Làm việc tại nhà như Rock Star
Hiện nay trong giai đoạn làm việc tại nhà trở thành một hình thức bình thường mới, rất nhiều quốc gia trên thế giới đang tập trung xây dựng một môi trường làm việc từ xa hiệu quả. Khi các hoạt động tập thể diễn ra trực tuyến, việc kết hợp các công cụ cộng tác phù hợp có thể giúp tăng cường sự tập trung, và trong nhiều trường hợp, hoàn toàn có thể thúc đẩy tăng hiệu suất.
Một số gợi ý để đạt được hiệu quả khi làm việc nhóm từ xa. Mọi người cùng xem thử nhé:
1. Business Messenger – Tin nhắn doanh nghiệp
Chọn đúng ứng dụng cộng tác cho nhóm của bạn
Điều quan trọng là nên chọn một công cụ có thể kết nối tất cả mọi người trong công ty cùng sử dụng. Việc phải theo dõi cùng lúc nhiều đoạn hội thoại trên các nền tảng khác nhau là một việc khá là nhiu khê. Do đó, một ứng dụng sử dụng nền tảng cloud-based, có hỗ trợ đa thiết bị desktop và cả mobile là điều rất cần thiết để khuyến khích mọi người trong nhóm liên tục cập nhật và giữ liên lạc với nhau dù ở bất cứ đâu.
Bạn cần kiểm tra nền tảng ứng dụng này có cho phép người mới tham gia vẫn có thể truy cập được các nội dung tin nhắn cũ. Điều này sẽ giảm tải rất nhiều thời gian onboarding, đào tạo các thành viên mới. Ví dụ: Một bạn nhân viên bán hàng mới tham gia, có thể tìm kiếm tất cả những đoạn hội thoại công khai cũ để nắm bắt các thông tin/ câu trả lời trước khi yêu cầu hỗ trợ
Tính năng “Read receipt” sẽ rất hữu ích nếu kích hoạt để có thể nhìn thấy các đoạn thông báo đã được chuyển thành công tới tất cả mọi người trong công ty chưa.
Pro Tip: Cần hạn chế sử dụng các ứng dụng nhắn tin cá nhân như Zalo, Whatsapp hoặc Facebook trong công việc. Các ứng dụng này vốn dĩ không được thiết kế để giao tiếp công việc. Do đó, người dùng sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm lại tin nhắn cũ, không thể phân quyền người tham gia; chưa kể đến việc tăng sự phân tâm của nhân viên do lẫn lộn các nội dung thông tin giữa những phòng chat gia đình bạn bè, đối tác, khách hàng. Trong khi đó, doanh nghiệp cần quan tâm đến một giải pháp có thể đảm bảo an toàn bảo mật chia sẻ dữ liệu thông tin của công ty.
2. Cloud Storage – Dung lượng lưu trữ đám mây
Sử dụng hiệu quả nền tảng đám mây để lưu trữ dữ liệu và bảo mật thông tin
Ứng dụng cộng tác cần phải có tính năng lưu trữ đám mây để các đội nhóm có thể truy cập tài liệu công việc ngay tại nhà. Dĩ nhiên bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu, gửi file từ những ứng dụng như Zalo hay Facebook, tuy nhiên, điều này làm dấy lên các lo ngại về vấn đề bảo mật thông tin công ty (Ví dụ sau khi nhân viên này nghỉ việc, đều có thể tải/ lưu lại tài liệu) . Hơn nữa, các ứng dụng này không được thiết kế cho mục đích lưu trữ quản lý tài liệu. Do đó, hãy chọn một công cụ có tính năng lưu trữ dữ liệu trên đám mây một cách có tổ chức, dễ dàng đẩy lên và tải xuống tài liệu, bình luận, chia sẻ với khả năng phân quyền ngừoi dùng truy cập chuẩn chỉnh.
Tính năng quản lý lưu trữ dữ liệu của JANDI có thể phân quyền truy cập với dung lượng lên đến 1TB/ người
3. Share Calendars – Chia sẻ lịch làm việc
Chia sẻ lịch làm việc cá nhân và theo dõi lịch làm việc nhóm
Với lịch làm việc nhóm được chia sẻ, các thành viên trong nhóm sẽ có thể chủ động chuẩn bị, nắm bắt thông tin và giúp đỡ nhóm tăng tinh thần thấu hiểu khối lượng làm việc lẫn nhau. Ví dụ, có thể sắp xếp lịch họp từ tất cả các khu vực khác nhau với thời gian phù hợp với mọi người, nhờ có thể kiểm tra lập tức lịch làm việc của các thành viên.
Pro Tip: Với JANDI , bạn có thể kết nối lịch làm việc chung của nhóm với các thành viên để nhận thông bất cứ khi nào có thay đổi lịch làm việc hoặc khi một lịch họp mới được tạo.
