Làm thế nào để lựa chọn phần mềm phù hợp với nhóm của bạn?

Nguồn: Illustration bởi Nikhil Kanda trên Dribble

Theo GitLab, công cụ giao tiếp chuyên dụng cho công việc đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nhu cầu trao đổi liên phòng ban, đội nhóm hay cộng tác với các nhóm làm việc phân tán đã thúc đẩy mọi người liên tục kết nối và cập nhật công việc.

(33% nhận định công cụ giao tiếp trong công việc rất quan trọng – Nguồn: GitLab)

Khi nói về việc giữ cho mọi người trong một nhóm luôn được kết nối và cập nhật thông tin mới, các tổ chức bất kể quy mô và ngành cần có các công cụ cho phép cộng tác tốt hơn trong và giữa mọi người, quy trình làm việc và phòng ban.

Tuy nhiên, lựa chọn công cụ phù hợp có thể là một vấn đề khó khăn. Bởi, không phải ai cũng biết chính xác làm thế nào để chọn công cụ cộng tác phù hợp cho đội của mình và điều đó có thể hiểu được. Đừng lo lắng, bạn không lẻ loi trong bài toán đau đầu này.

Vì vậy, để giúp bạn chọn công cụ cộng tác tốt nhất cho nhóm của mình, hãy cùng xem qua 8 yếu tố này.

1. Giải quyết được vấn đề bạn đang gặp phải

Bất cứ khi nào cần chọn lựa trong một danh sách một công cụ, bạn phải xem xét liệu công cụ bạn chọn có thể giải quyết những thách thức mà doanh nghiệp của bạn đang đối mặt hay không. Xác định những thách thức đó là gì và mô tả cụ thể về nó. Đây có thể là những thách thức gián tiếp ảnh hưởng đến các mục tiêu lớn hơn như tăng hiệu suất bán hàng hoặc thách thức về hiệu quả của chiến dịch tiếp thị. Nó rất dễ dàng để ngay lập tức chọn ngay một công cụ chỉ vì người bạn thân nhất của bạn tại Công ty XYZ đang sử dụng Slack. Hãy nhớ rằng việc một công cụ hoạt động tốt ở một đội nhóm khác không có nghĩa rằng nó sẽ không gây ra những mệt mỏi và thất vọng khi sử dụng tại một nhóm khác nếu nó không được lựa chọn dựa trên việc giải quyết vấn đề của chính bạn.

2 – Lập danh sách các tính năng phải có

Bạn nên hỏi đồng đội những tính năng nào sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn hoặc điểm nhức nhối hiện tại trong công việc của họ là gì. Liệt kê chúng xuống nhưng hãy giữ một tâm trí cởi mở khi xem xét các tính năng. Một công cụ phần mềm cung cấp các tính năng hữu ích hơn các công cụ khác và có thể tiết kiệm hơn chi phí đầu tư sau này, chẳng hạn như quản lý tệp thông minh có thể giúp bạn lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và dễ dàng tìm thấy các tệp trong tầm tay. Phân biệt những tính năng cần phải có so với các tính năng nên có. Ý tưởng có một tính năng nhất định nghe có vẻ hay nhưng đó là một tính năng bạn muốn hoặc cần? Đừng để cho FOMO dẫn dắt bạn ra khỏi những gì bạn thực sự cần.

* FOMO: fear of missing out – nỗi sợ bỏ lỡ

3. Công cụ này có thân thiện với người dùng không?

Điều này có thể là khá hóc búa.

Đừng bị choáng ngợp bởi công nghệ và biệt ngữ được sử dụng để mô tả công cụ và các tính năng của phần mềm. Thay vào đó, hãy xem xét kỹ hơn những gì một số tính năng này có thể làm cho bạn. Hỏi những người quen thuộc trong tổ chức hoặc mạng của bạn về các tính năng kỹ thuật và liệu nó có cực kỳ quan trọng đối với bạn hoặc nhóm của bạn khi đánh giá một công cụ hay không. Bổ sung rằng với nghiên cứu hoặc đánh giá nếu cần thiết. Một nghiên cứu nhỏ đi một chặng đường dài. Một số cân nhắc có thể bao gồm:

• Có ứng dụng di động không?
• Có dễ dàng để bắt đầu không?
• Trải nghiệm đăng nhập như thế nào?
• Mặc dù CNTT có thể quyết định sự phù hợp về kỹ thuật và / hoặc tuân thủ, nhưng đừng chọn một công cụ chỉ vì phòng IT thấy dễ sử dụng. Hãy nhớ rằng, không phải ai cũng có trình độ kỹ năng như nhau.

Trên thực tế, để xem công cụ này có thân thiện với người dùng hay không, ít nhất bạn cần thực hiện một cuộc thăm dò ý kiến hoặc để nhóm của bạn (ví dụ cả nhóm bán hàng và CNTT) thử công cụ.

