[Case study] Câu chuyện của một chủ doanh nghiệp Hàn Quốc quản lý nhà máy sản xuất tại Việt Nam
JANDI, Thay đổi hiệu suất công việc Elizabeth seSE
“ Từ việc sản xuất nội thất đến hoạt động giao hàng:
Tất cả đều được quản lý trên JANDI”
◊ Hãy giới thiệu một chút về Elizabeth seSE?
Xin chào, tên tôi là Kim Se Young, và tôi là Giám đốc điều hành của Elizabeth seSE.
Năm 2007, tôi được bổ nhiệm đến Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, làm nhân viên của một công ty nội thất. Từ đó đến nay tôi đã làm việc trong ngành nội thất, và hiện tại tôi đang làm đại lý xuất khẩu đồ gỗ.
Elizabeth seSE là đại lý xuất khẩu đồ gỗ nội địa tại Việt Nam.
Có rất nhiều công ty nhập khẩu nội thất nhập khẩu nội thất từ Việt Nam sang Hàn Quốc bằng nhiều con đường khác nhau. Tuy nhiên, đến với Việt Nam, việc tìm xưởng sản xuất, đặt hàng, nhập khẩu đồ gỗ đi Hàn Quốc không phải là việc dễ dàng. Chúng tôi làm đại lý xuất khẩu đồ nội thất tại Việt Nam, nơi chúng tôi có nhiều mẹo trong việc xử lý nhập khẩu đồ nội thất, bao gồm mọi thứ từ đầu đến cuối cho khách hàng.
Các đồng nghiệp Việt Nam gọi tôi là ‘Sese’ vì họ gặp khó khăn khi phát âm tên tiếng Hàn của tôi. Đó là lý do tại sao tôi quyết định đặt tên công ty của mình là ‘Elizabeth seSE’ theo biệt danh đó. 😉
◊ Lý do bạn sử dụng JANDI?
Có điều tôi luôn nói với những người làm việc với tôi.
“Hãy cài đặt JANDI
nếu bạn muốn làm việc với tôi ”
Chúng tôi không sử dụng bất kỳ loại công cụ giao tiếp nào khác trước JANDI. Tôi đã tìm kiếm rất nhiều trên Internet để xem liệu có tồn tại các công cụ giao tiếp phù hợp với công việc đại lý phức tạp và đơn giản của chúng tôi hay không. Sau đó chúng tôi bắt gặp JANDI và sử dụng nó. Cách mà chúng tôi cộng tác mà không có những cuộc trò chuyện không cần thiết đã diễn ra tốt đẹp với hoạt động kinh doanh của công ty chúng tôi, vốn là một đại lý xuất khẩu đồ nội thất.
1. Người Việt Nam sử dụng Zalo, một ứng dụng nhắn tin cá nhân. Điều đó thật bất tiện cho việc kinh doanh.
Giống như Kakaotalk ở Hàn Quốc, Zalo, một ứng dụng nhắn tin cá nhân, ở Việt Nam không chỉ được sử dụng cho mục đích cá nhân mà còn cho công việc kinh doanh. Nhưng Zalo thật khó hiểu vì không phân biệt rạch ròi chuyện cá nhân và nội dung liên quan đến công việc.
Đồng thời, có những khách hàng yêu cầu bạn gửi email cho họ để làm việc. Nhưng như bạn có thể biết, rất khó để bắt kịp những gì đang diễn ra trong nhà máy thông qua e-mail, nơi có quá nhiều dự án đang thực hiện.
Cũng giống như nhiều công ty khác, chúng tôi đã sử dụng Kakaotalk để kinh doanh với người mua là người Hàn Quốc và Zalo cho thành viên Việt Nam. Nhưng chúng tôi nghĩ rằng điều đó đang khiến mọi thứ trở nên khó khăn hơn vì chúng tôi chỉ giao tiếp một đối một với người phụ trách chứ không thể tổ chức các công việc trong một kênh liên lạc thống nhất. Chúng tôi đã phải tung hứng giữa Kakaotalk, Zalo và email. Đó là lý do tại sao tôi đề xuất với khách hàng của chúng tôi rằng chúng tôi chỉ làm việc với JANDI và chúng tôi không sử dụng người gửi tin nhắn cá nhân hay e-mail kể từ đó.
2. Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng JANDI mà không cần đào tạo.
Chúng tôi đã thử nghiệm Taskworld, một dịch vụ quản lý dự án để kiểm tra trạng thái đơn hàng. Rất khó cho nhân viên Việt Nam của chúng tôi sử dụng. Chúng tôi phải làm việc với rất nhiều người, từ nhân viên văn phòng đến nhân viên thực sự sản xuất sản phẩm tại hơn 10 nhà máy sản xuất đồ nội thất, và không dễ để giáo dục từng thành viên. Nhưng JANDI dễ sử dụng và đơn giản, đó là lý do tại sao chúng tôi triển khai JANDI làm công cụ cộng tác của mình.