4. Video Conferencing – Hội nghị truyền hình
Đảm bảo lịch họp nhóm thường xuyên với hội nghị truyền hình
Hầu hết các nhóm đều có lịch làm việc cập nhật hằng ngày và lịch họp giao ban tuần. Những lịch họp này có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí nếu được tổ chức thông qua hội nghị truyền hình. Các thành viên vừa có thể nhìn thấy nhau, trò chuyện trực tiếp, chia sẻ màn hình, cùng viết ghi chú trên bảng hoặc chỉnh sửa văn bản cùng một lúc, hiệu quả không kém gì một cuộc họp trực tiếp.
JANDI có thể tích hợp với Zoom
Pro Tip: Cần đảm bảo âm thanh và chất lượng video của laptop đang hoạt động ổn định và không gian làm việc đảm bảo đường truyền kết nối ổn định trước khi họp
5. Task Management – Quản lý công việc
Lựa chọn công cụ quản lý công việc phù hợp với nhu cầu nhóm của bạn
Phần cốt yếu của làm việc nhóm là việc quản lý công việc, cả về phương diện cá nhân lẫn đội nhóm. Có rất nhiều ứng dụng phục vụ cho việc quản lý các công việc nhóm, từ những ứng dụng đơn giản to-do list, bảng Kanban đến những ứng dụng quản lý dự án chi tiết. Lựa chọn một công cụ quản lý công việc sẽ giúp các cá nhân giao việc, nhận nhắc nhở công việc, từ đó các thành viên có thể cộng tác và chia sẻ thông tin
Pro Tip: Chọn một ứng dụng có thể chuyển đổi những tin nhắn quan trọng thành danh sách việc cần làm, giúp loại bỏ việc bỏ sót thông tin, quên việc sau khi trao đổi. Một cách khác là kết nối ứng dụng quản lý công việc với ứng dụng nhắn tin nhóm bạn đang sử dụng để nhận thông báo khi công việc được hoàn tất, thay đổi trạng thái để giúp mọi người cập nhật thông tin trong thời gian thực.
JANDI có thể tích hợp với Trello để nhận thông báo khi có thay đổi trạng thái công việc. Xem thêm về cách thức kết nối với :
6. Process Automation – Tự động hóa quy trình
Tự động hóa quy trình để giảm thời gian thủ công, dành nhiều thời gian hơn cho các công việc quản lý
Điều quan trọng nhất khi sử dụng các công cụ cộng tác là khả năng có thể hỗ trợ người dùng giảm thiểu thời gian làm những thao tác hành chính, lặp đi lặp lại, tự động hóa quy trình, từ đó có thể cải thiện và tăng năng suất lao động đội nhóm. Sau đây là một số cách cho bạn tham khảo:
* Mức độ dễ: Thông tin ngành/ đối thủ
ONNURI H&C dành khá nhiều thời gian cho việc nghiên cứu, cập nhật thông tin báo chí trực tuyến nhằm nắm bắt nhanh nhất tin tức thị trường. Sử dụng từ khóa Google, RSS New Feed có thể thiết lập tự động để tìm các bài báo có từ khóa bạn muốn và gửi thông tin vào phòng chat.
* Mức độ đơn giản: Cập nhật báo cáo hằng ngày
Đội ngũ bán hàng của MTE từng phải chụp hình biên lai, hình ảnh nghiệm thu và gửi vào nhóm chat của Whatsapp. Quản lý phải kiểm tra từng hình và nhập liệu báo cáo thủ công. Sau này, họ sử dụng Google Form để nhập tất cả thông tin bán hàng, một khi nhân viên nhập thông tin mới vào báo cáo, phòng chat nhóm sẽ nhận ngay một thông báo mới trong chủ đề “Sales Report” Topic.
* Mức độ nâng cao: Thông báo phê duyệt yêu cầu
Dongsung Group sở hữu work portal để đăng ký yêu cầu, tuy nhiên work portal không gửi thông báo khi phê duyệt được chấp thuận. Điều này gây ra sự bất tiện khi phải tự chủ động vào work portal để kiểm tra từng yêu cầu. Sử dụng Webhook để kết nối work portal vào JANDI, thông báo sẽ được gửi tới nhanh chóng ngay sau khi yêu cầu được phê duyệt
* Mức độ nâng cao: Thông báo hỗ trợ khách hàng
Toss Lab (tui đó ^^) sử dụng Intercom để xử lý các thông tin hỗ trợ khách hàng. Sử dụng Webhook để kết nối Intercom vào JANDI, tất cả ticket mới, thao tác hoàn thành sẽ nhanh chóng gửi vào phòng chat để trao đổi về yêu cầu, chia sẻ kiến thức và nhanh chóng xử lý, giảm thời gian phản hồi khách hàng=> Happy clients!
Kết
Sử dụng công cụ cộng tác phù hợp và tạo ra một trung tâm giao tiếp tập trung sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, cho phép các nhóm làm việc từ xa mà không mất thời gian chết.
Better efficiency means rock star teams that take more coffee breaks.
