR có thể tích hợp các dịch vụ bên ngoài vào Chủ đề JANDI bằng cách sử dụng Kết nối JANDI. Chúng tôi khuyên bạn nên kết nối các dịch vụ như Lịch Google, Trello, JIRA, GitHub hoặc monday.com để nhận thông báo về tiến trình của bạn.
Để chạy OKR một cách hiệu quả, bạn cũng có thể sử dụng tính năng Việc cần làm của JANDI. Tính năng To-Do cho phép phân công nhiệm vụ chi tiết cho các thành viên cụ thể theo mức độ ưu tiên.
[Bước 5] Đánh giá tính hiệu quả của OKR: Tính năng tìm kiếm
Khi nhóm của bạn đã sử dụng OKR trong một thời gian nhất định, cần phải xem xét lại hiệu quả của việc áp dụng OKR. Sau đó, nhóm có thể tiếp tục hướng tới một mục tiêu chung bằng cách sửa đổi mục tiêu. Tại thời điểm này, tổ chức có thể xem xét các chỉ số như tỷ lệ đạt được mục tiêu, những thách thức phải đối mặt trong việc thực hiện các kết quả chính và mức độ phù hợp của OKR của mỗi quý.
Quá trình xem xét sẽ tạo ra các bản ghi cuộc họp và các bản ghi này được tải lên trong JANDI. Để so sánh chính xác kết quả với kỳ trước, tính năng tìm kiếm là điều bắt buộc. Sử dụng tính năng bộ lọc tìm kiếm của JANDI để thuận tiện tìm thấy những gì bạn cần từ nhiều loại tài liệu họp của mùa trước.
Đạt được các mục tiêu OKR của bạn một cách dễ dàng bằng cách sử dụng công cụ cộng tác!
Phương pháp KPI truyền thống từ trên xuống khó thay đổi mục tiêu một cách linh hoạt. Mặt khác, ưu điểm của OKR là nó đòi hỏi nhiều giao tiếp và thảo luận để các thành viên trong nhóm có thể thể hiện ý tưởng của họ. Trong phòng trò chuyện của công cụ cộng tác, vui lòng chia sẻ suy nghĩ của bạn về việc chạy OKR và tiến trình của bạn. Bằng cách thường xuyên chia sẻ ý tưởng, các thành viên trong nhóm sẽ có thể giúp đỡ lẫn nhau và vượt trội khi họ đạt được mục tiêu của mình.
Khi triển khai OKR, sử dụng các công cụ cộng tác như JANDI có thể tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