<Các thành viên làm việc thuận tiện với JANDI trong quán cà phê ‘>
◊ Hãy giới thiệu cách thức sử dụng JANDI của bạn!
1. Tạo quy tắc đặt tên chủ đề.
Các chủ đề được tạo cho mỗi container đã nhận được đơn đặt hàng nội thất. Trong công ty của chúng tôi, hoàn thành một nhiệm vụ có nghĩa là chúng tôi đã hoàn thành việc xếp các container để chuyển đồ đạc lên tàu. Vì vậy, chúng tôi đã tạo quy tắc đặt tên chủ đề của riêng mình để cho chúng tôi biết các đơn đặt hàng của chúng tôi đang diễn ra như thế nào chỉ bằng cách nhìn vào tên chủ đề. Quy tắc đặt tên chủ đề như sau.
<Tên chủ đề cho biết sơ qua về tiến trình của đơn đặt hàng>
Nếu bạn tạo các tiêu đề chủ đề dựa trên tiến trình thực hiện nhiệm vụ của mình, bạn sẽ dễ dàng tìm ra những gì đang diễn ra chỉ trong nháy mắt, vì các chủ đề được sắp xếp tự động theo thứ tự bảng chữ cái.
Ví dụ, nếu có dấu – ở phía trước của chủ đề, nó sẽ sớm được thực hiện. Nếu có dấu +, nó đã được sản xuất. Như vậy, chúng tôi thay đổi biểu tượng ở phía trước của chủ đề theo tiến độ của nhiệm vụ. Cuối cùng, khi container của chủ đề được xếp lên tàu, chúng ta đánh dấu X vào trước chủ đề, nghĩa là đã hoàn thành nhiệm vụ.
Do tính chất kinh doanh của chúng tôi, chúng tôi thường phải xem lại các yêu cầu đặt hàng đã được hoàn thành. Vì vậy, chúng tôi không xóa chủ đề ngay lập tức. Chúng tôi để nó ở đó trong một khoảng thời gian nhất định. Chúng tôi tự hào khi tổ chức các chủ đề của mình theo các dự án và quản lý tình trạng đơn hàng bằng cách sử dụng ý thức kinh doanh của chính mình. 🙂
Cũng hữu ích khi sử dụng JUMP (phím tắt: Ctrl + J) để điều hướng đến chủ đề bạn muốn bằng cách sử dụng chức năng ‘Phòng trò chuyện tìm kiếm’ khi số lượng chủ đề tiếp tục tăng lên.
2. Ghi lại thông tin chi tiết của đơn đặt hàng trong To-Do.
Tôi đã nói với bạn rằng mỗi chủ đề là một nhiệm vụ xếp container lên tàu. Trong chủ đề, luôn có những việc cần làm được gọi là TỜ ĐƠN ĐẶT HÀNG, nơi ghi lại chi tiết về đơn đặt hàng thùng chứa đồ đạc đã giao.
TỜ ĐƠN ĐẶT HÀNG này có những quy tắc tạo nên. Lập chi tiết đơn đặt hàng cho từng chủ đề có tiêu đề ‘Đơn hàng – Tên mẫu (Số)’ và ghi lại trong mô tả Việc cần làm cho tổng số 27 mặt hàng, bao gồm kích thước, số lượng, chất liệu, đệm, cổng đích, v.v. Với chỉ có bảng đơn hàng trên chủ đề, bạn có thể nhanh chóng xem chi tiết đơn hàng.
3. Đặt thông báo nhắc nhở Việc cần làm 05 ngày một lần.
Nói chung, thời gian giao hàng một container mất tổng cộng 45 ngày. Chúng tôi chia khoảng thời gian đặt hàng này và thiết lập thông báo Việc cần làm để cảnh báo bạn một lần sau mỗi năm ngày. Nó giúp kiểm tra các mặt hàng khác nhau và các yêu cầu đặt hàng trong khoảng thời gian đều đặn từ khi bắt đầu nhiệm vụ cho đến khi container được vận chuyển. Nếu đó là nhiệm vụ khẩn cấp, bạn cũng có thể đặt các cảnh báo thông báo ngắn hơn năm ngày.
4. Chia sẻ ảnh để kiểm tra tình trạng sản phẩm.
Khi chất hàng lên tàu, chúng tôi chụp ảnh sản phẩm. Ví dụ, trước khi đóng cửa container, nhân viên của chúng tôi chụp ảnh hành lý và tải trực tiếp lên JANDI để cùng nhau kiểm tra tình trạng sản phẩm. Có thể theo dõi thời gian thực về các lỗi sản phẩm và tình trạng giao hàng. Nó rất tiện lợi vì bạn có thể tải ảnh chụp bằng điện thoại của mình trực tiếp lên JANDI. Đây là một chức năng rất cơ bản, nhưng chúng tôi cũng sử dụng tính năng “tìm kiếm các tệp được tải lên thường xuyên”.
