Làm thế nào để các văn phòng chia sẻ (co-working spaces) quản lý hiệu quả các chi nhánh?
◊ Sparkplus, không gian tập trung vào thành công
Trong khi các thành viên tập trung vào thành công, Sparkplus tập trung vào các thành viên của chúng tôi.
Xin chào. Tên tôi là Ann và tôi là giám đốc nhóm cộng đồng tại Sparkplus. Sparkplus cung cấp không gian văn phòng chia sẻ tùy chỉnh cho tối đa 600 người, cũng như các dịch vụ khác nhau cho một môi trường làm việc hiệu quả và thuận tiện.
‘Nhóm cộng đồng’ chịu trách nhiệm điều hành các chương trình khác nhau cho các hoạt động cộng đồng bao gồm bán hàng không gian văn phòng, vận hành và lập kế hoạch, tạo nội dung và tăng tốc khởi động. Do tính chất của Nhóm cộng đồng, chúng tôi đang tích cực sử dụng JANDI để liên lạc nhanh chóng và hiệu quả với 14 chi nhánh trên khắp Seoul và tất cả các nhân viên hiện tại đang sử dụng JANDI để tiến hành hoạt động kinh doanh.
◊ Cách thức chúng tôi giao tiếp và quản lý từ xa hoạt động các chi nhánh
Có tổng cộng 14 chi nhánh (các chi nhánh bổ sung khác đang chờ để ra mắt) và các nhóm làm việc tại mỗi chi nhánh hoạt động dựa trên cùng một hướng dẫn. Trong các chủ đề công khai (public topic) được tổ chức dựa trên mỗi chi nhánh, các nhóm sẽ chia sẻ nhiều thông tin liên quan đến hoạt động, dịch vụ và tích cực liên lạc liên lạc với nhau thông qua JANDI.
Chúng tôi có thể nhận thông báo thời gian thực thông qua JANDI khi có yêu cầu tham quan cho các phòng sự kiện và khi chi nhánh phụ trách xác nhận lịch trình của chuyến tham quan. Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi, nhóm làm việc của mỗi chi nhánh có thể đáp ứng hay phản hồi ngay lập tức mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào.
Nhóm làm việc tại mỗi chi nhánh chia sẻ chi tiết các thông tin về thuê không gian văn phòng trên Google spreadsheets, từ đó chúng tôi thảo luận và quản lý tình trạng văn phòng một cách hệ thống trên JANDI.
Thông qua JANDI, chúng tôi có thể thấy trạng thái đơn hàng và toàn bộ quy trình của Sparkplus Morning (dịch vụ bữa sáng miễn phí cho tất cả các thành viên tại Sparkplus) cho tất cả các chi nhánh.
◊ Thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng cho mỗi chi nhánh
Chủ đề JANDI cho phép chia sẻ và thu thập tức thời các tài liệu quan trọng cho các hoạt động hành chính, điều này thường khó khăn do khoảng cách vật lý giữa mỗi chi nhánh.
Ưu tiên quan trọng nhất của chúng tôi trong việc thông báo về sản xuất vật liệu là sự nhất quán trong thiết kế và giao tiếp nhanh. Vì vậy, các nhà thiết kế của chúng tôi chia sẻ các mẫu thiết kế cho các hoạt động cộng đồng trên tất cả các chi nhánh. Các thành viên trong mỗi chi nhánh đưa ra nội dung và trao đổi với các nhà thiết kế khác để đảm bảo rằng toàn bộ thiết kế được thực hiện đầy đủ theo hướng dẫn thiết kế thông qua JANDI. Bằng cách này, chúng tôi có thể đảm bảo rằng các tài liệu của chúng tôi không thiếu sự thống nhất và được thực hiện mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào.
Tất cả các sự kiện cộng đồng được tổ chức ở các chi nhánh khác nhau có thể được chia sẻ trong các chủ đề của JANDI, vì vậy tất cả các chi nhánh khác có thể được thông báo hoặc cập nhật thông tin mới. JANDI cũng giúp chúng tôi chia sẻ sự rung cảm trong tất cả các sự kiện và chia sẻ phản hồi, từ đó, mức độ giao tiếp toàn bộ hệ thống được tăng cường và hiệu quả hơn.
◊ JANDI cùng chúng tôi chia sẻ văn hóa chi nhánh
Văn hóa doanh nghiệp của Sparkplus chịu ảnh hưởng lớn từ mỗi nhóm làm việc trong các chi nhánh khác nhau. Chúng tôi có một chủ đề gọi là ‘Blabber Party, nơi tất cả các nhóm có thể trò chuyện và đùa giỡn thoải mái. Mặc dù các nhóm cách xa nhau về mặt thể chất, nhưng bây giờ chúng tôi có một nền văn hóa mà chúng tôi có thể cùng nhau chia sẻ những thứ như ngày kỷ niệm công việc, sinh nhật, thành công các nhóm khác và cảm thấy như chúng tôi là thực sự là một tập thể lớn cùng đồng hành.
JANDI cũng có thể tạo ra không gian mạng để mỗi thành viên tự do sáng tạo và giao tiếp. Ví dụ: các thành viên bắt đầu các sự kiện vui nhộn như ông già Noel bí mật hoặc chia sẻ quà tặng.
◊ Chúng tôi đề xuất JANDI
Đối với những công ty muốn vận hành nhiều chi nhánh theo cùng một hướng dẫn,
JANDI là giải pháp của bạn
Các chi nhánh phân tán sẽ gặp khó khăn về mặt giao tiếp khi họ chỉ sử dụng email và cuối cùng sẽ lãng phí tài nguyên quý giá như thời gian và nhân lực. JANDI cho phép chúng tôi kiểm tra chéo các đặt phòng tour và cho thuê hội trường sự kiện bằng cách nhắc nhở chúng tôi thông qua các thông báo tự động, điều này dẫn đến việc ra quyết định nhanh hơn. Để Sparkplus liên tục cung cấp dịch vụ cho các thành viên của chúng tôi trong văn phòng chia sẻ và giúp họ thành công, JANDI là một nền tảng cần thiết và hữu ích.