Tip: Hãy thử phiên bản miễn phí freemium nếu có sẵn. Một số phiên bản miễn phí bị giới hạn bởi thời gian do đó bạn có thể có một thời gian khám phá hạn chế. Nếu có một số tính năng nhất định không có trong freemium, hãy yêu cầu nhà cung cấp phần mềm cho phép dùng thử trong thời gian giới hạn trên phiên bản có sẵn tiếp theo. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm sẽ sẵn lòng và cung cấp thời gian trải nghiệm dùng thử phiên bản trả phí.

4 – Khả năng tự động hóa của người dùng cuối

Bạn không cần phải am hiểu công nghệ để tự động hóa một số nhiệm vụ. Hầu hết các công cụ trên thị trường hiện nay đều có blog, nền tảng cộng đồng và nền tảng kiến thức rộng lớn để giúp bạn thiết kế các quy trình công việc đơn giản mà không cần bất kỳ bí quyết mã hóa nào. Đây là những tài nguyên hữu ích để tận dụng. Một số thậm chí có các công cụ tự động hóa tích hợp như Butler trong Trello để giúp bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại dựa trên các kích hoạt và hành động.

5 – Tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba

Trước khi áp dụng một công cụ hoặc ứng dụng mới, bạn có thể đã sử dụng các ứng dụng khác để theo dõi các dự án, KPI, khách hàng tiềm năng, v.v. và có thể không nhất thiết muốn loại bỏ chúng. Chọn một công cụ cung cấp API và khả năng tương tác là rất quan trọng trong việc đảm bảo bạn không bỏ lỡ các cảnh báo, kích hoạt hoặc thông báo quan trọng từ các ứng dụng hiện có trong môi trường của bạn. Hãy xem xét một công cụ có thể tích hợp một hệ sinh thái gồm các công cụ của bên thứ ba được xây dựng xung quanh.

Slack, ví dụ, cho phép bạn tích hợp với nhiều công cụ (chủ yếu là các công cụ có thể hỗ trợ các lập trình viên hoặc nhà phát triển như JIRA) mà không cần rời khỏi Slack. Hoặc JANDI cũng cấp cho bạn sức mạnh bao gồm Lịch Google và Trello yêu thích của bạn vào JANDI, do đó bạn sẽ nhận được thông báo mỗi khi có bản cập nhật từ các ứng dụng này.

6 – FAQs & hỗ trợ kỹ thuật chuyên dụng

Câu hỏi thường gặp (FAQ) thường bị bỏ qua khi xem xét các công cụ. Đây là một nguồn thông tin có giá trị có thể có lợi cho nghiên cứu của bạn khi chọn công cụ phù hợp cho nhóm của bạn. Bạn cần tìm kiếm các công cụ có thể cung cấp hỗ trợ kỹ thuật chuyên dụng và xem xét loại hỗ trợ, ví dụ như giờ làm việc cũng như cách thức hỗ trợ, thường là qua email, điện thoại hoặc trò chuyện. Xem xét khách quan loại hỗ trợ nào phù hợp nhất với nhóm của bạn. Các dịch vụ SaaS cung cấp nhiều gói dịch vụ từ freemium đến các gói doanh nghiệp may đo. Mặc dù các nhà cung cấp có thể gắn nhãn phiên bản trả tiền và không trả tiền của họ khác nhau, nhưng hãy nhớ rằng sự hỗ trợ được cung cấp có xu hướng mở rộng khi bạn chọn phiên bản trả phí cao hơn.

7 – Tính năng bảo mật

Bạn không nên bỏ bê yếu tố quan trọng này. Đặc biệt với phần mềm mới như các công cụ cộng tác, bạn phải rõ ràng về các tính năng bảo mật, tùy chọn và kiểm soát quản trị viên của họ. Ví dụ, các tin nhắn được mã hóa trong quá cảnh và ở phần còn lại? Bạn có thể nhanh chóng đưa nhân viên mới vào và tắt quyền truy cập ngay lập tức khi một thành viên của bạn rời đi không? Công cụ có cung cấp các hạn chế về tải xuống điện thoại di động không? Làm thế nào để nhà cung cấp giải quyết hủy dữ liệu khi bạn đã chấm dứt đăng ký dịch vụ của mình?

8 – Chi phí

Các nhà cung cấp hợp tác thường công bố các mức giá khác nhau cho các phiên bản trả phí tiêu chuẩn, doanh nghiệp) và có sẵn trong đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Hãy xem xét các khoản tiết kiệm và ngân sách có sẵn. Sau đó, hãy tính đến nếu có thời hạn khóa và các chi phí liên quan đến chấm dứt hợp đồng sớm trước thời hạn. Nó còn có giá trị hơn nữa khi hỏi nhà cung cấp cộng tác về chính sách của họ về tín dụng và hoàn tiền cho các ghế không sử dụng.

Nếu bạn dành thời gian đánh giá các yếu tố này trước khi đầu tư, tổ chức của bạn sẽ cảm ơn bạn vì đã giúp họ có cơ hội lựa chọn thành công và hưởng lợi từ một công cụ cộng tác phù hợp nhất.