<Nhân viên lên hình để kiểm tra chất lượng sản phẩm>
◊ Điều gì đã thay đổi sau khi sử dụng JANDI?
Chúng tôi đã có thể tổ chức và quản lý nhiều công việc đồng thời. Quản lý dự án bằng cách sử dụng khái niệm ‘Chủ đề = Một Đơn đặt hàng’ đã giúp mọi thứ được tổ chức và quản lý kinh doanh trở nên dễ dàng hơn.
Việc quen với việc đưa và nhận phản hồi về JANDI và tổ chức các cuộc họp bằng tin nhắn mà không cần tổ chức cuộc họp ngoại tuyến với nhân viên tại chỗ cũng đã giảm lượng thời gian không cần thiết cho các cuộc họp ngoại tuyến.
Việc tìm kiếm tệp tin hoặc nội dung công việc đã trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn so với khi chúng ta làm việc với e-mail trước đây, giúp tăng hiệu suất công việc.
◊ Có đặc điểm kinh doanh nào dành cho công ty hoặc nhân viên Việt Nam không?
Không có nhiều khác biệt trong cách làm việc của các công ty và nhân viên Việt Nam so với các công ty hoặc nhân viên nước ngoài. Tôi nghĩ rằng Việt Nam là quốc gia làm việc giống người Hàn Quốc nhất. Khi họ quản lý mọi thứ, từ quy trình đồ nội thất đến đơn đặt hàng, sản xuất và xuất khẩu, thông tin liên lạc thông suốt với nhân viên tại chỗ của nhà máy là rất quan trọng. Để phù hợp với những đặc điểm này, chúng tôi có thể vận hành công ty một cách suôn sẻ cho đến ngày hôm nay là nhờ các nhân viên Việt Nam đã làm việc rất tử tế và hiệu quả.
Đảm bảo rằng các giao dịch diễn ra suôn sẻ giữa các nhà nhập khẩu đồ nội thất ở Hàn Quốc và các nhà xuất khẩu đang vận hành nhà máy tại Việt Nam, đó là những gì chúng tôi, Elizabeth seSE làm. Chúng tôi làm mọi thứ liên quan đến kinh doanh trên JANDI.
◊ Bạn có lời khuyên nào cho những công ty đang hoạt động tại Việt Nam?
Tôi khuyên bạn không nên vội vàng. Tích lũy kinh nghiệm, hiểu biết đầy đủ về văn hóa và ngôn ngữ Việt Nam trước khi bắt đầu kinh doanh. Tôi cũng khuyên bạn nên học tiếng Việt. Tôi cho rằng tiếng Việt có từ và cấu trúc câu đơn giản, dễ hiểu. Nếu bạn học tiếng Việt, bạn biết ngôn ngữ địa phương của mình và có thể làm việc theo cách của riêng bạn; nếu không, bạn sẽ luôn phải dựa vào thông dịch viên. Tôi tin rằng sự tự tin trong kinh doanh ở nước ngoài phụ thuộc vào việc bạn có thể nói ngôn ngữ địa phương đó hay không.
Công ty chúng tôi đã tham gia vào quá trình dịch thuật cho sự ra mắt của JANDI sang tiếng Việt. Chúng tôi rất vui khi sử dụng JANDI bằng tiếng Việt.
l Bạn giới thiệu JANDI ở đâu?
Chúng tôi đặc biệt đề xuất JANDI cho các nhà máy với số lượng lớn nhân lực sản xuất tại chỗ.
Nhiều nhà máy đang chuyển từ Trung Quốc sang Việt Nam. Phù hợp với những thay đổi này, chúng tôi đề xuất JANDI cho các nhà máy có số lượng lớn công nhân sản xuất tại chỗ. Các nhà máy có số lượng lớn công nhân sản xuất cũng như các vị trí quản lý, và các công ty may Việt Nam nói riêng là đặc biệt lớn. Có một số trường hợp khó xử lý hoặc quản lý hiệu quả các quy trình, thêm vào đó là do bản thân nhà máy lớn và có nhiều người. Tôi nghĩ rằng sẽ rất tốt nếu tạo các chủ đề theo các dự án và kiểm tra lịch trình được tổ chức và tình trạng công việc. Đối với các công ty có khối lượng xuất khẩu cao và đủ ngân sách, tôi khuyên bạn nên sử dụng JANDI để tăng năng suất hơn nữa.
P.S. Chúng tôi đã phỏng vấn Kim Se-Young của Việt Nam bằng cuộc gọi điện video, do JANDI’s Enterprise Plan cung cấp.
